Tesisiniz için bir sistem seçmek, yazılım satın alımı gibi görünen ama aslında bir işe alım kararı gibi davranan kararlardan biridir. Özellik satın almıyorsunuz. Önümüzdeki beş yıl boyunca her vardiyanın, her varışın ve her faturanın ortasında yer alacak bir şeyi seçiyorsunuz.
Bu yüzden alışılagelmiş seçim yöntemi — bir özellik karşılaştırma tablosu, bir demo, bir indirim — genellikle pişmanlık üretir. Özellik listeleri yazılımı satan kişiler tarafından yazılır. Demolar sorunsuz senaryoyu gösterir. İndirim on iki ay sürer ve taşınma sonsuza kadar sürer.
İşte kararı yürütmenin daha dürüst bir yolu.
Özellik listesiyle değil, Salı gününüzle başlayın
Herhangi bir sisteme bakmadan önce, tesisinizde sıradan bir Salı günü gerçekte ne olduğunu yazın. Stratejiyi değil, sıralamayı:
- Varış listesini kim, ne zaman kontrol ediyor?
- Bir walk-in misafir bir gecelik oda istediğinde ne oluyor?
- Kat hizmetleri hangi odaların önce temizlenmesi gerektiğini nasıl öğreniyor?
- Bir misafir konaklamasını bir gün uzatmak istediğinde ne oluyor?
- İki kanal aynı odayı sattığında bunu kim düzeltiyor?
- Bir şirket misafiri doğru KDV ve doğru adresle faturayı nasıl alıyor?
- Misafirin check-in sırasında sorduğu spa rezervasyonuna ne oluyor?
Bu liste sizin şartnamenizdir. Bu anların her biri ya yeni sistemle kolaylaşır ya da kolaylaşmaz. Özellik tablosundaki diğer her şey gürültüdür.
Bunun işe yaramasının nedeni: yazılımı hayal edilen bir geleceğe göre değerlendirmek kolaydır, gerçek bir Salı gününe göre değerlendirmek ise çok zordur. Salı gününü getirin.
Pişmanlığı gerçekten öngören beş soru
Otelcilerle daha sonra değiştirdikleri sistemler hakkında yeterince konuştuktan sonra, aynı beş boşluk ortaya çıkıyor.
1. Saat 23:00'te bir şeyler ters gittiğinde ne oluyor?
"Destek var mı" değil — herkesin desteği var. Kesin olarak sorun:
- Mesai saatleri dışında kim, hangi dilde yanıt veriyor?
- "Kanal yöneticisi senkronize olmayı durdurdu" için gerçekçi yanıt süresi nedir, "fiyatı nasıl değiştiririm" sorusunun aksine?
- Sizin tesisinizi tanıyan bir kişi mi var, yoksa bir kuyruk mu?
On bir ay boyunca mükemmel olan ve tek kriziniz sırasında ulaşılamayan bir sistem mükemmel bir sistem değildir.
2. Verilerinizin sahibi kim ve verilerinizi dışarı alabilir misiniz?
Dışa aktarmayı imzalamadan önce isteyin, sonra değil. Rezervasyonlar, misafirler, faturalar, fiyatlar. Gerçekten açabileceğiniz bir formatta.
Kendi verilerinizi dışarı almak zorsa, ilişkideki diğer her şey zayıf bir konumdan müzakere edilir. Bu aynı zamanda bir GDPR sorusudur: veriler nerede barındırılıyor, kim işliyor ve ayrıldığınızda verilere ne oluyor. KIMISUITE varsayılan olarak GDPR işleme ile AB'de barındırılır — Avrupa'daki tesisler için bu bir özellik değil, bir ön koşuldur.
3. Büyüdüğünüzde maliyeti ne olur?
Aylık fiyat kolay kısımdır. Gerçek maliyeti belirleyen sorular:
- Oda, oda tipi, ikinci bir tesis veya başka bir kullanıcı eklediğinizde fiyat değişiyor mu?
- Kanal yöneticisi dahil mi, yoksa ayrı bir kalem mi?
- Ödeme sağlayıcıları dahil mi, yoksa işlem başına mı?
- İkinci yılda ihtiyaç duyduğunuzda bir sonraki modülün maliyeti ne olur?
KIMISUITE Booking Hub oda başına değil, oda tipi başına fiyatlandırılır. Dört oda tipinde 35 odası olan bir tesis dört tip için öder. Envanterinizin çoğu tekrarlıysa — ve çoğu otelde öyledir — bu fark her ay bileşik olarak büyür. Adil olmak gerekirse: yalnızca birkaç odası olan çok küçük bir tesis için, başka yerlerdeki oda başına fiyatlandırma benzer sonuç verebilir. Fark, siz büyüdükçe açılır.
4. Tesisinizin şekline mi uyuyor, yoksa genel bir otele mi?
12 odalı bir pansiyon, 60 odalı bir şehir oteli ve dört apartman binası olan bir işletmeci aynı sorunlara sahip değildir. Çoklu tesis desteği, çoklu birim yönetimi, temizlik iş akışları ve fiyat yapıları ya sizin şeklinize uyar ya da yıllarca bunların etrafından dolaşırsınız.
Kendi senaryonuzun yapılandırıldığını görmeyi isteyin. Bir demo tesisi değil — sizinkini. Gerçekten sattığınız iki oda tipi, gerçekten sunduğunuz bir fiyat.
5. Sistem nerede bitiyor?
Bu, seçim sırasında neredeyse kimsenin sormadığı ve daha sonra en çok acıya neden olan sorudur.
Rezervasyonda biten bir rezervasyon sistemi, aşağı akıştaki her şeyi sizin çözmenize bırakır: fatura, kat hizmetleri listesi, restoran, spa randevusu, misafir kaydı. Her boşluk başka bir araç, başka bir giriş, başka bir dışa aktarma, misafir adının farklı yazıldığı başka bir yer haline gelir.
Bu belirli sorun hakkında ayrıca yazdık, çünkü alanı hak ediyor: bir otel PMS'i artık sadece bir PMS değil.
Booking Hub neden böyle görünüyor
Booking Hub bir şartname belgesinden tasarlanmadı. Günlük otel çalışmasından ve uzun bir otelci talepleri kuyruğundan doğdu ve hâlâ bu şekilde genişletiliyor.
Bunu ürünün içinde görebilirsiniz. Temizlik hizmeti organizasyonu içeride — kat hizmetleri görevlerini atama, oda temizlik durumunu izleme, günlük servis iş akışını yönetme. Bu, kimsenin karşılaştırma tablosuna koyduğu bir özellik değildir. İçeride çünkü kat hizmetleri gerçek bir günün gerçek bir parçasıdır ve birisi bunu istedi.
Aynı şey gösterişsiz ama sürekli olan kısımlar için de geçerli:
- OTA'lar arasında gerçek zamanlı müsaitlik senkronizasyonu, çünkü bir overbooking bir aylık yazılımdan daha pahalıya mal olur
- Zaten sahip olduğunuz web sitesine gömülen doğrudan rezervasyon widget'ları — kaydırıcı, liste ve arama
- Sezonluk fiyatlar ve kısıtlamalarla fiyat ve fiyatlandırma kontrolü
- Tek hesaptan çoklu tesis desteği
- Rezervasyon geçmişi ve iletişimle misafir profilleri
- Komisyonsuz doğrudan rezervasyonlar için birden fazla ödeme sağlayıcısı
Kanal yöneticisi ve rezervasyon motoru, rezervasyonlarla aynı sistemdedir; bu yüzden müsaitliğin, birbirini suçlayan iki satıcı arasında mutabakatının sağlanması gerekmez.
Demoda ne yapmalı
Üç şey ve on beş dakika sürer:
1. Salı gününüzü kurmalarını sağlayın. Onlardan iki gerçek oda tipinizi yapılandırmalarını ve bir varış, bir oda değişikliği ve bir uzatma üzerinden geçmelerini isteyin. Kaç tıklama aldığını ve kaç ekran ziyaret ettiklerini izleyin.
2. Bilerek bir şeyi bozun. Bir OTA'dan gelen bir rezervasyonu, odayı zaten atadıktan sonra misafir iptal ederse ne olacağını sorun. Cevabın bir iş akışı mı yoksa bir özür mü olduğunu izleyin.
3. Neyi yapmadığını sorun. Buradaki herhangi bir dürüst cevap size tüm özellik listesinden daha fazlasını anlatır. Bir sınırlamayı adlandıramayan bir satıcı ya bunun hakkında düşünmemiştir ya da size söylemeyecektir.
Karar aslında yazılımla ilgili değil
Her iki yılda bir sistem değiştiren tesis şanssız değildir. Yanlış kriterlere göre seçmeye devam ediyor: en güzel görünen demo, en düşük görünen fiyat, en uzun görünen özellik listesi.
Kalan tesisler daha sıkıcı bir temelde seçti. Gerçek Salı günümü idare ediyor mu? Verilerimi dışarı alabilir miyim? Fiyat, iki katı büyüklüğümde hâlâ mantıklı mı? Bozulduğunda birine ulaşılabilir mi? Ve rezervasyonda mı duruyor, yoksa misafiri tüm konaklama boyunca mı takip ediyor?
Bu beş soruyu dürüstçe yanıtlayın ve kısa liste çok kısalır.
Booking Hub'ın nasıl çalıştığını görün — PMS, kanal yöneticisi ve komisyonsuz doğrudan rezervasyon tek sistemde.
