Randevular, Personel ve Kaynaklar: Çevrimiçi Planlamanın Gerçekten Çözmesi Gerekenler

Bir rezervasyon asla sadece bir zaman değildir. O; bir zaman, işi yapabilecek bir kişi, boş olması gereken bir oda, koltuk veya lift ve kimsenin hesaba katmadığı sonraki otuz dakikadır.

Randevu planlamanın bir takvimde yapmaya kalkana kadar önemsiz görünmesinin nedeni budur. Takvim zamanı bilir. İkinci tedavi odanızı, balyaj yapan tek kuaförünüzü veya atölye bölmesinin arabalar arasında yirmi dakikaya ihtiyacı olduğunu bilmez.

Çevrimiçi bir randevu sistemi üçünü de bilir. Bütün fark budur — ve kulağa geldiğinden daha büyüktür.

Gerçek bir planlama sisteminin izlediği üç şey

Neredeyse her planlama sorunu bunlardan birinin görünmez olmasına dayanır.

1. Hizmet. Ne kadar sürer? Maliyeti nedir? Hazırlık veya temizlik süresi gerektirir mi? Bir saç kesimi 45 dakikadır; bir renk işlemi ortasında boşluk olan 2,5 saattir. Sistem farkı bilmiyorsa, gününüz gerçeklikle temas ettiğinde ayakta kalamaz.

2. Personel. Bunu gerçekte kim yapabilir? Hangi günler çalışıyorlar? 34. haftada kim izinli? Her çalışan her hizmeti yapmaz ve yanlış kişiye atanan bir rezervasyon, hiç rezervasyon olmamasından daha kötüdür.

3. Kaynak. Tedavi odası, dişçi koltuğu, atölye bölmesi, konferans odası, teşhis cihazı, minibüs. İnsanların unuttuğu budur ve teknik olarak çifte rezervasyon olmayan çifte rezervasyonlara neden olan da budur — iki farklı personelle iki randevu, ikisi de tek röntgen cihazına ihtiyaç duyar.

Üçü de modellendiğinde, müsaitlik bir tahmin olmaktan çıkar. Bir zaman dilimi, yalnızca hizmet süresi, yetkin bir personel ve gerekli kaynak aynı anda uyuştuğunda rezervasyon sayfanızda görünür. Başka hiçbir şey rezerve edilemez.

KIMISUITE Service Manager tam olarak böyle inşa edilmiştir: süreleri, fiyatlandırması ve iş akışlarıyla hizmet şablonları; kendi müsaitlikleri ve vardiyalarıyla personel; ve kendi planlamalarıyla kaynaklar — ekipman, odalar veya araçlar. Müsaitlik, üçünün de mutabık kalmasından sonra geriye kalandır.

Müşterilerinizin elde ettiği şey

Operasyonel argüman hikayenin yalnızca yarısıdır. Diğer yarısı, insanların artık sizi aramak istememesidir.

Bir Pazar gecesi 22:40'ta gerçek müsaitliğe bakmak, bir zaman dilimi seçmek, anında onay almak ve bir gün önce hatırlatma almak isterler. "Pazartesi 9 ile 5 arasında bizi arayın" değil.

Çevrimiçi bir rezervasyon sayfası onlara şunları verir:

• 7/24 müsaitlik, gerçekten boş olanla eşleşen
• E-posta ile anında onay, birinin geri aramasını beklemeden
• Stripe veya PayPal ile güvenli çevrimiçi ödeme veya işletmenize daha uygunsa gelişte ödeme seçeneği
• Randevudan önce otomatik hatırlatmalar
• Kendi markanızla bir rezervasyon sayfası, onların dilinde ve sizin saat diliminizde

Hatırlatmalar özel olarak anılmayı hak ediyor. No-show'lar genellikle bir disiplin sorunu değil, bir hafıza sorunudur. Bir gün önce gönderilen otomatik bir hatırlatma, aksi takdirde sessizce buharlaşacak randevuların anlamlı bir kısmını geri kazandırır ve rezervasyon başına hiçbir maliyeti yoktur.

Bunun kimin için olduğu, kendisi için olmadığını düşünen işletmeler dahil

Bariz adaylar tüm gün randevu rezerve eder: tıbbi klinikler, diş muayenehaneleri, fizyoterapi merkezleri, güzellik salonları, berberler, dövme stüdyoları, veteriner muayenehaneleri.

Ancak desen çok daha geniştir. İşletmeniz bir kişiye veya bir yere bağlı zaman satıyorsa, bu geçerlidir:

• Otomotiv atölyeleri. Hizmetler 30 dakikalık yağ değişiminden tam günlük onarımlara kadar uzanır ve her biri bir bölme ve bir tamirci gerektirir. Gerçek kısıt takvim değil, bölme müsaitliğidir.
• Danışmanlar, muhasebeciler ve avukatlar. Keşif görüşmeleri, yıllık değerlendirmeler, imza randevuları. Bir e-postanın sonundaki rezervasyon bağlantısı, dört planlama mesajının yerini alır.
• Fitness stüdyoları ve kişisel antrenörler. Seanslar, kurslar, ekipman.
• Fotoğrafçılar. Stüdyo zamanı, artı stüdyonun kendisi, artı ekipman seti.
• Sürücü kursları. Eğitmen, artı araç, artı öğrencinin ehliyet aşaması.

Ve sonra insanların nadiren düşündükleri:

• Konferans ve toplantı odası kiralama. Oda kaynaktır, rezervasyon üründür ve ödeme rezervasyon anında gerçekleşebilir. Bir ortak çalışma alanı, seminer odası olan bir otel veya atıl kapasitesi olan bir ofis, odaları çevrimiçi yayınlayabilir ve e-posta ile pazarlık yapmayı bırakabilir.
• Etkinlik ve düğün rezervasyonları. Bir mekan görüntüleme bir randevudur. Bir tadım bir randevudur. Düğün tarihinin kendisi, diğer her şeyi engelleyen bir kaynak rezervasyonudur. Paylaşılan bir elektronik tablo ve renk kodlu bir duvar takvimi yerine, tarih ya boştur ya da değildir; çift dahil herkes tarafından görülebilir.
• Otel içinde spa ve wellness. Misafirler tarafından rezerve edilen tedaviler, personel ve odalar diğer herhangi bir hizmet gibi yönetilir — ve tesis Booking Hub üzerinde çalışıyorsa, konaklamayla aynı misafir kaydına bağlanır.
• Kişisel randevular. Gerçekten. Kendi danışmanlık zaman dilimleriniz için bir rezervasyon sayfası, on iki çalışanı olan bir klinik için olanla tamamen aynı şekilde çalışır.

Sistem, kaynağın bir dişçi koltuğu mu yoksa bir düğün mekanı mı olduğunu umursamaz. Yalnızca aynı anda tek bir şey tarafından işgal edilebileceğini umursar.

Arka ofiste değişenler

Müşteriye dönük iyileştirmeyi hayal etmek kolaydır. Saatlerin geri geldiği yer içeridekidir.

Takvim doğruluk kaynağı haline gelir. Günlük, haftalık ve aylık görünümler her personeli ve her kaynağı gösterir. Kimse "Salı boş mu?" diye sormaz, bakar.

Hizmet şablonları doğaçlamayı bitirir. Bir hizmet; süresini, fiyatını ve iş akışını beraberinde taşır. Yeni personel yanlışlıkla 90 dakikalık bir tedaviyi 45 dakikalık bir zaman dilimine rezerve edemez.

İş akışı otomasyonu randevuları aşamalardan geçirir — rezerve edildi, onaylandı, devam ediyor, tamamlandı — birinin liste tutması yerine yapılandırılmış durum güncellemeleriyle.

Müşteri geçmişi tek bir yerde durur. Ne rezerve ettiler, ne zaman, kiminle ve ne oldu. Bir sonraki görüşme bilgili başlar.

Rol tabanlı izinler ön büronun rezervasyon yapmasına, bir terapistin kendi gününü görmesine ve sahibinin her şeyi görmesine olanak tanır; üç ayrı araç olmadan.

İki haftalık bir proje olmadan kurulum

Gördüğümüz en hızlı yol:

1. En çok rezerve edilen beş hizmetinizi yazın, hazırlık ve temizlik dahil dürüst sürelerle. Dürüst, iyimser değil.
2. Gerçekten kıt olan kaynakları listeleyin. Odalar, koltuklar, bölmeler, makineler. Dört özdeş oda, dört ayrı sorun değil, dört kapasiteli tek bir kaynaktır.
3. Personel müsaitliğini gerçekte olduğu gibi girin, birinin her zaman erken çıktığı öğleden sonra dahil.
4. Önce tek bir hizmet için rezervasyon sayfasını yayınlayın. İnsanların neyi ve ne zaman rezerve ettiğini izleyin. Bir hafta içinde kendi talebiniz hakkında bir şeyler öğreneceksiniz.
5. Hatırlatmaları hemen açın. Bu, tüm sistemdeki en yüksek getirili ayardır.
6. Ödemeyi en sona ekleyin, akış çalıştığında. Gelişte ödeme, başlangıç için mükemmel derecede iyi bir noktadır.

Dar başlayın ve çalıştığında genişletin. Yayına girmeden önce her uç durumu modellemeye çalışan işletmeler, üç ay sonra hâlâ yayında olmayanlardır.

Bütün bunların amacı

Planlama yazılımı bir takvimi daha güzel yapmak için var değildir. "Perşembe beni sıkıştırabilir misin?" sorusunun cevabı anında, doğru ve gece yarısı erişilebilir olsun diye vardır — ve eskiden takvim olan kişi işini yapmaya geri dönebilsin diye.

Service Manager'ı Keşfedin — çevrimiçi rezervasyon, personel ve kaynak planlama, hatırlatmalar ve ödemeler tek bir sistemde.