Онлајн закажување консултации значи дека клиентот избира слободен термин на вашата страница за закажување, го потврдува и добива видео линк за таа сесија, без вие рачно да праќате ништо. За коучите, консултантите и терапевтите што работат на далечина, ова ја заменува познатата низа: е-пораки од типот „Кој термин ви одговара?“, покана во календарот, посебен видео линк и потсетник што сте заборавиле да го пратите.
Овој водич објаснува што му треба на добар тек од закажување до видео, каде обично се крши и како да го поставите така што сесијата едноставно ќе се одржи.
Каде вообичаениот начин се крши
Повеќето коучи почнуваат со три посебни алатки: линк за закажување, видео сервис и календар. Секоја од нив работи сама за себе. Проблемот е меѓу нив:
- Линкот не е поврзан со закажувањето. Ја поместувате сесијата, но стариот видео линк сè уште стои во поштата на клиентот.
- Откажувањата оставаат „сирачиња“. Терминот е откажан, средбата сè уште постои, а клиентот влегува во празна соба.
- Временските зони ги збунуваат луѓето. Вашите 10 часот се 9 часот за клиентот, и еден од вас доаѓа еден час порано или подоцна.
- Правилата ви се само во главата. Не примате закажувања за утре наутро, за прва сесија барате најава една недела однапред и сакате клиентите прво да ги прифатат вашите услови. Ништо од тоа не пишува на страницата за закажување.
Целта е еден тек во кој терминот и средбата се ист објект: го креирате, поместувате или откажувате еднаш, а видео линкот го следи.
Што очекуваат клиентите од страницата за закажување
Потенцијален клиент што размислува дали да закаже прва сесија бара:
- Вашите услуги со времетраење и цена, на пример 30-минутен воведен разговор и 60-минутна сесија.
- Термини прикажани во неговата временска зона.
- Јасни услови: колку однапред може да закаже, вашата политика за откажување, вашата политика за приватност.
- Потврда што го содржи линкот, за да не се прашува како да се приклучи.
- Приклучување без креирање профил, во прелистувач, од кој било уред.
Ако нешто од ова недостасува, прашањата ви се враќаат по е-пошта.
Поставување правила за закажување
Пред да објавите страница за закажување, одлучете за четири правила:
- Минимална најава. Колку најдоцна пред сесијата некој може да закаже. Два часа, еден ден или повеќе за прва сесија.
- Период за закажување. Колку однапред е отворен вашиот календар, на пример 30 дена.
- Времетраење на сесијата и паузи. Оставете време по секоја сесија за белешки, за последователните разговори да не се преклопуваат.
- Рачна или автоматска потврда. Автоматската е побрза за постојаните клиенти; рачната ви овозможува прво да го проверите новото барање.
Ако работите со клиенти од странство, проверете дали понудените часови се совпаѓаат со нивното работно време во бесплатниот конвертор на временски зони пред да ги поставите. За самата сесија, кратка агенда помага првиот разговор да не отстапи од темата; бесплатниот генератор на агенда за состаноци ви дава една што можете да ја прилагодите.
Како функционира текот со Service Manager и Meeting Hub
Во KIMISUITE, две апликации во истиот работен простор го покриваат овој тек: Service Manager го прима закажувањето, а Meeting Hub ја води видео сесијата. Работниот простор ги бара двете апликации.
Страницата за закажување. Service Manager ви дава јавна страница за закажување со осум шаблони, вашите услуги по категории со цена и времетраење, и текст на јазиците што ќе ги изберете. Клиентите го гледаат секој термин во вашата и во својата временска зона („Вашето време“). Поставувате минимална најава и период за закажување, а кога условите и политиката за приватност се вклучени, клиентите мора да ги означат двете пред да закажат. Политиката за откажување е поврзана на страницата. Кога автоматската потврда е исклучена, новите закажувања чекаат во редот за потврда на вашата контролна табла додека не кликнете Потврди.
Средбата се креира наместо вас. Во Service Manager ја вклучувате интеграцијата со Meeting Hub и означувате кои услуги се онлајн средби. Кога таков термин ќе се потврди, во Meeting Hub се креира средба со поканет клиент и се праќа е-пораката за потврда. Во записот за терминот се гледа линкот на клиентот, копче „Приклучи се како домаќин“ и опции за повторно праќање на линковите или за генерирање нов линк за домаќинот.
Промените го следат терминот. Ако го поместите терминот, средбата се поместува со него. Ако го откажете терминот, се откажува и средбата; линкот на клиентот тогаш покажува дека средбата е откажана.
Самата сесија. Клиентите се приклучуваат преку линкот во прелистувачот само со име, без профил. Чекалницата ви овозможува да ги пуштите кога сте подготвени, а средбата може да има лозинка. За време на разговорот имате споделување екран, табла за цртање, разговор (чет) и титлови во живо. По средбата можете да го преземете транскриптот, а на плановите Pro и Enterprise добивате AI резиме со задачи и клучни одлуки по е-пошта. На планот Starter средбите завршуваат по 120 минути, што е важно ако држите подолги работилници.
Вашите е-пораки. Service Manager има шаблони за е-пошта за секој настан (креиран, потврден, откажан, поместен термин и други) на секој јазик, а тие можат да го вклучат линкот за средбата како поле за пополнување.
Едноставно прво поставување
- Креирајте две услуги: краток воведен разговор и вашата стандардна сесија, обете означени како онлајн средби.
- Поставете работно време, минимална најава и период за закажување.
- Додајте ги условите, политиката за приватност и политиката за откажување.
- Изберете шаблон за страницата за закажување и ставете го линкот во потписот на е-поштата и на профилите на социјалните мрежи.
- Закажете еднаш сами како тест-клиент и приклучете се од втор уред.
Често поставувани прашања
Што е онлајн закажување консултации?
Тоа е страница за закажување на која клиентите избираат термин за сесија на далечина и автоматски го добиваат видео линкот, па вие не праќате покани рачно.
Што се случува со видео линкот ако клиентот го помести терминот?
Кога Service Manager и Meeting Hub се поврзани, поместувањето на терминот ја поместува средбата, а откажувањето на терминот ја откажува средбата.
Дали на клиентите им треба профил за да се приклучат на видео сесијата?
Не. Го отвораат линкот од потврдата и се приклучуваат во прелистувачот со внесување на своето име.
Можам ли да ги одобрам новите клиенти пред сесијата да се потврди?
Да. Исклучете ја автоматската потврда и новите закажувања ќе чекаат во редот за потврда додека не ги потврдите.
Додајте ги Service Manager и Meeting Hub во вашиот работен простор и пробајте ги 14 дена
