Um sistema de reservas para alojamento local faz três coisas: mostra aos hóspedes que datas estão livres, recebe a reserva e os dados de pagamento, e mantém um único calendário para que as mesmas noites nunca sejam vendidas duas vezes. Se arrenda entre um e cinco apartamentos, precisa que estas três tarefas sejam bem feitas. Não precisa necessariamente de um projeto de site para lá chegar.
Muitos proprietários adiam as reservas diretas porque "primeiro teríamos de ter um site". Isso costuma significar um domínio, alojamento web, um designer, atualizações e alguém a quem ligar quando o formulário de contacto deixa de funcionar. Este guia mostra o que tem realmente de estar a funcionar e o que pode esperar.
O que os hóspedes precisam antes de reservar
Veja as coisas do lado do hóspede. Alguém que encontrou o seu apartamento num portal, ou através de um amigo, e agora quer reservar diretamente consigo precisa de ver:
- Disponibilidade real para as suas datas, e não "envie-nos um email e nós verificamos"
- O preço para o seu grupo e a sua estadia, com impostos incluídos, antes de se comprometer
- Fotografias, camas, área e o que está incluído, para saber o que vai encontrar
- As regras da casa e a política de cancelamento, no seu idioma
- Uma confirmação que consiga voltar a encontrar, com forma de o contactar
Nada disto exige uma página inicial desenhada com uma secção "Sobre nós". Exige uma página de reservas sempre atualizada.
A configuração mínima, por ordem
- Um único calendário para todos os canais. Se também vende em portais, cada reserva feita em qualquer lado tem de fechar essas noites em todos os outros. É este passo que evita reservas duplicadas, e é mais importante do que qualquer escolha de design.
- Preços que correspondam à forma como vende. Um alojamento local cobra muitas vezes por pessoa, oferece uma tarifa melhor para estadias mais longas ou tem época alta no verão. O seu sistema deve tratar dessas regras, em vez de ser o próprio a corrigir os totais à mão.
- Uma página de reservas com endereço próprio. Um link que pode pôr num cartão de visita, numa placa na porta, num perfil nas redes sociais ou numa resposta a um hóspede habitual.
- Instruções de chegada enviadas de forma fiável. O check-in sem receção só funciona se o hóspede souber qual é a entrada, o andar, a porta e o código.
- Uma forma de os hóspedes consultarem ou cancelarem a reserva sem terem de lhe telefonar.
O domínio próprio e um site completo podem vir depois. Quando chegarem, um widget de reservas nesse site pode usar o mesmo calendário.
Quanto vale tirar uma reserva de um portal
A razão para se dar a este trabalho é a comissão. Eis um exemplo com valores hipotéticos: uma estadia de sete noites a 120 por noite dá 840. Se o portal que usa cobrar 15 por cento, essa reserva custa 126. Se três hóspedes habituais por ano passarem a reservar diretamente, são 378 que ficam consigo, sem contar com os hóspedes que eles recomendam.
A sua taxa de comissão está no contrato com o portal. Introduza-a, juntamente com o valor de uma reserva típica, na calculadora de comissões de reservas gratuita para ver o valor para os seus apartamentos. O mesmo valor de reserva com 15 por cento dá os 126 acima.
Reservas diretas não significam abandonar os portais. Para a maioria dos pequenos alojamentos locais, os portais trazem a primeira reserva e o canal direto traz a segunda.
Como funciona no Booking Hub
O Booking Hub é a aplicação de reservas do workspace KIMISUITE, pensada tanto para pequenos alojamentos como para hotéis.
Uma página de reservas sem criar um site. A extensão Landing Page dá ao seu alojamento uma página de reservas com endereço próprio, <your-name>.kimistay.com, com o seu logótipo, cores, imagem de destaque e links para as redes sociais. Não é uma brochura: os hóspedes pesquisam por datas e número de pessoas, veem fichas dos quartos com preço, camas, ocupação e área, e seguem diretamente para o checkout. A página tem seletor de idioma, mostra os seus contactos e as horas de check-in e check-out, tem links para a política de privacidade, os termos e a política de cancelamento, e pode ser instalada no telemóvel. Pode descarregar o código QR em PDF, PNG ou JPG para um cartão ou uma placa na porta. Uma limitação a ter em conta: não é possível apontar o seu próprio domínio para esta página. Quando mais tarde tiver o seu site, acrescenta lá o widget de reservas.
Preços à maneira do alojamento local. O Booking Hub oferece cinco modelos de preço: standard (um preço para uma pessoa e um preço para ocupação total), por ocupação (preço por número de hóspedes), derivado (cada hóspede adicional como valor fixo ou percentagem), por duração (hóspedes e número de noites, por exemplo mais barato a partir da terceira noite) e sazonal (intervalos de datas com um preço base). Um apartamento pequeno pode ficar com o modelo standard de dois campos até precisar de mais.
Portais no mesmo calendário. A extensão Channel Manager - Live Sync liga o Booking.com, Airbnb, VRBO, Expedia, Agoda e outros canais, para que uma reserva num deles feche as datas nos restantes. Os passos dentro do Booking Hub levam pouco tempo. O que demora mais é cada portal aprovar a ligação do seu lado.
Chegada sem entrega de chaves. Cada unidade tem as suas próprias instruções de check-in em todos os idiomas que usa, com marcadores para o nome do hóspede e o quarto. A partir da reserva, envia os dados de check-in com o número do quarto, o PIN e essas instruções.
Os hóspedes tratam do que precisam. O email de confirmação tem um link para um portal de reservas onde os hóspedes veem a estadia e o saldo em dívida, descarregam um recibo, escrevem-lhe e cancelam dentro das suas regras.
Uma primeira semana realista
- Dia 1: crie a sua unidade, adicione fotografias e camas, escolha um modelo de preço.
- Dia 2: escreva as instruções de check-in e as regras da casa.
- Dia 3: configure a página de reservas e imprima o código QR.
- Depois: ligue os portais que já usa, se quiser um único calendário para tudo.
Perguntas frequentes
Preciso de um site próprio para receber reservas diretas num alojamento local?
Não. Precisa de uma página de reservas que mostre a disponibilidade em tempo real e receba a reserva. Um site completo com domínio próprio ajuda mais tarde, mas não é o primeiro passo.
Qual é a diferença entre uma página de reservas e um widget de reservas?
Uma página de reservas é uma página completa com endereço próprio. Um widget fica dentro de um site que já tem. No Booking Hub, ambos usam os mesmos quartos, preços e calendário.
Posso continuar a anunciar o meu apartamento no Airbnb e no Booking.com?
Sim. Com um channel manager, os portais e as suas reservas diretas partilham um único calendário, para que a mesma noite não seja vendida duas vezes.
Posso usar o meu próprio domínio na página kimistay?
Não. A página fica num subdomínio de kimistay.com. Se quiser o seu próprio domínio, crie lá um site e integre o widget de reservas.
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