Rrjedhja e të ardhurave është para që një biznes e ka fituar përmes punës së kryer, por që nuk e faturon kurrë, e faturon shumë ulët ose e mbledh shumë vonë, dhe te bizneset e vogla pjesa më e madhe e saj humbet midis ofertës dhe faturës.
Rrallë duket si problem. Askush nuk vjedh gjë dhe asnjë gabim i vetëm nuk është i madh. Një orë ekstra e harruar këtu, një çmim i vjetër atje, një faturë që del dy javë pas punës. Të mbledhura gjatë një viti, shpesh janë më shumë se sa biznesi do të pranonte ndonjëherë të humbiste menjëherë.
Rruga që ndjek çdo shitje
Çfarëdo që shesni, rruga është përafërsisht e njëjtë:
- Oferta: i thoni klientit sa do të kushtojë.
- Pranimi ose porosia: klienti thotë po, me shkrim, në telefon ose me e-mail.
- Dorëzimi: e kryeni punën ose dërgoni mallin.
- Fatura: faturoni atë që u dorëzua.
- Pagesa: paratë mbërrijnë dhe përputhen me faturën.
Çdo kalim midis këtyre hapave është një vend ku informacioni mund të humbasë. Sa më shumë prej tyre të ndodhin në letër, në kokën e dikujt ose duke rishtypur nga një dokument në tjetrin, aq më shumë humbet.
Shtatë vende ku humbasin paratë
| # | Rrjedhja | Si ndodh | Çfarë vini re |
|---|---|---|---|
| 1 | Oferta të skaduara | Një ofertë e marsit pranohet në gusht, me çmimet e marsit | Marzhi i punës është më i ulët se sa ishte planifikuar, askush nuk e di pse |
| 2 | Punë ekstra e pafaturuar | Ndryshime "sa ishim atje", të kryera por kurrë të shënuara | Puna zgjati më shumë se oferta, fatura përputhet me ofertën |
| 3 | Gabime rishtypjeje | Rreshta të kopjuar nga oferta në faturë me dorë | Një rresht që mungon, një sasi e gabuar, një normë e vjetër tatimi |
| 4 | Zbritje të padokumentuara | Çmime të ulura në bisedë ose në heshtje në dokument | Zbritje që askush nuk mund t'i mbledhë në fund të vitit |
| 5 | Faturim me vonesë | Fatura del kur dikush gjen kohë | Afati i pagesës fillon javë pasi puna ka përfunduar |
| 6 | Pa ndjekje | Fatura dërgohet dhe harrohet derisa dikush kontrollon bankën | Fatura të vonuara të zbuluara muaj më vonë |
| 7 | Pagesa të papërputhura | Pagesa të pjesshme ose një transfertë pa referencë | Fatura të shfaqura si të hapura që janë paguar, ose e kundërta |
Disa prej tyre kushtojnë marzh (1, 2, 3, 4). Të tjerat kushtojnë para dhe kohë (5, 6, 7). Të dyja kanë rëndësi, por kanë nevojë për zgjidhje të ndryshme.
Sa mblidhen: një shembull konkret
Merrni një biznes të vogël instalimesh me 40 punë në muaj me mesatare 2.500 €, pra rreth 100.000 € në muaj dhe 1,2 milionë € në vit. Supozimet më poshtë janë qëllimisht modeste.
| Rrjedhja | Supozimi | Në muaj | Në vit |
|---|---|---|---|
| Punë ekstra e pafaturuar | 4 punë në muaj me 150 € ekstra të pafaturuara | 600 € | 7.200 € |
| Zbritje të padokumentuara | 5 punë në muaj të rrumbullakosura poshtë me 5% | 625 € | 7.500 € |
| Oferta të skaduara | 3 punë në muaj me çmime 4% nën listën aktuale | 300 € | 3.600 € |
| Gabime rishtypjeje | Përafërsisht një faturë në muaj 200 € shumë e ulët | 200 € | 2.400 € |
| Marzhi total i humbur | 1.725 € | 20.700 € |
Kjo është rreth 1,7% e të ardhurave. Duket e vogël derisa e krahasoni me fitimin: për një biznes me marzh neto 10%, është një e gjashta e fitimit vjetor.
Faturimi me vonesë nuk është në tabelë, sepse nuk e zvogëlon shumën, vetëm se kur mbërrin. Por nuk është as falas. Nëse faturat dalin mesatarisht 12 ditë pas punës, atëherë me 100.000 € në muaj, përafërsisht 40.000 € qëndrojnë përgjithmonë në punë të përfunduar që ende nuk është faturuar. Kjo është para që biznesi e parafinancion nga llogaria e vet, ose nga linja e kredisë.
Rrjedhje pas rrjedhje: çfarë e zgjidh
Oferta të skaduara
Një ofertë pa datë skadimi është një premtim çmimi pa datë skadimi. Vendosni një datë vlefshmërie në çdo ofertë, zakonisht 14 deri në 30 ditë, dhe vendosni paraprakisht çfarë ndodh pas saj: ose oferta rilëshohet me çmimet aktuale, ose dikush vendos me vetëdije të respektojë të vjetrën. Ajo që nuk duhet të ndodhë është që një PDF i vjetër të pranohet dhe askush të mos kontrollojë datën.
Punë ekstra e pafaturuar
Zgjidhja është një zakon, jo softuer: çdo gjë jashtë ofertës shënohet para se të kryhet, qoftë edhe si një shënim një-rreshtor me çmim, dhe klienti e konfirmon. Kjo e kthen "sa ishim atje" në një urdhër ndryshimi. Në momentin e faturimit, fatura ndërtohet nga oferta plus urdhrat e ndryshimit, jo vetëm nga oferta.
Një kontroll javor i dobishëm: krahasoni orët e shpenzuara realisht në çdo punë me orët në ofertë. Një punë që zgjati 30% më shumë se oferta ose kishte ekstra të pafaturuara, ose ishte ofruar shumë ulët. Të dyja ia vlen të dihen.
Gabime rishtypjeje
Çdo herë që një rresht shtypet për herë të dytë, mund të shtypet ndryshe. Zgjidhja e besueshme është të mos rishtypni fare: oferta e pranuar bëhet fatura, me të njëjtat rreshta, sasi, çmime dhe norma tatimi, dhe vetëm ndryshimet redaktohen. Ky është përmirësimi më i madh i vetëm për bizneset që ende punojnë me përpunues teksti ose spreadsheet.
Zbritje të padokumentuara
Nëse një çmim ulet, duhet të shfaqet si rresht zbritjeje, jo si çmim njësie i ndryshuar. Atëherë zbritja është e dukshme për klientin (i cili duhet të shohë çfarë iu dha) dhe për ju në fund të muajit. Shifrat shpesh janë befasuese. Një artikull i veçantë trajton sa kushton vërtet një zbritje.
Faturim me vonesë
Faturoni ditën kur përfundon puna, ose me një ritëm fiks për punë të vazhdueshme: çdo të premte, ose në datën e parë të muajit. Afati juaj i pagesës fillon vetëm kur klienti e ka faturën, kështu që një vonesë dy-javore në faturim është një vonesë dy-javore në pagesë, mbi çdo afat që keni rënë dakord. Si funksionojnë këto afate, nga Net 30 te zbritjet për pagesë të hershme, shpjegohet te Afatet e Pagesës të Shpjeguara: Net 30, Net 60 dhe 2/10 Net 30.
Për punë që përsëritet çdo muaj me të njëjtin çmim, si kontratat e mirëmbajtjes ose paketat e mbështetjes, një faturë periodike e heq plotësisht këtë hap.
Pa ndjekje
Një faturë që askush nuk e kontrollon është rrjedhja më e shtrenjtë nga të gjitha, sepse mund të kthehet në humbje të plotë. Vendosni paraprakisht kur del një kujtesë dhe bëjeni rutinë në vend që të jetë personale. Sa kushton vërtet një faturë e papaguar sa më gjatë të mbetet e hapur, trajtohet te Çfarë Ndodh Kur një Faturë Mbetet e Papaguar.
Pagesa të papërputhura
Kërkojuni klientëve të përdorin numrin e faturës si referencë pagese dhe vendoseni dukshëm në faturë. Regjistroni pagesat e pjesshme kundrejt faturës menjëherë, në mënyrë që shuma e hapur të jetë gjithmonë e saktë. Përputhni llogarinë bankare me faturat e hapura të paktën një herë në javë.
Një kontroll javor dhjetë-minutësh
Shumica e rrjedhjeve më sipër mund të kapen me një rutinë të shkurtër:
| Pyetja | Kap |
|---|---|
| Cilat punë përfunduan këtë javë por nuk janë faturuar ende? | Faturim me vonesë |
| A zgjati ndonjë punë dukshëm më shumë se oferta? | Ekstra të pafaturuara, nënofrim |
| Cilat oferta të pranuara janë më të vjetra se data e vlefshmërisë? | Çmime të skaduara |
| Çfarë zbritje u dhanë këtë javë dhe në cilat punë? | Rritje e zbritjeve |
| Cilat fatura janë të vonuara dhe nuk kanë marrë kujtesë? | Mungesë ndjekjeje |
| Cilat pagesa mbërritën pa faturë përkatëse? | Pagesa të papërputhura |
Nëse përgjigjja e ndonjërës prej këtyre pyetjeve zgjat më shumë se një minutë, kjo në vetvete është gjetja: informacioni jeton në shumë vende.
Një regjistër i vetëm nga oferta te pagesa
Shkaku i përbashkët pas shumicës së këtyre rrjedhjeve është se oferta, fatura dhe pagesa jetojnë në vende të ndryshme: një dokument në laptop, një faturë në një mjet të veçantë, pagesa në llogarinë bankare. Çdo kalim midis tyre është manual.
Në CRM Business Hub, ofertat dhe faturat qëndrojnë në të njëjtin regjistër klienti në workspace-in tuaj KIMISUITE. Një ofertë e pranuar kthehet në faturë në vend që të rishtypet, ofertat mbajnë datë vlefshmërie, zbritjet shfaqen si zbritje dhe faturat e hapura mbeten të dukshme derisa të paguhen. Kjo nuk e heq nevojën për kontrollin javor, por e bën kontrollin të zgjasë dhjetë minuta në vend të një pasditeje.
Gjeni fillimisht rrjedhjen tuaj më të madhe. Për shumicën e bizneseve të vogla është ose ekstra të pafaturuara ose faturim me vonesë, dhe të dyja mund të zgjidhen brenda një muaji. CRM Business Hub faturohet për workspace, jo për përdorues. Anuloni kurdo · Pa afat minimal · 14 ditë falas.
