Elektronik imza, AB eIDAS Tüzüğü'nde tanımlandığı şekliyle, başka elektronik verilere eklenen veya onlarla mantıksal olarak ilişkilendirilen ve imzalayanın imzalamak için kullandığı elektronik formdaki veridir.
Tanım geniştir: yazılan bir isim, telefonda çizilen bir imza ve akıllı karttan alınan sertifika tabanlı bir imza bu kapsama girer. Bunları ayıran şey, kimin imzaladığını ve belgenin sonradan değişip değişmediğini ne kadar kanıtladıklarıdır.
eIDAS kapsamındaki üç seviye
Kurallar, her AB üye devletinde doğrudan uygulanan ve eIDAS olarak bilinen 910/2014 sayılı AB Tüzüğü'nden gelir. Tüzük 2024 yılında, esas olarak Avrupa Dijital Kimlik Cüzdanı'nı eklemek amacıyla 2024/1183 sayılı AB Tüzüğü ile değiştirilmiştir; üç imza seviyesi aynen korunmuştur.
| Seviye | Yasal tanım (eIDAS) | Pratikte gerektirdiği | Yasal etkisi |
|---|---|---|---|
| Basit elektronik imza (SES) | Madde 3(10): başka verilere eklenen veya onlarla mantıksal olarak ilişkilendirilen, imzalayanın imzalamak için kullandığı elektronik veri | Belirli bir şart yok. Çizilen veya yazılan imza, "Kabul ediyorum" tıklaması, dosyaya yapıştırılan taranmış imza | Sadece elektronik olduğu için delil olarak reddedilemez (Madde 25(1)); ağırlığı olay bazında değerlendirilir |
| Gelişmiş elektronik imza (AdES) | Madde 3(11) ve Madde 26: imzalayana benzersiz şekilde bağlı, onu tanımlayabilen, yalnızca kendi kontrolündeki verilerle oluşturulan ve sonradan yapılacak herhangi bir değişikliğin tespit edilebileceği şekilde verilere bağlanan | Genellikle imzalayanın anahtarı kontrol ettiği sertifika tabanlı imza | Yukarıdakiyle aynı, ancak kimin imzaladığına ve hiçbir şeyin değişmediğine dair çok daha güçlü kanıt |
| Nitelikli elektronik imza (QES) | Madde 3(12): nitelikli imza oluşturma aracıyla oluşturulan ve nitelikli sertifikaya dayanan gelişmiş imza | Nitelikli güven hizmeti sağlayıcısından alınan nitelikli sertifika; akıllı kart, USB token veya nitelikli uzaktan imzalama hizmeti gibi sertifikalı bir cihazda kullanılır | Islak imzaya eşdeğer yasal etki (Madde 25(2)); tüm üye devletlerde tanınır (Madde 25(3)) |
Öncelikle, hiçbir seviye "geçersiz" değildir. Madde 25(1), elektronik imzanın yalnızca elektronik olması veya nitelikli olmaması nedeniyle yasal etkisinin veya delil olarak kabul edilebilirliğinin reddedilemeyeceğini söyler. Farklı olan, bir uyuşmazlıkta kanıtlanmasının ne kadar kolay olduğudur.
İkinci olarak, yalnızca nitelikli imza AB genelinde otomatik olarak ıslak imzaya eşittir. Diğer ikisi delil olarak değerlendirilir; bu nedenle iyi bir denetim izi onlar için çok önemlidir.
Basit imzayı güçlü kılan nedir?
Basit elektronik imzanın yerleşik bir kanıtı olmadığından, kanıt çevresinden gelmelidir. Pratikte bu şu anlama gelir:
- kimin davet edildiği, hangi e-posta adresiyle ve e-posta ile kod gönderilmesi gibi ek bir kontrolün kullanılıp kullanılmadığı
- belgenin ne zaman açıldığı ve imzalandığı, saat dilimiyle birlikte
- IP adresi ve cihaz şeklinde nereden imzalandığı
- orijinalin ve imzalı sürümün parmak izi (hash) ile bitmiş PDF üzerindeki mühürle gösterilen dosyanın değişmediği
- imzalama zamanının kendi sunucu saatinize bağlı olmaması için, örneğin bir zaman damgası otoritesinden alınan RFC 3161 zaman damgası gibi bağımsız bir zaman damgası
- imzalayanın elektronik olarak imzalamaya açık rızası
Bu kayıtlara sahip basit bir imza, Word dosyasına yapıştırılmış kayıt altına alınmamış taranmış bir imzadan çok daha güçlü bir kanıttır; her ikisi de kağıt üzerinde "basit" olsa bile.
Bir belge hangi seviyeye ihtiyaç duyar?
eIDAS seviyeleri ve etkilerini tanımlar. Bir belgenin belirli bir şekle ihtiyaç duyup duymadığına ulusal hukuk karar verir ve bu ülkeden ülkeye farklılık gösterir. Bazı genel örüntüler:
| Durum | Tipik seviye | Not |
|---|---|---|
| Teklifler, sipariş onayları, fiyat teklifleri | Basit | Çoğu ülkede şekil şartı yoktur; amaç anlaşmanın kanıtıdır |
| Hizmet sözleşmeleri, serbest çalışan ve tedarikçi sözleşmeleri | Basit, bazen gelişmiş | Çoğu ticari sözleşme herhangi bir şekilde akdedilebilir |
| Müşteri onayları, kayıt formları, dahili onaylar | Basit | Kaydı belgeyle birlikte saklayın |
| Kira sözleşmeleri, iş sözleşmeleri | Ülkeye ve maddeye bağlı | Bazı maddeler ulusal hukuk kapsamında yazılı şekle tabi olabilir |
| Kanunun yazılı şekil öngördüğü her şey | Elektronik şekle izin verildiğinde nitelikli | Örneğin Almanya'da kanuni yazılı şekil elektronik olarak yalnızca QES ile değiştirilebilir (§ 126a BGB) |
| Kanunun elektronik şekli hariç tuttuğu belgeler | Yalnızca kağıt | Almanya'da iş sözleşmesinin fesih bildirimi kağıt üzerinde olmalıdır; elektronik şekil hariç tutulmuştur (§ 623 BGB) |
| Noter senetleri, birçok mülk devri | Noter | Herhangi bir imzalama aracının yerine geçemeyeceği alan |
Dürüst pratik kural: günlük iş belgelerinin çoğu özel bir şekil gerektirmez ve iyi kayıt altına alınmış basit bir imza yeterlidir. Kanunen yazılı şeklin zorunlu olduğu durumlarda, elektronik şekle hiç izin verilip verilmediğini kontrol edin ve izin veriliyorsa nitelikli imza kullanın. Şüphe durumunda, sözleşmeye uygulanacak hukukun ait olduğu ülkedeki bir avukata danışın.
Elektronik imzanın olmadığı şeyler
- Dijital mühür değildir. Mühür (Madde 3(25)), bir belgenin kaynağını ve bütünlüğünü göstermek için şirket gibi bir tüzel kişi tarafından oluşturulur. İmza ise gerçek bir kişi tarafından verilir. Bir imzalama platformu, değişikliklerin görünür olması için bitmiş PDF'i sıklıkla mühürler, ancak bu mühür imzalayanın imzasının yerine geçmez.
- Zaman damgası değildir. Zaman damgası, verinin belirli bir zamanda var olduğunu kanıtlar. İmzayı güçlendirir ancak imza değildir.
- "Dijital imza" ile aynı şey değildir. Bu terim genellikle gelişmiş ve nitelikli imzaların arkasındaki kriptografik tekniği (anahtarlar ve sertifikalar) tanımlar. Basit elektronik imza genellikle bunların hiçbirini kullanmaz.
Uygulamalı bir örnek
12 odalı küçük bir otel ayda yaklaşık 40 belge imzalar: 25 etkinlik ve grup rezervasyon onayı, 10 tedarikçi sözleşmesi ve beş istihdamla ilgili belge.
- 25 rezervasyon onayı ve 10 tedarikçi sözleşmesi şekil şartı taşımaz. Tam imza kaydına sahip basit bir elektronik imza uygundur.
- Beş istihdam belgesinin çoğu, ulusal hukuka bağlı olarak aynı şekilde imzalanabilir. Almanya'da bir fesih bildirimi kağıt üzerinde olmalıdır.
- Sahibi yılda bir kez, avukatının nitelikli imza istediği bir hissedarlar sözleşmesi imzalar. Bu tek belge QES gerektirir.
Yani normal bir ayda pratik olarak her şey basit seviyede yürür. İstisnalar nadir ve öngörülebilirdir: kanunun kağıt üzerinde tuttuğu ara sıra bir belge ve yılda bir kez nitelikli sertifika istenen bir sözleşme. Bu örüntü küçük işletmeler için tipiktir.
Bu KIMISUITE'te nasıl görünür?
Document Sign, standart olarak eIDAS kapsamında basit elektronik imza kullanır. Alıcılar hesap olmadan imzalar, her imzalayan elektronik olarak imzalamayı kabul ettiğini onaylar ve bitmiş belge, imza kaydı (isimler, zamanlar, IP, cihaz, geçmiş) ve bağımsız bir RFC 3161 zaman damgası içeren mühürlü tek bir PDF'dir. Nitelikli imzanın gerekli olduğu durumlarda, Business planından itibaren imzalayan, Windows için KIMISUITE Signer'ı kullanarak kendi USB token'ındaki veya akıllı kartındaki sertifikayla imzalayabilir.
Adım adım iş akışı Document Sign Yayında: Çalışma Alanınızdan İmza İçin PDF Gönderin başlıklı yazıda yer alıyor.
Belgelerinizin çoğu günlük türdense, Document Sign uygulamasıyla başlayabilir ve ilk belgenizi birkaç dakika içinde gönderebilirsiniz.
İstediğiniz zaman iptal edin · Minimum süre yok · 14 gün ücretsiz
