Изборот на систем за вашиот објект е една од оние одлуки што изгледа како купување софтвер, а се однесува како одлука за вработување. Не купувате функции. Избирате нешто што ќе стои во средината на секоја смена, секое пристигнување и секоја фактура во следните пет години.
Затоа вообичаениот начин на избор — табела за споредба на функции, демо, попуст — обично води до каење. Листите со функции ги пишуваат луѓето што го продаваат софтверот. Демо-верзиите го прикажуваат идеалниот тек. Попустот трае дванаесет месеци, а миграцијата трае вечно.
Еве поискрен начин да ја донесете одлуката.
Започнете со вашиот вторник, не со листа на функции
Пред да погледнете кој било систем, запишете што навистина се случува на еден обичен вторник во вашиот објект. Не стратегијата, туку редоследот:
- Кој ја проверува листата на пристигнувања и кога?
- Што се случува кога гостин без резервација сака соба за една ноќ?
- Како домаќинството дознава кои соби треба прво да се исчистат?
- Што се случува кога гостинот сака да го продолжи престојот за еден ден?
- Кој го решава проблемот кога два канали ја продаваат истата соба?
- Како деловен гостин добива фактура со точниот ДДВ и точната адреса?
- Што се случува со резервацијата за спа за која гостинот праша при пријавувањето?
Таа листа е вашата спецификација. Секој од тие моменти или станува полесен со новиот систем, или не станува. Сè друго на табелата со функции е шум.
Причината зошто ова функционира: софтверот е лесно да се оценува според замислена иднина, а многу тешко да се оценува според реален вторник. Понесете го вторникот.
Петте прашања што навистина предвидуваат каење
По доволно разговори со хотелиери за системи што подоцна ги замениле, се појавуваат истите пет празнини.
1. Што се случува кога нешто ќе тргне наопаку во 23:00 часот?
Не „дали има поддршка" — сите имаат поддршка. Прашајте прецизно:
- Кој одговара надвор од работното време и на кој јазик?
- Кое е реалното време на одговор за „менаџерот на канали престана да се синхронизира", наспроти „како да сменам цена"?
- Дали има лице што го познава вашиот објект, или ред за чекање?
Систем што е одличен единаесет месеци, а недостапен за време на вашата единствена криза, не е одличен систем.
2. Кој ги поседува вашите податоци и можете ли да ги извадите?
Побарајте го извозот пред да потпишете, не после. Резервации, гости, фактури, цени. Во формат што навистина можете да го отворите.
Ако вадењето на сопствените податоци е тешко, сè друго во односот се преговара од слаба позиција. Ова е и прашање за GDPR: каде се хостирани податоците, кој ги обработува и што се случува со нив кога ќе заминете. KIMISUITE е хостиран во ЕУ со стандардно почитување на GDPR — за европските објекти тоа не е функција, туку предуслов.
3. Колку чини кога ќе пораснете?
Месечната цена е лесниот дел. Прашањата што ја одредуваат реалната цена:
- Дали цената се менува кога додавате соби, типови соби, втор објект или друг корисник?
- Дали менаџерот на канали е вклучен или е посебна ставка?
- Дали давателите на плаќање се вклучени или се наплаќа по трансакција?
- Колку чини следниот модул кога ќе ви треба во втората година?
KIMISUITE Booking Hub се наплаќа по тип на соба, не по соба. Објект со 35 соби во четири типа соби плаќа за четири типа. Ако поголемиот дел од вашиот инвентар се повторува — а во повеќето хотели е така — таа разлика се акумулира секој месец. Да бидеме фер: за многу мал објект со само неколку соби, наплатата по соба на друго место може да испадне слична. Разликата се отвора како што растете.
4. Дали одговара на обликот на вашиот објект или на генерички хотел?
Пансион со 12 соби, градски хотел со 60 соби и оператор со четири станбени згради немаат исти проблеми. Поддршката за повеќе објекти, ракувањето со повеќе единици, работните текови за чистење и структурите на цени или одговараат на вашиот облик, или со години работите околу нив.
Побарајте да го видите вашето сопствено сценарио конфигурирано. Не демо-објект — вашиот. Два типа соби што навистина ги продавате, цена што навистина ја нудите.
5. Каде завршува системот?
Ова е прашањето што речиси никој не го поставува при изборот, а тоа што подоцна предизвикува најмногу болка.
Систем за резервации што завршува на резервацијата ве остава да решавате сè низводно: фактурата, листата за домаќинството, ресторанот, терминот за спа, записот за гостинот. Секоја празнина станува уште една алатка, уште едно најавување, уште еден извоз, уште едно место каде името на гостинот е напишано поинаку.
Пишувавме за тој конкретен проблем одделно, бидејќи заслужува простор: хотелскиот PMS повеќе не е само PMS.
Зошто Booking Hub изгледа така како што изгледа
Booking Hub не е дизајниран од документ со спецификација. Израсна од секојдневната хотелска работа и долгата низа барања на хотелиери, и сè уште се проширува на тој начин.
Тоа се гледа во она што е во производот. Организацијата на услугата за чистење е внатре — доделување задачи за домаќинството, следење на статусот на чистење на собите, управување со дневниот работен тек на услугата. Тоа не е функција што некој ја става на табела за споредба. Внатре е затоа што домаќинството е реален дел од реалниот ден и некој го побара тоа.
Истото важи и за деловите што се негламурозни, но постојани:
- Синхронизација на достапноста во реално време низ OTA каналите, бидејќи прекумерната резервација чини повеќе од еден месец софтвер
- Виџети за директна резервација — лизгач, листа и пребарување — што се вградуваат во веб-страницата што веќе ја имате
- Контрола на цени и тарифи со сезонски цени и ограничувања
- Поддршка за повеќе објекти од една сметка
- Профили на гости со историја на резервации и комуникација
- Повеќе даватели на плаќање за директни резервации без провизија
Менаџерот на канали и моторот за резервации се во истиот систем како и резервациите, поради што достапноста не мора да се усогласува помеѓу двајца продавачи кои меѓусебно се обвинуваат.
Што да правите на демото
Три работи, а траат петнаесет минути:
1. Натерајте ги да го изградат вашиот вторник. Побарајте да конфигурираат два од вашите реални типа соби и да поминат низ пристигнување, промена на соба и продолжување. Гледајте колку кликања се потребни и низ колку екрани поминуваат.
2. Скршете нешто намерно. Прашајте што се случува ако гостинот откаже резервација што дошла од OTA откако веќе сте ја доделиле собата. Гледајте дали одговорот е работен тек или извинување.
3. Прашајте што не прави. Секој искрен одговор овде ви кажува повеќе од целата листа на функции. Продавач што не може да наведе ограничување или не размислил за тоа, или нема да ви каже.
Одлуката всушност не е за софтверот
Објектот што менува системи на секои две години не е без среќа. Продолжува да избира според погрешни критериуми: демото што изгледало најубаво, цената што изгледала најниска, листата на функции што изгледала најдолга.
Објектите што остануваат избрале според подосадна основа. Дали го поднесува мојот реален вторник? Можам ли да ги извадам моите податоци? Дали цената сè уште има смисла при двојно поголема големина? Дали некој е достапен кога ќе се расипе? И дали застанува на резервацијата или го следи гостинот низ целиот престој?
Одговорете искрено на тие пет и потесниот избор станува многу краток.
Погледнете како функционира Booking Hub — PMS, менаџер на канали и директна резервација без провизија во еден систем.
