Një nënshkrim elektronik është të dhëna në formë elektronike që i bashkëngjiten ose lidhen logjikisht me të dhëna të tjera elektronike dhe që nënshkruesi i përdor për të nënshkruar, siç përcaktohet në Rregulloren e BE-së eIDAS.
Përkufizimi është i gjerë: një emër i shtypur, një nënshkrim i vizatuar në telefon dhe një nënshkrim i bazuar në certifikatë nga një kartë inteligjente, të gjitha kualifikohen. Ajo që i ndan është se sa provojnë për atë që nënshkroi dhe nëse dokumenti ndryshoi më pas.
Tre nivelet sipas eIDAS
Rregullat vijnë nga Rregullorja (BE) Nr. 910/2014, e njohur si eIDAS, e cila zbatohet drejtpërdrejt në çdo shtet anëtar të BE-së. Ajo u ndryshua në vitin 2024 nga Rregullorja (BE) 2024/1183, kryesisht për të shtuar Portofolin Evropian të Identitetit Dixhital; tre nivelet e nënshkrimit mbeten siç ishin.
| Niveli | Përkufizimi ligjor (eIDAS) | Çfarë kërkon në praktikë | Efekti ligjor |
|---|---|---|---|
| Nënshkrimi elektronik i thjeshtë (SES) | Art. 3(10): të dhëna elektronike të bashkëngjitura ose të lidhura logjikisht me të dhëna të tjera, të përdorura nga nënshkruesi për të nënshkruar | Asgjë specifike. Një nënshkrim i vizatuar ose i shtypur, një klikim në "Jam dakord", një nënshkrim i skanuar i ngjitur në një skedar | Nuk mund të refuzohet si provë vetëm sepse është elektronik (Art. 25(1)); pesha e tij gjykohet rast pas rasti |
| Nënshkrimi elektronik i avancuar (AdES) | Art. 3(11) dhe Art. 26: i lidhur në mënyrë unike me nënshkruesin, i aftë për ta identifikuar atë, i krijuar me të dhëna nën kontrollin e tij të vetëm, dhe i lidhur me të dhënat në mënyrë që çdo ndryshim i mëvonshëm të jetë i dallueshëm | Zakonisht një nënshkrim i bazuar në certifikatë ku nënshkruesi kontrollon çelësin | Njësoj si më sipër, me prova shumë më të forta se kush nënshkroi dhe se asgjë nuk ndryshoi |
| Nënshkrimi elektronik i kualifikuar (QES) | Art. 3(12): një nënshkrim i avancuar i krijuar nga një pajisje e kualifikuar për krijimin e nënshkrimit dhe i bazuar në një certifikatë të kualifikuar | Një certifikatë e kualifikuar nga një ofrues i kualifikuar i shërbimeve të besimit, e përdorur në një pajisje të certifikuar si kartë inteligjente, token USB ose një shërbim i kualifikuar nënshkrimi në distancë | Efekt ligjor i barabartë me nënshkrimin me dorë (Art. 25(2)); i njohur në të gjitha shtetet anëtare (Art. 25(3)) |
Së pari, asnjë nivel nuk është "i pavlefshëm". Neni 25(1) thotë se një nënshkrimi elektronik nuk mund t'i mohohet efekti ligjor ose pranueshmëria si provë vetëm sepse është elektronik ose jo i kualifikuar. Ajo që ndryshon është se sa e lehtë është të provohet në një mosmarrëveshje.
Së dyti, vetëm nënshkrimi i kualifikuar barazohet automatikisht me atë me dorë në të gjithë BE-në. Dy të tjerët peshohen si prova, prandaj një gjurmë e mirë auditimi ka kaq shumë rëndësi për to.
Çfarë e bën një nënshkrim të thjeshtë të qëndrueshëm
Për shkak se një nënshkrim elektronik i thjeshtë nuk ka prova të integruara, provat duhet të vijnë nga rrethina e tij. Në praktikë, kjo do të thotë:
- kush u ftua, me cilën adresë emaili dhe nëse u përdor një kontroll shtesë si një kod me email
- kur u hap dhe u nënshkrua dokumenti, me zonën kohore
- nga ku, në formën e adresës IP dhe pajisjes
- që skedari nuk ndryshoi, e treguar nga një gjurmë dixhitale (hash) e origjinalit dhe versionit të nënshkruar dhe një vulë në PDF-në e përfunduar
- një vulë kohore e pavarur, për shembull një vulë kohore RFC 3161 nga një autoritet vulosjeje kohore, në mënyrë që koha e nënshkrimit të mos varet nga ora e serverit tuaj
- pëlqimi i qartë i nënshkruesit për të nënshkruar në mënyrë elektronike
Një nënshkrim i thjeshtë me këtë regjistër është provë shumë më e fortë se një nënshkrim i skanuar i paregjistruar i ngjitur në një skedar Word, edhe pse të dy janë "të thjeshtë" në letër.
Cilin nivel ka nevojë një dokument?
eIDAS përcakton nivelet dhe efektin e tyre. Nëse një dokument ka nevojë për një formë të caktuar, vendoset nga ligji kombëtar, dhe kjo ndryshon nga vendi në vend. Disa modele të përgjithshme:
| Situata | Niveli tipik | Shënim |
|---|---|---|
| Ofertat, konfirmimet e porosive, kuotimet | I thjeshtë | Nuk ka kërkesë forme në shumicën e vendeve; qëllimi është prova e marrëveshjes |
| Marrëveshjet e shërbimit, kontratat me profesionistë të lirë dhe furnitorë | I thjeshtë, ndonjëherë i avancuar | Shumica e kontratave tregtare mund të lidhen në çdo formë |
| Pëlqimet e klientëve, formularët e regjistrimit, miratimet e brendshme | I thjeshtë | Mbajeni regjistrin bashkë me dokumentin |
| Marrëveshjet e qirasë, kontratat e punës | Varet nga vendi dhe klauzola | Disa klauzola mund t'i nënshtrohen formës së shkruar sipas ligjit kombëtar |
| Çdo gjë ku ligji parashikon formën e shkruar | I kualifikuar, ku forma elektronike lejohet | Në Gjermani, për shembull, forma e shkruar ligjore mund të zëvendësohet elektronikisht vetëm me një QES (§ 126a BGB) |
| Dokumentet ku ligji përjashton formën elektronike | Vetëm në letër | Në Gjermani, njoftimi i ndërprerjes së kontratës së punës duhet të jetë në letër; forma elektronike përjashtohet (§ 623 BGB) |
| Aktet noteriale, shumë transferime pronësie | Noter | Jashtë asaj që mund të zëvendësojë çdo mjet nënshkrimi |
Rregulli i ndershëm praktik: shumica e dokumenteve të përditshme të biznesit nuk kanë nevojë për formë të veçantë, dhe një nënshkrim i thjeshtë i regjistruar mirë mjafton. Kur forma e shkruar kërkohet me ligj, kontrolloni nëse forma elektronike lejohet fare dhe, nëse po, përdorni një nënshkrim të kualifikuar. Kur keni dyshime, pyesni një avokat në vendin ligji i të cilit qeveris kontratën.
Çfarë nuk është një nënshkrim elektronik
- Jo një vulë dixhitale. Një vulë (Art. 3(25)) krijohet nga një person juridik, si një kompani, për të treguar origjinën dhe integritetin e një dokumenti. Një nënshkrim jepet nga një person fizik. Një platformë nënshkrimi shpesh vulos PDF-në e përfunduar në mënyrë që ndryshimet të bëhen të dukshme, por ajo vulë nuk zëvendëson nënshkrimin e nënshkruesit.
- Jo një vulë kohore. Një vulë kohore provon se të dhënat ekzistonin në një kohë të caktuar. Ajo e forcon një nënshkrim, por nuk është një i tillë.
- Jo e njëjtë me "nënshkrimin dixhital". Termi zakonisht përshkruan teknikën kriptografike (çelësat dhe certifikatat) pas nënshkrimeve të avancuara dhe të kualifikuara. Një nënshkrim elektronik i thjeshtë shpesh nuk përdor asnjë prej tyre.
Një shembull i punuar
Një hotel i vogël me 12 dhoma nënshkruan rreth 40 dokumente në muaj: 25 konfirmime rezervimesh për evente dhe grupe, 10 marrëveshje me furnitorë dhe pesë dokumente të lidhura me punësimin.
- 25 konfirmimet e rezervimeve dhe 10 marrëveshjet me furnitorë nuk kanë kërkesë forme. Një nënshkrim elektronik i thjeshtë me një regjistër të plotë nënshkrimi është i përshtatshëm.
- Nga pesë dokumentet e punësimit, shumica mund të nënshkruhen në të njëjtën mënyrë, në varësi të ligjit kombëtar. Një njoftim ndërprerjeje në Gjermani do të duhej të bëhej në letër.
- Një herë në vit pronari nënshkruan një marrëveshje aksionerësh ku avokati i tij kërkon një nënshkrim të kualifikuar. Ai dokument i vetëm ka nevojë për një QES.
Pra, në një muaj normal, praktikisht gjithçka funksionon në nivelin e thjeshtë. Përjashtimet janë të rralla dhe të parashikueshme: dokumenti i rastit që ligji e mban në letër, dhe kontrata e vetme në vit ku kërkohet një certifikatë e kualifikuar. Ky model është tipik për bizneset e vogla.
Si duket kjo në KIMISUITE
Document Sign përdor një nënshkrim elektronik të thjeshtë sipas eIDAS si standard. Marrësit nënshkruajnë pa llogari, çdo nënshkrues konfirmon se është dakord të nënshkruajë në mënyrë elektronike, dhe dokumenti i përfunduar është një PDF e vetme e vulosur me një regjistër nënshkrimi (emrat, kohët, IP, pajisja, historiku) dhe një vulë kohore të pavarur RFC 3161. Kur kërkohet një nënshkrim i kualifikuar, nga plani Business një nënshkrues mund të nënshkruajë me certifikatën në token-in e tij USB ose kartën inteligjente, duke përdorur KIMISUITE Signer për Windows.
Rrjedha e punës hap pas hapi është në Document Sign është live: Dërgoni një PDF për nënshkrim nga Workspace-i juaj.
Nëse shumica e dokumenteve tuaja janë të llojit të përditshëm, mund të filloni me aplikacionin Document Sign dhe të dërgoni dokumentin tuaj të parë brenda pak minutash.
Anuloni kurdo · Pa afat minimal · 14 ditë falas
