Një kujtesë për pagesë të vonuar është një mesazh që i tregon klientit se një faturë është në afat ose e vonuar; koha që funksionon më mirë është një njoftim i shkurtër disa ditë para datës së afatit, një kujtesë e parë brenda tre ditëve pas saj, dhe ndjekje më të vendosura në intervale fikse deri në një njoftim përfundimtar rreth ditës së 30-të.
Shumica e bizneseve të vogla e kanë formulimin pak a shumë të saktë dhe kohën krejt gabim. Kujtesa e parë dërgohet kur dikush më në fund e vëren, shpesh javë me vonesë, dhe deri atëherë fatura ka kaluar nga "e harruar" në "problematike". Me një marzh fitimi 10%, një faturë e paarkëtuar prej 6.000 € fshin fitimin e 60.000 € në shitje normale, siç tregojnë shifrat në çfarë ndodh kur një faturë mbetet e papaguar. Plani i kujtesave është vendi ku parandalohet kjo humbje.
Një plan kujtesash që funksionon
Plani më poshtë është për klientë biznesi me kushte neto 30 ditë. Zhvendoseni për kushte më të shkurtra ose më të gjata, por ruani ritmin.
| Kur | Faza | Toni | Kanali |
|---|---|---|---|
| 3 deri 5 ditë para datës së afatit | Njoftim mirësjelljeje | Neutral, si shërbim | |
| 1 deri 3 ditë pas datës së afatit | Kujtesa e parë | Miqësor, supozon një harresë | |
| 10 deri 14 ditë pas | Kujtesa e dytë | I qartë, kërkon një datë pagese | E-mail dhe një telefonatë |
| 21 deri 30 ditë pas | Njoftim përfundimtar | I vendosur, përcakton pasojat dhe një afat | E-mail, dhe një letër nëse doni gjurmë shkresore |
| Pas afatit përfundimtar | Hapi tjetër | I vendosur paraprakisht | Agjenci arkëtimi, procedurë urdhri gjyqësor ose një plan pagese |
Dy parime pas tabelës:
- Herët dhe rregullisht ia kalon vonë dhe me zemërim. Një kujtesë në ditën e dytë lexohet si administrim i mirë. E njëjta kujtesë në ditën e 40-të lexohet si ankesë.
- Çdo fazë ka një datë. Nëse fazat varen nga disponimi ose ngarkesa e dikujt, klientët mësojnë se data juaj e afatit është një sugjerim.
Për të llogaritur datën e afatit dhe datat e kujtesave për një faturë specifike, llogaritësi i datës së afatit të pagesës ju jep datën e afatit nga data e faturës dhe kushtet; pjesa tjetër e planit rrjedh prej saj.
Pse mesazhi i parë dërgohet para datës së afatit
Njoftimi i mirësjelljes është mesazhi më efektiv në të gjithë sekuencën, dhe ai që shumica e bizneseve e anashkalojnë. Ai kap problemet që përndryshe do të dilnin në sipërfaqe vetëm pas datës së afatit:
- Fatura shkoi në një inbox të përgjithshëm që askush nuk e lexon.
- Ekipi i kontabilitetit të klientit ka nevojë për një numër urdhri blerjeje që mungon.
- Adresa, numri tatimor ose shuma është gabim, dhe fatura është në grumbullin "për t'u verifikuar" të dikujt.
Secila prej këtyre kushton ditë për t'u rregulluar pas datës së afatit. Para saj, ato kushtojnë një përgjigje.
Çfarë të thoni në çdo fazë
Mbajeni çdo mesazh të shkurtër. Klientit i duhen katër fakte: numri i faturës, shuma, data e afatit, si të paguajë. Bashkëngjitni faturën ose lidheni me të, çdo herë, që askush të mos kërkojë.
Njoftim mirësjelljeje (para datës së afatit)
Subjekti: Fatura INV-2026-0148 me afat më 2 tetor
Përshëndetje znj. Novak,
Një shënim i shpejtë që fatura INV-2026-0148 për 2.450,00 € ka afat më 2 tetor 2026. Fatura është bashkëngjitur sërish për lehtësi, me të dhënat tona bankare. Nëse diçka në të ka nevojë për korrigjim, thjesht përgjigjuni këtij e-maili.
Me respekt
Kujtesa e parë (1 deri 3 ditë pas)
Subjekti: Kujtesë: fatura INV-2026-0148, me afat 2 tetor
Përshëndetje znj. Novak,
Të dhënat tona tregojnë se fatura INV-2026-0148 për 2.450,00 €, me afat më 2 tetor, është ende e hapur. Nëse keni paguar tashmë, ju falënderojmë dhe ju lutemi injoroni këtë mesazh. Përndryshe, do të ishim mirënjohës për pagesën në ditët në vijim. Fatura është bashkëngjitur.
Kujtesa e dytë (10 deri 14 ditë pas)
Subjekti: Kujtesa e dytë: fatura INV-2026-0148, tani 12 ditë e vonuar
Përshëndetje znj. Novak,
Fatura INV-2026-0148 për 2.450,00 € kishte afat më 2 tetor dhe është ende e papaguar. A mund të na njoftoni deri të premten se kur mund ta presim pagesën? Nëse ka ndonjë problem me faturën ose punën, ju lutemi na tregoni dhe do ta zgjidhim shpejt.
Pasojeni kujtesën e dytë me një telefonatë. Një telefonatë merr një përgjigje që e-maili nuk e mori: një arsye, një emër dhe një datë.
Njoftim përfundimtar (21 deri 30 ditë pas)
Subjekti: Njoftim përfundimtar: fatura INV-2026-0148
Përshëndetje znj. Novak,
Fatura INV-2026-0148 për 2.450,00 € ka qenë e vonuar që nga 2 tetori pavarësisht dy kujtesave. Ju lutemi paguani shumën e plotë deri më 30 tetor 2026. Nëse pagesa nuk ka mbërritur deri atëherë, ne do të [ia kalojmë kërkesën një agjencie arkëtimi / ngarkojmë interesin ligjor dhe tarifën fikse të rikuperimit / ndërpresim punën e mëtejshme] siç përcaktohet në kushtet tona.
Përmendni vetëm pasojën që do ta zbatoni vërtet. Një kërcënim që nuk ndodh kurrë e mëson klientin të presë për tjetrin.
Rregulla toni që vlejnë në çdo fazë
| Bëni | Mos bëni |
|---|---|
| Paraqitni faktet: numrin, shumën, datën | Kërkoni falje që kërkoni të paguheni |
| Bëni një pyetje të qartë ("kur mund ta presim pagesën?") | Shkruani shpjegime të gjata për rrjedhën tuaj të parasë |
| Ofroni të rregulloni gabimet shpejt | Akuzoni klientin për diçka në dy mesazhet e para |
| Mbani të njëjtin dërgues dhe të njëjtin model subjekti | Kaloni mes njerëzve dhe kanaleve rastësisht |
| Vendosni afatin si datë | Shkruani "sa më shpejt të jetë e mundur" |
Interesat dhe tarifat në njoftimin përfundimtar
Për klientët e biznesit në BE, Direktiva për Pagesat e Vonuara (2011/7/EU) ju jep të drejtën për interes ligjor prej të paktën normës së referencës plus 8 pikë përqindjeje, dhe një tarifë fikse prej 40 € për faturë të vonuar për kostot e rikuperimit, nga dita pas datës së rënë dakord të afatit, pa pasur nevojë të dërgoni një kujtesë më parë. Ligji kombëtar mund të shkojë më tej: në Gjermani norma B2B është 9 pikë përqindjeje mbi normën bazë.
Nëse e ngarkoni vërtet atë është një vendim biznesi. Shumë kompani e përmendin vetëm në njoftimin përfundimtar, si arsyeja pse afati është serioz. Konsumatorët mbrohen ndryshe në çdo vend: para se të shtoni interes ose tarifa në kujtesën e një klienti privat, kontrolloni çfarë lejon ligji juaj kombëtar.
Gabimet që dëmtojnë marrëdhënien
- T'i dërgosh kujtesë një klienti që ka paguar tashmë. Gabimi më i zakonshëm dhe më irritues. Kontrolloni bankën para se çdo kujtesë të dërgohet, ose më mirë, përputhni pagesat me faturat para se të ekzekutohen kujtesat.
- T'i dërgosh kujtesë një klienti në mes të një mosmarrëveshjeje. Nëse puna është duke u diskutuar, ndaloni kujtesat për atë faturë derisa të zgjidhet.
- T'i dërgosh kujtesë në gjuhën e gabuar. Një kujtesë në gjuhën e dokumenteve të klientit lexohet dhe përcillet. Një në gjuhën e gabuar lihet mënjanë.
- Asnjë kujtesë fare për klientët "e mirë". Klientët e besueshëm janë zakonisht ata që e vlerësojnë më shumë njoftimin e mirësjelljes, sepse i kursen ekipit të tyre të kontabilitetit një verifikim.
Lëreni planin të funksionojë vetë
Plani funksionon vetëm nëse ekzekutohet çdo herë, jo vetëm në javët kur dikush ka kohë për të. Në CRM Business Hub, e konfiguroni një herë: një njoftim para datës së afatit, pastaj ose një kujtesë e thjeshtë vonese me intervalin dhe përsëritjen e vet, ose nivele arkëtimi me tarifa. Kujtesat ekzekutohen automatikisht ose me klikimin tuaj, dhe mund t'i ndaloni për një faturë të vetme kur ka një mosmarrëveshje ose një plan pagese. Modelet e e-mailit ekzistojnë për çdo gjuhë, kështu që çdo klient e merr kujtesën në gjuhën e dokumenteve të tij.
Për të shmangur dërgimin e kujtesave klientëve që kanë paguar tashmë, mund të importoni pasqyrën tuaj bankare si CSV. CRM Business Hub sugjeron se cila pagesë i përket cilës faturë, përputh automatikisht ato të sigurtat mbi një nivel besimi që vendosni ju, dhe fatura shënohet pjesërisht e paguar ose e paguar para se kujtesa tjetër të jetë në afat.
CRM Business Hub funksionon brenda hapësirës suaj të punës KIMISUITE, i faturuar për hapësirë pune dhe jo për përdorues. Anuloni kurdo · Pa afat minimal · 14 ditë falas.
