Pyetni një pronar biznesi pse nuk është larguar ende nga sistemi i tij i vjetër i faturimit dhe rrallë do të dëgjoni "Më pëlqen". Do të dëgjoni diçka më afër: "E di ku është çdo gjë."
Kjo është një arsye plotësisht racionale për të qëndruar. Lista juaj e klientëve, numrat e faturave, zërat e hapur dhe konventat e vogla që ekipi juaj ka shpikur ndër vite jetojnë të gjitha në atë sistem. Lëvizja duket si të paketosh një shtëpi ku gjysma e kutive janë pa etiketa.
Por frika dhe realiteti nuk kanë të njëjtën madhësi. Një migrim është një sekuencë hapash të zakonshëm, dhe nëse i ndërmerr në rendin e duhur, asgjë nuk humbet dhe askush nuk kalon një fundjavë duke rishkruar adresa.
Ja si ndodh në të vërtetë.
Hapi 1: Vendosni çfarë po zhvendosni — dhe çfarë jo
Instinkti i parë është të zhvendosni gjithçka. Rezistojini. Ka një ndryshim midis të dhënave që ju duhen për të operuar dhe të dhënave që ju duhen për t'i ruajtur.
Ju duhen për të operuar:
- Klientët tuaj aktivë — ata që do të faturoni në dymbëdhjetë muajt e ardhshëm
- Zërat tuaj të hapur — fatura të papaguara, oferta të dërguara, abonime aktive
- Produktet dhe shërbimet tuaja me çmime dhe norma tatimore
- Numërimi i faturave tuaja në mënyrë që sekuenca të vazhdojë pa ndërprerje
Ju duhen për t'i ruajtur, por jo domosdoshmërisht për t'i importuar:
- Fatura të paguara dhe të mbyllura nga vitet e mëparshme
- Klientë që nuk i keni faturuar që nga viti 2019
- Dokumente draft që askush nuk i dërgoi kurrë
Faturat e vjetra të mbyllura i përkasin arkivit tuaj, jo bazës së të dhënave aktive të sistemit të ri. Eksportimi i tyre si një arkiv i plotë dhe i datuar përmbush detyrimin tuaj të mbajtjes së regjistrave pa tërhequr një dekadë zhurmë në një fillim të ri.
Ky vendim i vetëm zakonisht e përgjysmon migrimin.
Hapi 2: Eksportoni dhe shikoni të dhënat tuaja me ndershmëri
Çdo sistem mund të eksportojë një listë klientësh dhe një listë faturash — zakonisht si CSV ose Excel. Bëjeni këtë fillimisht, pastaj hapni skedarin dhe lexojeni me të vërtetë.
Do të gjeni gjëra. Të gjithë gjejnë:
- Të njëjtin klient të futur tri herë me drejtshkrime pak të ndryshme
- Numra tatimorë që mungojnë ose të vjetëruar
- Adresa në një fushë të vetme "shënime" në vend të kolonave të duhura
- Një normë tatimore që ndryshoi dy vjet më parë por mbijeton në regjistrat e vjetër
Ky është momenti për ta rregulluar, dhe ia vlen ta bëni siç duhet. Një faturë elektronike e strukturuar vërteton fushat që merr. Një regjistër klienti me numër tatimor që mungon nuk është problem kozmetik — është një faturë që refuzohet. Pastrimi i listës para se të zhvendoset është një orë e njëhershme që kursen një orë të përsëritur.
Hapi 3: Importoni në sistemin e ri
Ky është hapi nga i cili njerëzit kanë frikë dhe është vërtet më pak dramatik. Në CRM Business Hub të KIMISUITE ju futni klientët, produktet dhe zërat e hapur nga skedarët standardë të eksportit që prodhon sistemi juaj i mëparshëm. Kolonat hartohen një herë, importi ekzekutohet dhe ju rishikoni rezultatin para se çdo gjë të konfirmohet.
Dy gjëra që ia vlen t'i vendosni me qëllim në këtë pikë:
- Sekuenca e numrave të faturave tuaja. Vendosni numrin tjetër që të vazhdojë aty ku ndaloi sistemi i vjetër. Vazhdimësia ka rëndësi për librat tuaj dhe për qetësinë e llogaritarit tuaj.
- Rregullat tuaja tatimore. Vendosini siç duhet një herë, në mënyrë qendrore, në vend që t'i korrigjoni për çdo faturë më vonë.
Asgjë këtu nuk kërkon një zhvillues ose specialist të të dhënave. Nëse skedari i eksportit është i pastër, importi është i mërzitshëm — që është pikërisht qëllimi.
Hapi 4: Përdorni të dy sistemet për një mbivendosje të shkurtër
Mos e ndërroni sistemin në një pasdite të martë. Jepini vetes një mbivendosje të përcaktuar — dy deri në katër javë janë mjaftueshëm.
Gjatë mbivendosjes:
- Lëshoni fatura të reja në sistemin e ri. Të gjitha, që nga dita e parë.
- Lëreni sistemin e vjetër të përfundojë atë që filloi. Pagesat kundrejt faturave të vjetra regjistrohen aty ku jetojnë ato fatura.
- Mos e ndani biznesin e ri midis të dyjave. Mbivendosja është për të mbyllur të kaluarën, jo për të mbrojtur veten.
Mbivendosja ekziston në mënyrë që muaji i parë të jetë një eksperiment i vogël dhe i kthyeshëm në vend të një kërcimi të pakthyeshëm. Në praktikë, shumica e ekipeve ndalojnë së hapuri sistemin e vjetër pas dhjetë ditësh dhe e mbajnë të disponueshëm vetëm për referencë.
Hapi 5: Zgjidhni një datë fillimi të pastër
Filloni në fillim të një muaji, dhe idealisht në fillim të një periudhe TVSH-je. Llogaritari juaj do t'ju falënderojë, raportimi juaj nuk do të ketë një ndërprerje në mes, dhe krahasimi midis "para" dhe "pas" mbetet i lexueshëm.
Për një biznes që përgatitet për afatin e faturimit elektronik të 1 tetorit në Maqedoninë e Veriut, kjo do të thotë se datat e dobishme të fillimit janë 1 gushti ose 1 shtatori — mjaft herët që të kaloni shtatorin duke lëshuar fatura normalisht në një sistem që tashmë e njihni, në vend që të mësoni një mjet të ri në të njëjtën javë kur ndryshojnë rregullat.
Fillimi në javën e fundit të shtatorit është opsioni vërtet stresues. Jo sepse migrimi është i vështirë, por sepse humbisni rezervën tuaj.
Hapi 6: Lista e kontrollit për ditën e parë
Në ditën tuaj të parë reale, dhjetë minuta kontroll parandalon një muaj bezdi të vogla:
- Lëshoni një faturë testuese për kompaninë tuaj dhe lexojeni rresht pas rreshti
- Konfirmoni që numri i faturës është ai që prisnit
- Kontrolloni llogaritjen e taksës kundrejt një shembulli të njohur nga sistemi i vjetër
- Verifikoni që logoja, detajet e pagesës dhe kushtet shfaqen saktë
- Dërgoni një faturë reale dhe konfirmoni që klienti e mori atë
- Konfirmoni që dokumenti u dorëzua dhe u pranua, jo vetëm u krijua
- Kontrolloni që një pagesë e regjistruar kundrejt tij përditëson statusin
Kjo është e gjitha. Nëse këto shtatë kalojnë, ju jeni duke funksionuar.
Çfarë fitoni që nuk ka të bëjë fare me pajtueshmërinë
Ja pjesa që i befason njerëzit. Shumica e bizneseve lëvizin për shkak të një afati dhe pastaj qëndrojnë për shkak të gjithçkaje tjetër.
Pasi klientët, ofertat, faturat dhe pagesat qëndrojnë në të njëjtën hapësirë pune:
- Një ofertë bëhet faturë me një klikim, pa rishkruar asgjë
- Faturat e përsëritura lëshohen vetë në vend që të mbështeten te dikush që kujtohet
- Kujtuesit e pagesës dalin automatikisht, gjë që përmirëson në heshtje rrjedhën e parasë më shumë se çdo përpjekje arkëtimi
- Më në fund mund të shihni, në një ekran, kush ju detyrohet çfarë
Afati i pajtueshmërisë është arsyeja pse filluat. Muaji kur ndaloni së ndjekuri faturat e papaguara nga kujtesa është arsyeja pse jeni të lumtur që e bëtë.
Përmbledhja e sinqertë
Një migrim nuk është një kërcim besimi. Është: vendosni çfarë zhvendoset, pastrojeni, importojeni, mbivendoseni shkurtimisht, filloni në të parën e një muaji dhe kontrolloni shtatë gjëra ditën e parë.
Të dhënat nuk zhduken. Klientët nuk e vënë re. Dhe afati që ju shtyu drejt tij pushon së qeni diçka për të cilën mendoni.
Shihni si CRM Business Hub trajton faturimin dhe e-faturën — ose filloni me çfarë ndryshon në të vërtetë më 1 tetor.
