Ka një datë të rrethuar në shumë kalendarë në Maqedoninë e Veriut tani: 1 Tetori. Kjo është kur faturimi elektronik — е-фактура — pushon së qeni një projekt për më vonë dhe bëhet pjesë e mënyrës se si lëshohen ligjërisht faturat.
Nëse reagimi juaj ndaj kësaj fjalie është një nyjë e vogël në stomak, jeni në shoqëri të mirë. Shumica e pronarëve të bizneseve me të cilët flasim nuk shqetësohen për vetë ligjin. Ata shqetësohen për kalimin: të dhënat që ndodhen në sistemin e vjetër, llogaritari që e ka bërë në të njëjtën mënyrë për dymbëdhjetë vjet, java e kaosit që të gjithë supozojnë se po vjen.
Pra, le ta heqim dramën dhe të shohim se çfarë ndryshon vërtet, çfarë jo dhe si duket një përgatitje e qetë.
Çfarë është në të vërtetë e-faktura
Një faturë elektronike (е-фактура) nuk është një PDF që dërgoni me email. Ky dallim është e gjithë pika, dhe këtu fillon shumica e konfuzionit.
Një PDF është një fotografi e faturës. Një njeri mund ta lexojë; një sistem nuk mundet, të paktën jo me besueshmëri. Një faturë elektronike është një dokument dixhital i strukturuar — shumat, normat tatimore, të dhënat e palëve dhe zërat e linjës qëndrojnë në fusha të përcaktuara që një sistem tjetër mund t'i lexojë, t'i vlefshmërisë dhe t'i regjistrojë automatikisht. Ajo lëshohet, transmetohet dhe arkivohet në mënyrë elektronike përmes një kanali të miratuar, dhe administrata tatimore — UJP (Управа за јавни приходи) — mund ta shohë.
Ky është ndryshimi me një fjali: faturat kalojnë nga dokumente që dërgoni në të dhëna që dorëzoni.
Çfarë ndryshon vërtet për ju më 1 tetor
Më pak se sa mund të mendoni, nëse faturimi juaj jeton tashmë në softuer. Më shumë se sa do të dëshironit, nëse jeton në një spreadsheet.
Konkretisht:
- Faturat lëshohen në një format të strukturuar, jo si dokumente të lira.
- Ato transmetohen përmes kanalit zyrtar, jo vetëm në inbox-in e klientit tuaj.
- Ato arkivohen në mënyrë dixhitale në një formë që i qëndron një auditimi.
- Numërimi juaj, normat tatimore dhe të dhënat e palëve duhet të jenë të pastra — një format i strukturuar është i pamëshirshëm ndaj fushave që mungojnë në një mënyrë që një PDF nuk ka qenë kurrë.
Faturimi në sektorin publik (B2G) ka qenë në këtë rrugë prej disa kohësh. Biznes-me-biznes është pjesa që po futet në faza, prandaj tetori është data për të cilën flitet.
Çfarë nuk ndryshon
Kjo është pjesa që askush nuk ju thotë, dhe është pjesa që ul presionin e gjakut:
- Çmimet tuaja, kushtet tuaja dhe marrëdhëniet me klientët mbeten saktësisht siç janë.
- Llogaritari juaj nuk bëhet i panevojshëm. Puna e tij bëhet më e shpejtë sepse të dhënat mbërrijnë të strukturuara në vend të pesëdhjetë PDF-ve në fund të muajit.
- Nuk keni nevojë për një person teknik në staf. Nëse softueri juaj i faturimit e trajton dorëzimin, ju vazhdoni të klikoni të njëjtin buton si gjithmonë.
- Faturat tuaja të vjetra mbeten të vlefshme. Asgjë nuk prishet në mënyrë retroaktive.
Tre mënyrat se si bizneset po e trajtojnë
Nga ajo që shohim, kompanitë po përfundojnë në një nga tre grupet.
Grupi i parë: duke pritur. Ata kanë dëgjuar për të, synojnë të merren me të dhe planifikojnë të fillojnë në dy javët e fundit të shtatorit. Ky është opsioni i shtrenjtë — jo për shkak të gjobave, por sepse përfundoni duke zgjedhur një sistem nën presion kohe, duke migruar me nxitim dhe duke zbuluar se të dhënat e klientëve tuaj ishin më të çrregullta se sa mendonit në momentin më të keq të mundshëm.
Grupi i dytë: duke shtuar diçka sipër. Ata mbajnë mjetin aktual të faturimit dhe shtojnë një shërbim të veçantë faturimi elektronik pranë tij. Kjo funksionon dhe është një zgjedhje legjitime. Kostoja është një bashkim i përhershëm në mes të procesit tuaj: dy sisteme, dy hyrje, dy vende ku një adresë klienti mund të jetë e gabuar dhe një rakordim mujor që askujt nuk i pëlqen.
Grupi i tretë: duke konsoliduar. Ata e trajtojnë afatin si arsyen për të vendosur më në fund klientët, ofertat, faturat dhe pagesat në një vend — në mënyrë që fatura elektronike të jetë thjesht hapi i fundit i një rrjedhe që tashmë ekziston, jo një punë e veçantë.
Nuk ka përgjigje moralisht të saktë këtu. Por grupi i tretë priret të jetë ai që ndalon së menduari për faturimin fare më pas.
Si duket vërtet "të qenit gati"
Injoroni marketingun për një moment. Një biznes është gati për 1 tetorin kur mund të përgjigjet po në pesë pyetje të thjeshta:
- A mund të lëshoj një faturë elektronike të strukturuar pa eksportuar, riformatuar ose ngarkuar asgjë me dorë?
- A janë të pastra të dhënat kryesore të klientëve të mi — numrat tatimorë, emrat ligjorë, adresat — për klientët që unë në fakt faturon?
- A është dorëzimi automatik, apo dikush duhet të kujtojë një hap të dytë pasi klikon "dërgo"?
- A janë faturat e mia të arkivuara në një formë që mund ta prodhoj gjatë një auditimi pa gërmuar nëpër email?
- A e di se çfarë ndodh kur diçka refuzohet — kush e sheh dhe si korrigjohet?
Nëse mund t'u përgjigjeni këtyre pesë, data në kalendar pushon së pasuri rëndësi.
Ku përshtatet KIMISUITE
CRM Business Hub është aplikacioni i KIMISUITE që trajton faturimin, dhe është vendi ku jeton e-faktura — me integrim direkt me UJP. Ju e krijoni faturën ashtu siç e keni bërë gjithmonë; dokumenti i strukturuar formatohet dhe dorëzohet për ju, dhe regjistrimi ruhet dhe është gati për auditim.
Për shkak se ndodhet në të njëjtën hapësirë pune si klientët, ofertat dhe pagesat tuaja, fatura nuk është një fillim i ri çdo muaj. Një klient potencial bëhet ofertë, oferta bëhet faturë, fatura bëhet faturë elektronike dhe pagesa mbyll ciklin kundrejt të njëjtit regjistrim klienti. Një sistem, një klient, një numër që duhet të jetë i saktë.
Kjo është edhe arsyeja pse afati është një moment i arsyeshëm për të parë të gjithë rrjedhën në vend që të shikoni vetëm hapin e fundit të saj.
Pjesa nga e cila të gjithë kanë frikë në të vërtetë
Jo ligji. Migrimi.
"Çfarë ndodh me klientët e mi ekzistues, numrat e faturave të mia, zërat e mi të hapur?" është pyetja pas pothuajse çdo bisede për tetorin — dhe meriton përgjigjen e vet në vend të një fjalie qetësuese në fund të një artikulli.
Ne e shkruam atë veçmas: si të kaloni sistemet e faturimit pa humbur asnjë regjistrim klienti — importet, funksionimi paralel dhe lista e kontrollit për ditën e parë në sistemin e ri.
Versioni i shkurtër: sillni listën tuaj të klientëve, sillni faturat tuaja të hapura, drejtoni të dy sistemet për një mbivendosje të shkurtër dhe filloni pastër në fillim të një muaji. Askush nuk duhet të rishtypë asgjë.
Shihni si funksionon faturimi elektronik në CRM Business Hub — ose lexoni përmbledhjen e e-fakturës për Maqedoninë nëse dëshironi detajet e pajtueshmërisë së pari.
