Document Sign artık KIMISUITE'te kullanılabilir. Tek bir iş yapar: bitmiş bir belge yüklersiniz, kimin nereyi imzalayacağını söylersiniz ve kimin ne zaman imzaladığını ve sonrasında hiçbir şeyin değişmediğini gösteren mühürlü bir PDF alırsınız.
CRM Business Hub veya Service Manager gibi çalışma alanınıza eklediğiniz ücretli bir uygulamadır. İşte ne yaptığı ve aynı netlikte ne yapmadığı.
Ne işe yarar
Çoğu küçük işletme sözleşmelerini bir imzalama aracında yazmaz. Kira sözleşmesi, teklif mektubu, tedarikçi sözleşmesi veya onay formu zaten bir Word dosyası veya PDF olarak mevcuttur. Eksik olan bundan sonrasıdır: yazdırmadan, taramadan ve e-posta ile insanların peşinden koşmadan imza almak.
Document Sign tam olarak bu noktada başlar. Belge düzenleyicisi ve şablonu yoktur. Bitmiş dosyayı siz getirirsiniz, uygulama imzalamayı halleder.
Üç adımda nasıl çalışır
1. Yükle. Bir PDF veya PDF'e dönüştürülen Word, OpenDocument veya RTF dosyası bırakın. Dosyalar 25 MB'a kadar olabilir. Bir başlık verin (alıcılar bunu e-postada görür) ve isterseniz bir projeye atayın.
2. Hazırla. Alıcıları ad ve e-posta ile ekleyin ve rollerine karar verin: imzalar veya kopya alır. Ardından sayfalara alanlar yerleştirin: imza, paraf, tam ad, e-posta, tarih, metin ve onay kutusu. Metin alanları ve onay kutuları zorunlu olarak işaretlenebilir ve tarih, alıcı imzaladığında kendiliğinden dolar. Sıra önemliyse sırayla imzala seçeneğini açın; bir sonraki imzacı yalnızca bir önceki imzaladığında davet edilir. Kısa bir kontrol listesi her şeyin yerinde olduğunu size söyler.
3. Gönder. Bir mesaj, isteğe bağlı bir son tarih ve otomatik hatırlatmalar ekleyin, ardından gönderin. Her alıcı bir bağlantı alır.
İmzalayan ne görür
Alıcının hesaba ihtiyacı yoktur. Bağlantıyı bilgisayarda veya telefonda açar, alanları tek tek dolaşır ve fare, parmak veya kalemle çizerek ya da adını yazarak imzalar. Bitirmeden önce elektronik olarak imzalamayı kabul ettiğini onaylar. Bir şey yanlışsa reddedebilir ve bir neden verebilir; siz bilgilendirilirsiniz.
İmzalama sayfası 16 dilde mevcuttur ve dili alıcı başına ayarlayabilirsiniz. Üsküp'teki bir müşteri imzalama sayfasını Makedonca görürken Viyana'daki bir ortak Almanca görebilir; belgenin kendisi tam olarak yüklediğiniz gibi kalır.
Ne geri alırsınız
Son kişi imzaladığında belge tamamlanır ve mühürlü tek bir PDF alırsınız:
| Bölüm | İçeriği |
|---|---|
| İmzalı sayfalar | İmzalar, paraflar, adlar, tarihler, metinler ve işaretler doldurulmuş orijinal sayfalarınız |
| Belge damgası | Her sayfada 8 haneli belge numarası içeren bir damga |
| İmza günlüğü | Her alıcıyı, rolünü, ne zaman davet edildiğini, açtığını ve imzaladığını, IP adresini ve cihazını, ayrıca tüm olay geçmişini listeleyen ekli sayfalar |
| Dijital mühür | Tamamlanan PDF dijital olarak mühürlenir, böylece sonraki değişiklikler görünür hale gelir |
| Zaman damgası | İmzalı PDF üzerinde bağımsız bir RFC 3161 zaman damgası |
Uygulamada ayrıca yüklenen dosyanın ve imzalı dosyanın SHA-256 parmak izlerini, zaman damgası ayrıntılarını ve geçmişin her adımını görürsünüz: yüklendi, gönderildi, açıldı, imzalandı, reddedildi, hatırlatmalar, tamamlandı.
Ne tür bir imza olduğu
Varsayılan olarak imzalayanlar, AB eIDAS Tüzüğü kapsamında basit elektronik imza kullanır ve her imzalayan elektronik olarak imzalamayı kabul ettiğini onaylar. Teklifler, siparişler, hizmet sözleşmeleri, dahili onaylar ve çoğu müşteri onayı gibi günlük iş evrakları için yaygın olarak kullanılan seviye budur.
Bazı belgeler daha fazlasını gerektirir. Nitelikli imzanın gerekli olduğu durumlarda, Business planından itibaren bir imzalayanın seviyesini Token üzerinde sertifika olarak ayarlayabilirsiniz: Windows için KIMISUITE Signer'ı kullanarak kendi USB token'ındaki veya akıllı kartındaki sertifika ile imzalar. Basit elektronik imza standart olarak kalır; token imzası bunu gerektiren durumlar için bir seçenektir.
Bir belgenin hangi seviyeye ihtiyaç duyduğundan emin değilseniz, üç seviyeyi ve farkın nerede önemli olduğunu Elektronik İmza Nedir? Basit, Gelişmiş ve Nitelikli başlıklı yazıda açıklıyoruz.
Takip etme
Panel, imza bekleyenleri, hâlâ taslak olanları ve yakın zamanda tamamlananları gösterir. Belgeler projeler halinde gruplanabilir; örneğin bir mülk veya bir işe alım için tüm sözleşmeler, proje başına bir ilerleme çubuğuyla. İmzalama olayları KIMISUITE bildirim zilinde de görünür ve bekleyen her kişiye tek tıkla hatırlatma gönderilebilir.
Document Sign'ın yapmadıkları
Beklentileri net tutmak için:
- belge düzenleyicisi ve şablon yok; bitmiş dosyaları yüklersiniz
- CRM Business Hub veya Contacts ile bağlantı yok; alıcılar ad ve e-posta ile girilir
- imzalama sayfasında özel markalama yok
- üçüncü taraflar için genel doğrulama sayfası yok
Planlar kullanıcı başına değil, ayda gönderilen belge sayısına göre hesaplanır. Taslaklar gönderilene kadar sayılmaz.
Deneyin
Document Sign'ı çalışma alanınıza ekleyebilir ve ilk belgenizi bugün gönderebilirsiniz. Nasıl çalıştığını Document Sign uygulama sayfasında görün.
İstediğiniz zaman iptal edin · Minimum süre yok · 14 gün ücretsiz
