On yıl önce bir otel PMS'inin işini tarif etmek kolaydı. Rezervasyonları, oda planını ve fiyatları tutardı. Geri kalan her şey — web sitesi, fatura, kat hizmetleri listesi, restoran, spa — başka bir yerde yaşardı, genellikle kâğıt üzerinde ve bu normaldi.
Artık normal değil ve bunun nedeni otellerin daha talepkâr hale gelmesi değil. Misafir yolculuğunun uçtan uca çevrimiçi taşınması ve yazılımın çoğunlukla buna ayak uyduramaması.
Bugün rezervasyon hikâyenin ortasıdır; başlangıcı değil, kesinlikle sonu da değil. Bu da otel yazılımıyla ilgili ilginç sorunun artık "rezervasyonları iyi yönetiyor mu?" değil, "nerede duruyor ve boşluğun bedelini kim ödüyor?" olduğu anlamına gelir.
Yazılımın gerçek maliyeti araçlar arasındaki boşluktur
Sıradan bir akışı ele alın ve her parçayı ayrı satın almış bir tesiste işin içindeki sistemleri sayın.
Misafir oteli Google'da bulur ve web sitesine gelir. (Web sitesi aracı.) Müsaitliği kontrol eder ve rezervasyon yapar. (Rezervasyon motoru.) Müsaitliğin OTA'lardan düşmesi gerekir. (Kanal yöneticisi.) Rezervasyon resepsiyonda görünür. (PMS.) Odanın varıştan önce temizlenmesi gerekir. (Elektronik tablo veya kâğıt.) Misafir bir şirkettir ve düzgün bir faturaya ihtiyacı vardır. (Muhasebe aracı.) Girişte akşam yemeğini sorar. (Restoran sistemi veya bir telefon görüşmesi.) Ve cumartesi için masajı sorar. (Spa masasındaki bir defter.)
Sekiz temas noktası. Her bir araç iyi olsa bile, aralarında olanlara bakın:
- Misafir adı en az üç kez yazılır ve en az bir kez farklı yazılır
- Birisi her sabah başka bir liste yapmak için bir liste dışa aktarır
- Fatura adresi iki yerde bulunur ve hiçbirinde eşleşmez
- Akşam yemeği rezervasyonu odaya bağlı değildir, bu yüzden misafirin erken çıkış yaptığını kimse bilmez
- Spa randevusu, başka bir misafirin zaten aldığı bir tedavi odasıyla çakışır
Bunların hiçbiri felaket değildir. Hepsi, her bir varışta ödenen küçük bir vergidir; personel tarafından, her gün, sonsuza kadar. Otel yazılımının gerçek maliyeti budur ve hiçbir satıcının faturasında asla görünmez.
Hatalar kaza değildir, yapısaldır
Bir cumartesiyi mahveden overbooking nadiren birinin dikkatsizliğidir. Önemli olduğu anda konuşmayan iki sistemdir — bir yerde güncellenen fiyat, belirli bir programa göre senkronize olan bir kanal, boşlukta iki kez satılan bir oda.
Aynı şey daha küçük başarısızlıklar için de geçerlidir: teklif bir e-postada yaşadığı için yanlış fiyattan ücretlendirilen misafir; rezervasyon birinin daha az kontrol ettiği bir kanaldan geldiği için kimsenin hazırlanmadığı varış; şirket bilgileri saat 22:00'de elle girildiği için iki kez yeniden düzenlenen fatura.
Bunları eğitimle ortadan kaldıramazsınız. Bunlar personelin değil, mimarinin özellikleridir. Tek yapısal çözüm, aynı bilginin saklandığı yer sayısını azaltmaktır.
Bir otel sisteminin artık kapsaması gerekenler
Yazılım kategorileri yerine gerçek yolculuğu haritalandırırsanız, bir tesisin şunların hepsinin bağlantılı olmasına ihtiyacı vardır:
Konaklamadan önce
- Sadece bir telefon numarası göstermekle kalmayıp doğrudan rezervasyon alabilen bir web sitesi
- Bu web sitesine gömülü, gerçek müsaitlik bilgisine sahip bir rezervasyon motoru
- OTA'ların ve doğrudan motorun asla aynı odayı satmaması için kanal senkronizasyonu
- Fiyatlar, sezonlar ve kısıtlamalar tek bir yerde
Konaklama sırasında
- Ön büro: varışlar, ayrılışlar, oda değişiklikleri, uzatmalar, walk-in'ler
- Kat hizmetleri: kim neyi, hangi sırayla temizliyor ve ne hazır
- Misafirin orada dururken istediği her şey
Konaklama çevresinde
- Varsa restoran hizmeti
- Randevuya dayalı hizmetler — spa, masaj, tedaviler, turlar, seminer odası
- Doğru şirket bilgileri ve vergi uygulamasıyla teklifler ve faturalama
- Her seferinde aynı kayıt olması gereken misafir kaydı
Bu bir dilek listesi değildir. Orta ölçekli bir otelde bir salı günüdür.
"Tek ekosistem" pratikte gerçekte ne anlama gelir?
KIMISUITE bu yolculuğu tek bir çalışma alanında kapsar ve önemli olan modül sayısı değildir. Önemli olan, misafirin, rezervasyonun, faturanın ve görevin her yerde aynı kayıtlar olmasıdır.
Somut olarak, KIMISUITE üzerinde çalışan bir tesiste:
- Web sitesi rezervasyon widget'ları taşır — kaydırıcı, liste veya arama — böylece doğrudan rezervasyon kendi alan adınızda başlar ve komisyon ödemez.
- Booking Hub rezervasyonu, oda planını, fiyatları ve misafir profilini tutar ve müsaitliği OTA'larla gerçek zamanlı senkronize tutar.
- Temizlik organizasyonu rezervasyonla aynı sistemde yaşar: kat hizmetleri görevleri atanır, oda durumu izlenir ve günlük iş akışı görünürdür, çünkü sistem kimin geldiğini ve kimin ayrıldığını zaten bilir.
- CRM Business Hub kurumsal rezervasyon için teklifi düzenler, faturaya dönüştürür, KDV kurallarını uygular ve ödemeyi takip eder — aynı müşteri kaydına karşı, gereken yerlerde e-Fatura ile.
- Service Manager spa tedavisini, masajı, turu ve seminer odasını yönetir; terapist ve tedavi odası yalnızca bir kez rezerve edilebilen gerçek kaynaklar olarak.
- Gastro POS Hub restoranı çalıştırır, ayrı bir adaya değil aynı çalışma alanına bağlı olarak.
- Task Hub olan şeyleri yapılan şeylere dönüştürür — onaylanmış bir rezervasyon, varıştan 24 saat önce teslim edilmesi gereken "karşılama sepetini hazırla" kartını otomatik olarak oluşturabilir.
Sonuç, herhangi bir tek aracın uzmanlaşmış bir araçtan çarpıcı biçimde daha iyi olması değildir. Dikiş yerlerinin ortadan kalkmış olmasıdır. Kimse misafir adını yeniden yazmaz. Fatura rezervasyonu bilir. Spa çıkış tarihini bilir. Karşılama sepeti görevi vardır, çünkü rezervasyon kendini onun içine onaylamıştır.
Dürüst karşı argüman
Özel amaçlı tek bir araç, dar alanında bağlantılı bir paketteki eşdeğer modülden bazen daha fazla derinliğe sahip olacaktır. Bu gerçek bir ödünleşimdir ve aksini iddia etmek yerine bunu adlandırmaya değer.
Soru şudur: Size gerçekte hangi sorun daha pahalıya mal oluyor — uzman araçta sahip olmadığınız özellik mi, yoksa her varışın geçmek zorunda olduğu sekiz araç arasındaki altı dikiş yeri mi?
Özel bir BT ekibi ve entegrasyon bütçesi olan büyük bir zincir için uzman yığını doğru cevap olabilir. Yazılımı seçen kişinin pazar günü resepsiyona da bakan kişi olduğu bir tesis için genellikle değildir.
Karar hakkında nasıl düşünmeli?
PMS'i PMS ile karşılaştırmayı bırakın. Bunun yerine tüm yolculuğu karşılaştırın:
- Misafir yolculuğunuzu çizin — ilk Google aramasından son faturaya kadar.
- Verinin yeniden yazıldığı veya bir yerden başka bir yere aktarıldığı her noktayı işaretleyin.
- Ekibinizin normal bir vardiyada ihtiyaç duyduğu giriş sayısını sayın.
- İşin içindeki her aracın aylık maliyetini toplayın, kimsenin hatırlamadıkları dahil.
- Sonra sorun: Tek bir bağlantılı çalışma alanı bunun ne kadarını ortadan kaldırır?
Bu sayı — bir PMS'in aylık fiyatı değil — yazılımın bugün size gerçekte maliyetidir.
Booking Hub oda başına değil oda tipi başına fiyatlandırılır ve yolculuğun geri kalanı aynı çalışma alanında yaşadığı için ikinci ve üçüncü araçlar kendi abonelikleri, kendi girişleri ve misafirinizin adının kendi versiyonlarıyla gelmez.
Bir otel PMS'i bir süredir sadece bir PMS değil. Hâlâ öyle davranan sistemler, aradaki farkı sessizce sizden tahsil ediyor.
Booking Hub'ın neleri kapsadığını görün — veya kararın ortasındaysanız güvenebileceğiniz bir otel sistemini nasıl seçeceğinizi okuyun.
