Bu yılbaşı partisi planlama kontrol listesi mekân tarafı için hazırlandı: Aralık ayında ortak parti geceleri satan otel, restoran veya etkinlik alanı için. Bu gecelerde birkaç şirket ve grup aynı partide yer ayırtır: üç çeşit akşam yemeği, karşılama içkisi, DJ ve gece geç saatlere kadar dans. Bu geceler art arda bir düzine cuma ve cumartesiyi doldurabilir ve yılın başka hiçbir ayında olmadığı kadar soru, menü değişikliği ve fatura getirir.
Liste, sezonu ilk planlama adımından son geceye kadar takip eder ve karşı taraftaki şirket organizatörünün sizden neye ihtiyaç duyduğunu da ele alır, çünkü ekibinin gelecek yıl nereye gideceğine o kişi karar verir. Geç mi başlıyorsunuz? Aşağıda dört haftalık bir versiyon var.
Ortak parti gecesi mi, mekânı tamamen kiralamak mı?
Çoğu mekân iki ürün sunar ve ikisi farklı planlanır:
- Ortak parti geceleri. Tarihleri, menüyü ve kişi başı fiyatı siz belirlersiniz. Farklı şirketlerden gruplar, birkaç iş arkadaşından koca bir departmana kadar, yer ayırtır ve kendi masalarında ya da ortak masalarda oturur.
- Mekânın tamamen kiralanması. Bir şirket salonun tamamını bir akşamlığına tutar. Bu genellikle bilet satışı değil, minimum harcama tutarı olan bir sözleşmedir.
Bu kontrol listesinin geri kalanı ortak geceler hakkındadır.
Üç-dört ay önce: sezonu kurun
- Tarihleri seçin. Genellikle kasım sonundan yılbaşının hemen öncesine kadar her cuma ve cumartesi, talep yüksekse birkaç perşembe de eklenir.
- Gece başına kapasiteyi belirleyin. Koltukları normal restoran düzenine göre değil, parti düzenindeki masalara göre sayın.
- Paketi belirleyin. Karşılama içkisi, ana yemekte seçenekli üç çeşit yemek, kahve, belirli bir saate kadar DJ. Pakete nelerin dahil olmadığını da yazın.
- Kişi başı fiyatı belirleyin. Bir sonraki bölüme bakın.
- Koşullarınızı yazın. Kapora mı tam ödeme mi, kesin kişi sayısı ve menü seçimleri için son tarih, grup küçülürse ne olacağı. Bunları ilk rezervasyondan önce yayınlayın.
KIMISUITE'in biletleme uygulaması Event Ticket Hub'da tüm sezon, haftalık tarih serisine (en fazla 120) sahip tek bir etkinliktir. Her gecenin kendi yer sayısı, kendi katılımcı listesi ve kendi satış rakamları olur.
Kişi başı fiyat: her gece için ayrı hesaplayın
Her parti gecesinin sabit maliyetleri (DJ, ek personel, dekorasyon) ve misafir başına maliyetleri (yemek, karşılama içkisi) vardır. Bir gece için örnek:
- Sabit maliyetler 900 EUR, misafir başına yemek ve içecek 32 EUR, 120 kişilik yer
- Yerlerin %75'inin satılacağını, yani 90 misafiri baz alıyorsunuz
- 900 / 90 = misafir başına 10 EUR sabit maliyet, artı 32 EUR: 42 EUR
- Varsayılan %3 ödeme komisyonuyla başa baş fiyatı 42 / 0,97 = 43,30 EUR
- Gece başına 600 EUR kâr için: 50,17 EUR
- Planlanan 49 EUR fiyatla 58 misafirden sonra başa baş noktasına ulaşırsınız
Bu örnekte KDV yoktur. Kendi rakamlarınızı kendi ödeme komisyonunuz ve biletleriniz için geçerli KDV oranıyla etkinlik bileti fiyat hesaplayıcısında hesaplayın ve sakin geceleri ayrı fiyatlandırın: %50 dolu bir perşembe, kapalı gişe bir cumartesiden farklı bir fiyat gerektirir.
On iki gece boyunca bilet başına küçük ücretler birikir. Bilet ücreti hesaplayıcısı, biletleme ücretlerinin tüm sezon boyunca ne kadar tuttuğunu gösterir.
İki-üç ay önce: satışları açın
- Erken rezervasyon fiyatı. Bu fiyata, sizin seçtiğiniz bir tarihte biten bir satış dönemi verin; böylece normal fiyat kendiliğinden devreye girer.
- Sipariş başına limit. Tek bir firmanın en yoğun cumartesideki tüm yerleri almaması için sipariş başına bir üst sınır belirleyin.
- Misafir başına menü sorusu. Başlangıç ve ana yemeklerinizi içeren zorunlu bir seçim sorusu, her gece için kesin sayılara dönüşür. Alerjiler ve diyetler için ikinci bir soru ekleyin.
- Banka havalesi. Birçok şirket havaleyle öder. Bu seçenek açıkken banka bilgileriniz rezervasyonla birlikte gönderilir ve yerler ödeme vadesine kadar ayrılmış kalır.
- Şirket bilgileri. Organizatörler ödeme sırasında şirket adını, adresini ve vergi numarasını girer, böylece fatura ilk seferde doğru kesilir.
- Önce eski müşterileriniz. Reklam vermeden önce geçen yılın organizatörlerine e-posta gönderin. Bir kupon kodu, yalnızca onlara özel gizli bir erken rezervasyon biletinin kilidini açabilir.
Şirket organizatörünün sizden ihtiyacı olanlar
Muhasebede ya da İK'da çalışan ve kendisinden "yılbaşı partisini halletmesi" istenen kişiyi düşünün. Bu kişinin ihtiyacı olanlar:
- Bütçeye yazabileceği, nelerin dahil olduğu belli tek bir kişi başı fiyat
- 14 ayrı ödeme değil, tüm ekip için tek bir sipariş
- Şirket adına kesilmiş bir fatura
- İsimleri ve menü seçimlerini toplamak için zaman ve kesin kişi sayısı için net bir son tarih
- İş arkadaşlarına iletebileceği bir onay
Event Ticket Hub'da organizatör tüm yerleri tek siparişte ayırtır ve her bilet için menü seçimini girer. Kişiselleştirilmiş biletlerde isimler, sizin belirlediğiniz son tarihe kadar sipariş sayfasından değiştirilebilir; bu da biri hastalandığında işe yarar. Organizatör rezervasyonu istediği zaman sipariş numarası ve e-posta adresiyle yeniden bulabilir.
Bir ay önce: sayıları düzenli tutun
- Gece bazında satışları izleyin ve sakin geceleri pazarlamanızda öne çıkarın.
- Organizatörlere menü son tarihini hatırlatın.
- Mutfağa her gece için ilk sayımı verin ve personeli gerçek sayılara göre planlayın.
- Telefon rezervasyonlarını elle girin: siparişi kendiniz oluşturursunuz, ödenmiş ya da ödemesi açık olarak, biletler de e-postayla gider.
Geç başlayanlar için: dört haftalık versiyon
İlk parti gecesine yalnızca birkaç hafta kaldıysa, listeyi akşamı güvence altına alan maddelere indirin:
- Tarihleri, paketi ve tek bir kişi başı fiyatı yayınlayın. Erken rezervasyon fiyatını atlayın.
- Menü ve alerji sorularını ilk rezervasyondan itibaren her bilet için zorunlu yapın.
- Menü son tarihini her geceden yaklaşık on gün önceye koyun ve koşullarınıza yazın.
- Geçen yılın organizatörlerini kendiniz arayın ve rezervasyonlarını manuel sipariş olarak girin.
- Giriş telefonlarını ilk geceden önce eşleştirin.
Parti gecelerinin kendisi
- Her geceden önce: biletleri ve menü seçimlerini içeren katılımcı listesini yazdırın ya da masa planınız için Excel'e aktarın.
- Girişte: gruplar birkaç dakika arayla gelir. Ekibiniz biletleri telefonlarıyla okutur, biletini unutan biri olursa isimle arar ve bütün bir grubun check-in'ini tek seferde yapar.
- Her geceden sonra: tarih bazındaki satış raporu brüt satışları, iadeleri ve check-in'leri gösterir; böylece hangi geceleri tekrarlayacağınızı bilirsiniz.
Ocak: gelecek yılı planlayın
- Hangi gecelerin ilk dolduğunu, hangilerinin indirim gerektirdiğini not edin.
- Birkaç organizatöre rezervasyonu neyin kolaylaştırdığını ya da zorlaştırdığını sorun.
- Gelecek yılın e-posta gönderimi için iletişim bilgilerini saklayın. Çalışma alanınızda Contacts varsa, Event Ticket Hub'daki alıcılar oraya mükerrer kayıt oluşmadan aktarılır.
Kontrol listesine genel bakış
- Tarihler, kapasite, paket ve gece başına fiyat belirlendi
- Kapora, son tarih ve değişiklikleri içeren koşullar yayınlandı
- Sipariş limiti ayarlandı, menü ve alerji soruları her bilet için zorunlu
- Banka havalesi ve ödeme sırasında şirket bilgileri açık
- Önce geçen yılın organizatörleriyle iletişime geçildi
- Her gecenin katılımcı listesi mutfak ve salon için yazdırıldı
- Giriş telefonları eşleştirildi, misafir arama hazır
