Document Sign tani është i disponueshëm në KIMISUITE. Bën një punë: ngarkoni një dokument të përfunduar, tregoni kush duhet të nënshkruajë dhe ku, dhe merrni një PDF të vulosur që tregon kush nënshkroi, kur, dhe që asgjë nuk ndryshoi më pas.
Është një aplikacion me pagesë që e shtoni në workspace-in tuaj, si CRM Business Hub ose Service Manager. Ja çfarë bën, dhe po aq qartë, çfarë nuk bën.
Për çfarë shërben
Shumica e bizneseve të vogla nuk i shkruajnë kontratat në një mjet nënshkrimi. Marrëveshja e qirasë, letra e ofertës, kontrata e furnitorit ose formulari i pëlqimit ekziston tashmë si skedar Word ose PDF. Ajo që mungon është pjesa pas kësaj: marrja e një nënshkrimi pa printim, skanim dhe ndjekje të njerëzve me email.
Document Sign fillon pikërisht në atë pikë. Nuk ka asnjë redaktues dokumentesh dhe asnjë shabllon. Ju sillni skedarin e përfunduar, dhe aplikacioni merret me nënshkrimin.
Si funksionon, në tre hapa
1. Ngarkoni. Hidhni një PDF, ose një skedar Word, OpenDocument ose RTF, i cili konvertohet në PDF. Skedarët mund të jenë deri në 25 MB. I jepni një titull (marrësit e shohin në email) dhe, nëse dëshironi, ia caktoni një projekti.
2. Përgatitni. Shtoni marrësit me emër dhe email dhe vendosni rolin e tyre: nënshkruan ose merr një kopje. Më pas vendosni fushat në faqe: nënshkrim, iniciale, emër i plotë, email, datë, tekst dhe kuti zgjedhjeje. Fushat e tekstit dhe kutitë e zgjedhjes mund të shënohen si të detyrueshme, dhe data plotësohet vetë kur marrësi nënshkruan. Nëse rendi ka rëndësi, aktivizoni nënshkrim sipas rendit, dhe nënshkruesi tjetër ftohet vetëm pasi ai i mëparshmi të ketë nënshkruar. Një listë e shkurtër kontrolli ju tregon kur gjithçka është në vend.
3. Dërgoni. Shtoni një mesazh, një afat opsional dhe rikujtues automatikë, pastaj dërgoni. Çdo marrës merr një link.
Çfarë sheh nënshkruesi
Marrësi nuk ka nevojë për llogari. Ai hap linkun në kompjuter ose telefon, kalon nëpër fushat një nga një, dhe nënshkruan duke vizatuar me miun, gishtin ose stilolapsin, ose duke shtypur emrin e tij. Para se të përfundojë, ai konfirmon se është dakord të nënshkruajë në mënyrë elektronike. Nëse diçka nuk është në rregull, ai mund të refuzojë dhe të japë një arsye, dhe ju njoftoheni.
Faqja e nënshkrimit është e disponueshme në 16 gjuhë, dhe mund ta vendosni gjuhën për çdo marrës. Një klient në Shkup mund ta kalojë faqen e nënshkrimit në maqedonisht ndërsa një partner në Vjenë e sheh në gjermanisht; vetë dokumenti mbetet pikërisht ashtu siç e ngarkuat.
Çfarë merrni
Kur personi i fundit ka nënshkruar, dokumenti është i plotë dhe ju merrni një PDF të vulosur:
| Pjesa | Çfarë përmban |
|---|---|
| Faqet e nënshkruara | Faqet tuaja origjinale me nënshkrime, iniciale, emra, data, tekst dhe shenja të plotësuara |
| Vula e dokumentit | Një vulë me numër dokumenti 8-shifror në çdo faqe |
| Regjistri i nënshkrimeve | Faqe të bashkangjitura që listojnë çdo marrës, rolin e tyre, kur u ftuan, u hapën dhe nënshkruan, adresën IP dhe pajisjen, plus historikun e plotë të ngjarjeve |
| Vula dixhitale | PDF-ja e përfunduar vuloset dixhitalisht, kështu që ndryshimet e mëvonshme bëhen të dukshme |
| Vula kohore | Një vulë kohore e pavarur RFC 3161 mbi PDF-në e nënshkruar |
Në aplikacion shihni gjithashtu gjurmët SHA-256 të skedarit të ngarkuar dhe skedarit të nënshkruar, detajet e vulës kohore dhe çdo hap të historikut: ngarkuar, dërguar, hapur, nënshkruar, refuzuar, rikujtues, përfunduar.
Çfarë lloj nënshkrimi është
Si parazgjedhje, nënshkruesit përdorin një nënshkrim elektronik të thjeshtë sipas Rregullores së BE-së eIDAS, dhe çdo nënshkrues konfirmon se është dakord të nënshkruajë në mënyrë elektronike. Për dokumente të përditshme biznesi si oferta, porosi, marrëveshje shërbimi, miratime të brendshme dhe shumica e pëlqimeve të klientëve, ky është niveli në përdorim të zakonshëm.
Disa dokumente kërkojnë më shumë. Aty ku kërkohet një nënshkrim i kualifikuar, nga plani Business mund ta vendosni nivelin e një nënshkruesi në Certifikatë në token: ata nënshkruajnë me certifikatën në token-in e tyre USB ose kartën inteligjente, duke përdorur KIMISUITE Signer për Windows. Nënshkrimi elektronik i thjeshtë mbetet standardi; nënshkrimi me token është një opsion për rastet që e kërkojnë.
Nëse nuk jeni të sigurt se cilin nivel kërkon një dokument, ne i shpjegojmë tre nivelet, dhe ku ka rëndësi ndryshimi, në Çfarë është një nënshkrim elektronik? I thjeshtë, i avancuar dhe i kualifikuar.
Mbajtja nën kontroll
Paneli tregon çfarë është në pritje për nënshkrime, çfarë është ende draft dhe çfarë u përfundua së fundmi. Dokumentet mund të grupohen në projekte, për shembull të gjitha kontratat për një pronë ose një punësim, me një shirit progresi për çdo projekt. Ngjarjet e nënshkrimit shfaqen gjithashtu në zilen e njoftimeve të KIMISUITE, dhe çdo person në pritje mund të rikujtohet me një klik.
Çfarë nuk bën Document Sign
Për t'i mbajtur pritshmëritë të qarta:
- pa redaktues dokumentesh dhe pa shabllone; ju ngarkoni skedarë të përfunduar
- pa lidhje me CRM Business Hub ose Contacts; marrësit futen me emër dhe email
- pa markim të personalizuar në faqen e nënshkrimit
- pa faqe verifikimi publike për palët e treta
Planet llogariten sipas dokumenteve të dërguara në muaj, jo sipas përdoruesit. Draftet nuk llogariten derisa të dërgohen.
Provojeni
Mund ta shtoni Document Sign në workspace-in tuaj dhe të dërgoni dokumentin tuaj të parë sot. Shihni si funksionon në faqen e aplikacionit Document Sign.
Anuloni kurdo · Pa afat minimal · 14 ditë falas
