Boş bir randevu slotu, onu doldurması gereken rezervasyonun tam değerine mal olur: haftada 40 rezervasyon, ortalama 80 Euro ve %10 no-show oranıyla bu, haftada 320 Euro ve yılda 16.640 Euro hiç gelmeyen gelir demektir.
Çoğu işletme sahibi no-show'ların can sıkıcı olduğunu bilir. Çok azı bunlara bir rakam koymuştur, çünkü tek bir kaçırılan randevu asla pahalı görünmez. Bir öğleden sonradaki tek bir boşluktur. Maliyet ancak onu yılın haftalarıyla çarptığınızda görünür hale gelir.
Bu yazı bu çarpmayı adım adım yapar, arkasındaki varsayımları adlandırır ve ardından rakamı gerçekten neyin düşürdüğüne bakar.
Hesaplama, adım adım
No-Show Maliyet Hesaplayıcı dört girdi ve basit bir çarpma zinciri kullanır. İşte tipik küçük bir muayenehane veya stüdyoyu tanımlayan varsayılan değerleriyle:
| Girdi | Örnek değer |
|---|---|
| Haftalık rezervasyon | 40 |
| Ortalama rezervasyon değeri | 80 Euro |
| No-show oranı | %10 |
| Hatırlatmalarla gerçekçi azalma | %50 |
Ve sonuçlar:
| Sonuç | Formül | Örnek |
|---|---|---|
| Haftalık kayıp | 40 × 80 Euro × %10 | 320 Euro |
| Aylık kayıp | 320 Euro × 4,33 | 1.385,60 Euro |
| Yıllık kayıp | 320 Euro × 52 | 16.640 Euro |
| Geri kazanılabilir | 16.640 Euro × %50 | 8.320 Euro |
Haftada dört no-show. Tüm girdi bu. Herhangi bir günde bir sorun gibi hissettirmez, bu yüzden yıllarca varlığını sürdürür.
Rakamların arkasındaki varsayımlar
Her hesaplamanın varsayımları vardır. Bilinmeye değer olanlar şunlardır:
- Gelir, kâr değil. Hesaplayıcı, almadığınız rezervasyon değerini sayar. Bunun marjınız için ne anlama geldiği aşağıda tartışılmaktadır.
- Bir ay 4,33 haftadır. Bu, 52 haftanın 12'ye bölünmesidir, dolayısıyla aylık rakam bir takvim ayı değil, ortalamadır.
- 52 çalışma haftası. Yılda dört hafta kapalıysanız, bunun yerine 48 ile çarpın. Örnek değerlerde bu 15.360 Euro'dur.
- Sabit bir oran. Gerçek no-show oranları mevsime, haftanın gününe ve insanların ne kadar önceden rezervasyon yaptığına göre değişir. %10, bunların tümünün ortalamasıdır.
- Azalma bir tahmindir. Son satırdaki %50, bir vaat değil, sizin seçtiğiniz bir girdidir. Hesaplayıcı, otomatik hatırlatmalar için %30 ila %60 aralığını önerir. Savunabileceğiniz bir rakam istiyorsanız alt ucu kullanın.
Rakamın ne kadar hassas olduğu
Yıllık kayıp, her girdiyle doğrusal olarak ölçeklenir. Oranı ikiye katlayın, kaybı ikiye katlayın. Bu tablo haftada 40 rezervasyonu sabit tutar ve diğer iki girdiyi değiştirir:
| No-show oranı | 50 Euro ortalama | 80 Euro ortalama | 120 Euro ortalama |
|---|---|---|---|
| %5 | 5.200 Euro | 8.320 Euro | 12.480 Euro |
| %10 | 10.400 Euro | 16.640 Euro | 24.960 Euro |
| %15 | 15.600 Euro | 24.960 Euro | 37.440 Euro |
Bu tablodan iki sonuç çıkar. Birincisi, yüksek rezervasyon değerlerine sahip bir işletme düşük bir oranı bile hisseder: 120 Euro ve %5'te bir klinik, 50 Euro ve %10'da bir tırnak stüdyosundan daha fazla kaybeder. İkincisi, ister %15'ten ister %6'dan başlayın, kaldırdığınız her yüzde puanı aynı değerdedir. No-show'ları azaltmanın karşılığını vermeyi bıraktığı bir nokta yoktur.
Kayıp gelir neden neredeyse kayıp kârdır
Adil bir itiraz: Müşteri gelmezse, siz de bir şeylerden tasarruf edersiniz. Bu doğrudur, ancak insanların beklediğinden daha azdır. Rezerve edilmiş bir saatin gerçekte nelerden oluştuğuna bakın:
| Slotun maliyeti | Müşteri gelmediğinde hâlâ ödeniyor mu? |
|---|---|
| Oda veya sandalye kirası | Evet |
| Rezerve edilen kişinin ücreti | Evet, işteydiler |
| Hazırlık (oda kurulumu, ekipman hazır) | Evet, önceden yapıldı |
| Yazılım, sigorta, kamu hizmetleri | Evet |
| Sarf malzemeleri (yağ, cila, tek kullanımlık örtüler) | Çoğunlukla tasarruf edilir |
Bir hizmet işletmesi için neredeyse tüm maliyetler gün için sabittir. No-show'un tasarruf ettirdiği tek şey kullanılmayan malzemedir. Yani 80 Euro'luk bir masajda belki 3 Euro'luk yağ ve çarşafla, kayıp gelir ve kayıp kâr neredeyse aynı rakamdır. Rahatsız edici kısım budur: no-show genellikle doğrudan kâr hanenizden düşer.
Hesaplayıcının dışarıda bıraktıkları
Formül bilinçli olarak muhafazakârdır. Üç maliyet buna dahil değildir:
Geri çevirdiğiniz müşteri. Rezerve edilmiş bir slot başka kimseye sunulamazdı. Biri Perşembe saat dört için arayıp "tamamen dolu" cevabını aldıysa, o rezervasyonu da ve muhtemelen müşteriyi de kaybettiniz.
Boşluğun etrafındaki iş. Birisi gelmeyen müşteriyi arar, emin olmak için on dakika bekler, mümkünse bir sonraki randevuyu öne alır ve kayıtları günceller. Yoğun bir günde bu, kimsenin planlamadığı on beş dakikadır.
Geç iptal. Randevudan iki saat önce yapılan bir iptal, programınız için neredeyse bir no-show ile aynıdır: slot doldurulamayacak kadar yakındır. Birçok işletme bunları ayrı sayar ve ardından sorunu hafife alır. Gerçekçi bir rakam istiyorsanız, girmeden önce geç iptalleri no-show oranına ekleyin.
No-show'lar nereden gelir
İyi haber şu ki no-show'lar rastgele değildir. Kısa bir neden listesinden gelirler ve her birinin eşleşen bir çözümü vardır:
| Neden | Nasıl görünür | Ne yardımcı olur |
|---|---|---|
| Müşteri unuttu | Üç hafta önce rezervasyon yaptı, bir daha hiç düşünmedi | Yazılı bir onay ve bir hatırlatma |
| Telefonla rezervasyon, yazılı hiçbir şey yok | Saat yalnızca müşterinin hafızasında yaşadı | Telefon rezervasyonları dahil her rezervasyon için e-posta ile onay |
| Çok önceden rezervasyon | Planlar değişti, iptal etmek garip hissettirdi | İnsanların ne kadar önceden rezervasyon yapabileceğini sınırlayan bir rezervasyon penceresi |
| Planlamak için çok geç rezervasyon | Aynı gün slot, sonra bir şey çıktı | Randevudan önce minimum bildirim süresi |
| Belirsiz kurallar | Müşteri kaçırılan bir randevunun önemli olduğunu bilmiyordu | Müşterinin rezervasyondan önce kabul ettiği görünür bir iptal politikası |
| Ortada hiçbir şey yok | Rezervasyon ücretsiz, gelmemek ücretsiz | Uzun veya pahalı hizmetler için ön ödeme veya depozito |
Çözümlerin çoğunun baskı değil, bilgiyle ilgili olduğuna dikkat edin. Ne zaman, nerede ve hangi koşullar altında beklendiğini bilen bir müşteri, üç hafta önce bir hevesle rezervasyon yapan birinden daha güvenilir şekilde gelme eğilimindedir.
Önce gerçek oranınızı ölçün
Herhangi bir şeyi değiştirmeden önce, gerçek rakamınızı bulun. Bu bariz görünür, ancak birçok işletmede no-show "iptal edildi" olarak kaydedilir veya hiç kaydedilmez ve oran bir rakamdan çok bir histir.
Basit bir kural bunu çözer: her randevu üç durumdan biriyle biter. Tamamlandı, iptal edildi veya no-show. Hiçbir şey açık kalmaz. Dört hafta sonra hesaplayıcıya koyabileceğiniz bir oranınız olur ve ilk değişiklikten sonra hareket edip etmediğini görebilirsiniz.
Oranınız %3 çıkarsa, sorununuz küçüktür ve zamanınızı başka yerde harcamak daha iyidir. %12 ise, yukarıdaki tablo bunu düzeltmenin ne kadar değerli olduğunu söyler.
Service Manager no-show'ları nasıl ele alır
Service Manager'da no-show bir not değil, bir durumdur. Rezervasyon listesinden veya rezervasyonun kendisinden, bir randevuyu tek tıkla tamamlandı, no-show veya iptal edildi olarak işaretlersiniz. Dashboard, rezervasyonlar, beklenen gelir ve yeni kişilerin yanında bugün, son 7 gün veya son 30 gün için no-show oranını sayar. Bu, hesaplayıcının ihtiyaç duyduğu rakamı bir elektronik tablo olmadan verir.
Yukarıdaki tablodaki nedenler, zaten sahip olduğunuz ayarlara eşlenir:
- Yazılı onay. Service Manager altı anda e-posta gönderir: rezervasyon oluşturuldu, onaylandı, iptal edildi, tamamlandı, yeniden planlandı ve no-show olarak işaretlendi. Müşteri için bir sürüm ve ofisiniz için bir sürüm vardır ve müşteriler rezervasyon yaptıkları dili alır. Metni tarih, saat, hizmet ve rezervasyon numarası için yer tutucularla kendiniz yazarsınız.
- Açık kurallar. Rezervasyon sayfasında bir iptal politikası bağlantılıdır ve şartlar ile gizlilik politikası açıldığında, müşteri rezervasyon gerçekleşmeden önce her ikisini de işaretler.
- Makul sınırlar. Minimum bildirim süresi ve rezervasyon penceresi, müşterilerin çevrimiçi olarak ne kadar kısa vadeli ve ne kadar önceden rezervasyon yapabileceğine karar verir.
- İkinci bir bakış. Otomatik onay kapalıyken, yeni çevrimiçi rezervasyonlar talep olarak gelir ve siz onaylayana kadar dashboard'da bekler.
- Ortada para var. Uzun veya pahalı hizmetler için ödeme uzantıları, müşterilerin rezervasyon yaparken Stripe aracılığıyla çevrimiçi ödeme yapmasına olanak tanır. Varışta ödeme bir seçenek olarak kalır.
Hizmetlerin, odaların ve çalışma saatlerinin nasıl bir araya geldiğini hâlâ çözüyorsanız, çevrimiçi randevu planlama rehberimiz temelleri kapsar.
Kendi rakamınızla başlayın
Rezervasyonlarınızı, ortalama değerinizi ve dürüst no-show oranınızı hesaplayıcıya koyun. Yıllık rakam, onu azaltmaya yardımcı olacak yazılım için ödediğinizden daha büyükse, karar kendiliğinden verilir.
Çalışma alanınızda Service Manager'ı kurabilir ve no-show oranınızı ilk haftadan itibaren takip edebilirsiniz. İstediğiniz zaman iptal edin · Minimum süre yok · 14 gün ücretsiz.
