Yılbaşı Gala Yemeği: Restoranlar ve Oteller Nasıl Planlar ve Satar

Yılbaşı gala yemeği, bir restoranın ya da otelin eksiksiz bir paket olarak sattığı tek gecedir: masada bir yer, fiks menü, içecekler, müzik ve gece yarısı geri sayımı; hepsi önceden ödenen tek bir fiyata. Bunu yoğun bir cumartesi gibi değil, küçük bir etkinlik gibi planlayın: şimdi vereceğiniz birkaç karar, 31 Aralık'ta salonun dolu olup olmayacağını ve gecenin para kazandırıp kazandırmayacağını belirler.

Bu kararları ihtiyaç duyacağınız sırayla, örnek bir fiyat hesabıyla birlikte aşağıda bulabilirsiniz. Bu yazıyı ekim sonunda ya da kasımda okuyorsanız hâlâ vaktiniz var; zaman çizelgesi gecenin kendisinden geriye doğru sayıyor.

Önce formatı belirleyin

Çoğu işletme şu üç formattan birini seçer:

• Sadece yemek. Uzun bir fiks menü, gece yarısından sonra herkes evine. Yönetmesi kolay, kapasiteniz koltuk sayınızla sınırlı.
• Yemek ve dans. Önce gala yemeği, ardından masalar kenara çekilir ve geç saatlere kadar canlı müzik ya da DJ çalar. Oteller ve büyük restoranlar genellikle bunu tercih eder.
• Yemek artı sadece parti biletleri. Önce yemek misafirleri oturur; saat 22.30 ya da 23.00 civarından itibaren yalnızca parti için ikinci bir grup gelir. Mutfak işini bitirdiğinde salon yeniden dolar.

Format, bilet türlerinizi belirler: yemek bileti ile sonraki parti bileti, iki ayrı fiyatı olan iki ayrı üründür; böylece kimse elinde parti biletiyle saat 20.00'de kapıya gelmez.

Bir koltuğun maliyetini hesaplayın

Bir gala biletinde iki tür maliyet vardır:

• Gecenin sabit maliyetleri: canlı müzik ya da DJ, dekorasyon ve çiçekler, ek personel, güvenlik, gece yarısı köpüklü şarap.
• Kişi başı maliyetler: menü, içecek paketi, karşılama içkisi, gece atıştırmalığı.

Onar kişilik 20 masalı bir salon için örnek. Sabit maliyetler 4.500 EUR (orkestra 2.000, gece yarısından sonra DJ 600, dekorasyon 700, ek personel 1.200). Yemek ve içecek kişi başı 60 EUR. 200 koltuğun %90'ının, yani 180 misafirin satılacağını ve %3 ödeme komisyonu olacağını varsayıyorsunuz.

• Her misafir 4.500 / 180 = 25 EUR sabit maliyet ile 60 EUR yemek ve içecek maliyetini karşılar: 85 EUR.
• %3 ödeme komisyonundan sonra her eurodan 97 sent size kalır, bu yüzden başabaş fiyatı 85 / 0,97 = 87,63 EUR olur.
• Gecenin 3.000 EUR kazandırmasını istiyorsanız fiyat 104,81 EUR'ya çıkar.
• Planlanan 120 EUR fiyatla 80 biletten sonra, yani salonun %40'ında başabaş noktasına ulaşırsınız.

Hesap net görünsün diye KDV burada dahil edilmedi. Etkinlik bileti fiyat hesaplayıcısında biletleriniz için geçerli KDV oranını (mali müşavirinize danışın) ve gerçek ödeme komisyonunuzu girin; sonuç buna göre değişir.

Yılın en pahalı bilet gecesinde, bilet başına yüzdelik bir komisyon her zamankinden daha çok can yakar; bilet komisyonu hesaplayıcısı misafir sayınıza göre komisyonların ne tuttuğunu gösterir.

Koltuk mu, masa mı?

Yılbaşını çiftler ve arkadaş grupları rezerve eder; çok az kişi onar kişilik bir masayı yabancılarla paylaşmak ister. Üç seçenek var:

1. Koltuk bazında satış. En esnek yol, ama sonunda birleştirmeniz gereken üçer, dörder kişilik masalarla kalırsınız.
2. Masa bazında satış. Planlaması kolay, ama bir çift rezervasyon yapamaz.
3. İkisi birden, minimum ile. Büyük masalar bütün olarak ya da rezervasyon başına minimum koltuk sayısıyla koltuk bazında satılır; planda çiftler için birkaç ikili masa kalır.

KIMISUITE'in biletleme uygulaması Event Ticket Hub ile salonu restoran şablonundan yuvarlak ya da kare masalarla çizersiniz. Her masa için koltuk bazında mı, bütün masa olarak mı yoksa ikisi birden mi satılacağını ve minimum rezervasyonu siz belirlersiniz; misafirler masalarını planda kendileri seçer. Salon çizimiyle ilgili daha fazlası için: online numaralı oturma düzeni.

Menü tercihleri ve diyet ihtiyaçları

180 misafirlik bir fiks menü kesin sayılar gerektirir. Bunları aralık sonunda telefonla değil, misafirler rezervasyon yaparken toplayın:

• alerjiler ve diyetler için bilet başına bir zorunlu soru
• ana yemek seçeneği sunuyorsanız bir seçim sorusu
• sonrasında menünün kesinleşeceği net bir son tarih

Event Ticket Hub'da rezervasyon soruları sipariş başına ya da bilet başına sorulabilir ve zorunlu yapılabilir. Yanıtlar siparişte ve katılımcı listesinde görünür; bu listeyi mutfak için yazdırabilir ya da Excel'e aktarabilirsiniz.

İçecek paketi ya da otopark yeri, misafirler rezervasyon yaparken ek ürün olarak eklenebilir. Ek ürünler asla tek başına satılmaz, böylece kimse yemeksiz bir otopark yeriyle kalmaz.

Şimdi de işe yarayan bir zaman çizelgesi

• Sekiz ila on hafta önce: formatı ve fiyatı belirleyin, salonu çizin, satışı açın. Erken rezervasyon fiyatına vakit varsa o bilete kendi satış dönemini verin; böylece normal fiyat kendiliğinden devreye girer. Ya da belirli sayıda bilet satıldıktan sonra fiyatın yükselmesini sağlayın.
• Altı ila sekiz hafta önce: önce müdavimlerinize haber verin. Bir kupon kodu, yalnızca onların ya da otel misafirlerinizin görebileceği gizli bir bileti açabilir.
• Üç hafta önce: menü tercihlerini kapatın, mutfağa sayıları iletin, personeli planlayın.
• Son hafta: telefonla gelen rezervasyonları elle girin. Event Ticket Hub, ödendi ya da ödeme bekleniyor olarak işaretleyerek kendiniz sipariş oluşturmanıza izin verir; biletler hemen e-postayla gönderilir.
• 31 Aralık: misafirlerin check-in işlemini telefonla yapın, son parti biletlerini kapıda satın.

Ödeme ve iptaller

Event Ticket Hub ile misafirler kendi Stripe, PayPal ya da Bankart hesabınız üzerinden veya havale/EFT ile öder; para doğrudan hesabınıza geçer. KIMISUITE bilet başına komisyon almaz. Kendi rezervasyon ücretinizi eklerseniz, bu ücret her zaman misafirlerin gördüğü fiyata dahildir.

Masa rezerve eden şirketler, ödeme sırasında fatura için şirket bilgilerini girer. Havale ile öderlerse banka bilgileriniz rezervasyonla birlikte gönderilir ve koltuklar ödeme vadesine kadar ayrılmış kalır.

Satışı açmadan önce iptal kurallarınızı, biletlerdeki isimlerin değiştirilip değiştirilemeyeceği de dahil olmak üzere satış koşullarınıza yazın. Kişiye özel biletlerde misafirler, belirlediğiniz son tarihe kadar ismi kendileri değiştirir. Gece tamamen satılırsa, bekleme listesi iade edilen biletleri haber verilmesini isteyen kişilere kayıt sırasına göre sunar.

Oteller için: konaklamalı gala yemeği

Misafirler çoğu zaman konaklamalı bir gala yemeği arar. Oda gecesi otel sisteminizde kalır; yemek yine de bilet olarak satılabilir. Temiz bir yöntem, yalnızca oda rezervasyonu yapan misafirlere verdiğiniz bir kupon koduyla açılan gizli bir yemek biletidir. Böylece herkes için tek bir masa planı ve tek bir mutfak listesi tutarsınız.

Gecenin kendisi

Event Ticket Hub tarayıcısı, Wi-Fi çöktüğünde bile imzalı QR kodlarını kontrol eder; gişe de son parti biletlerini nakit ya da kartla satar ve vardiyayı Z raporuyla kapatır. Daha fazlası için gişe rehberine göz atın.

Kontrol listesi

• Format ve bilet türleri belirlendi, fiyat hesaplayıcıda kontrol edildi
• Salon çizildi: koltuk bazında, bütün masa ya da ikisi birden
• Alerji ve menü soruları bilet başına zorunlu
• Satış koşulları yayımlandı, menü son tarihi belirlendi
• Kapı telefonları bir gün önceden eşleştirildi