Terminet, Stafi dhe Burimet: Çfarë duhet të zgjidhë vërtet planifikimi online

Një rezervim nuk është kurrë vetëm një orar. Është një orar, plus një person që mund ta kryejë punën, plus një dhomë ose një karrige ose një ashensor që duhet të jetë i lirë, plus tridhjetë minutat pasuese që askush nuk i llogariti.

Kjo është arsyeja pse planifikimi i termineve duket i parëndësishëm derisa të provoni ta bëni në një kalendar. Kalendari di për kohën. Ai nuk di asgjë për dhomën tuaj të dytë të trajtimit, për stilisten tuaj të vetme që bën balayage, apo për faktin që hapësira e punishtes ka nevojë për njëzet minuta mes makinave.

Një sistem online i termineve i di të tria. Ky është i gjithë ndryshimi — dhe është më i madh se sa duket.

Tri gjërat që ndjek një sistem i vërtetë planifikimi

Pothuajse çdo problem planifikimi vjen nga fakti që njëra prej këtyre është e padukshme.

1. Shërbimi. Sa zgjat? Sa kushton? A ka nevojë për kohë përgatitjeje apo pastrimi? Një prerje flokësh zgjat 45 minuta; një trajtim ngjyre zgjat 2.5 orë me një pushim në mes. Nëse sistemi nuk e di ndryshimin, dita juaj nuk i mbijeton kontaktit me realitetin.

2. Stafi. Kush mund ta kryejë realisht? Cilat ditë punojnë? Kush është me pushime në javën e 34-t? Jo çdo punonjës bën çdo shërbim, dhe një rezervim i caktuar te personi i gabuar është më keq se asnjë rezervim fare.

3. Burimi. Dhoma e trajtimit, karrigia e dentistit, hapësira e punishtes, salla e konferencave, makina diagnostikuese, furgoni. Kjo është ajo që njerëzit harrojnë, dhe është ajo që shkakton rezervimet e dyfishta që teknikisht nuk janë rezervime të dyfishta — dy termine me dy anëtarë të ndryshëm stafi që të dy kanë nevojë për të vetmen makineri me rreze X.

Kur të tria modelohen, disponueshmëria pushon së qeni hamendje. Një orar i lirë shfaqet në faqen tuaj të rezervimit vetëm nëse kohëzgjatja e shërbimit, një anëtar i kualifikuar stafi dhe burimi i kërkuar përputhen të gjithë. Asgjë tjetër nuk mund të rezervohet.

Në KIMISUITE Service Manager kjo është pikërisht mënyra se si është ndërtuar: shabllone shërbimesh me kohëzgjatje, çmime dhe rrjedha pune; staf me disponueshmërinë dhe turnet e tyre; dhe burime — pajisje, dhoma ose automjete — me planifikimin e tyre. Disponueshmëria është ajo që mbetet pasi të tria bien dakord.

Çfarë marrin klientët tuaj

Argumenti operacional është vetëm gjysma e historisë. Gjysma tjetër është se njerëzit nuk duan më t'ju telefonojnë.

Ata duan të shohin disponueshmërinë reale në orën 22:40 të një të diele, të zgjedhin një orar, të marrin një konfirmim të menjëhershëm dhe të marrin një kujtesë një ditë më parë. Jo "na telefononi të hënën midis 9 dhe 5".

Një faqe rezervimi online u jep atyre:

• Disponueshmëri 24/7, që përputhet me atë që është vërtet e lirë
• Konfirmim i menjëhershëm me email, pa pritur që dikush t'ju kthejë telefonatën
• Pagesë e sigurt online përmes Stripe ose PayPal, ose opsioni për të paguar në mbërritje nëse kjo i përshtatet më mirë biznesit tuaj
• Kujtesa automatike para terminit
• Një faqe rezervimi me markën tuaj, në gjuhën e tyre dhe në zonën tuaj kohore

Kujtesat meritojnë një përmendje të veçantë. Mosparaqitjet zakonisht nuk janë problem disipline, janë problem kujtese. Një kujtesë e automatizuar një ditë më parë rikuperon një pjesë kuptimplote të termineve që përndryshe do të avullonin në heshtje, dhe nuk kushton asgjë për rezervim.

Për kë është kjo, përfshirë bizneset që mendojnë se nuk është për ta

Kandidatët e dukshëm rezervojnë termine gjithë ditën: klinika mjekësore, praktika dentare, qendra fizioterapie, sallone bukurie, berberë, studio tatuazhesh, praktika veterinare.

Por modeli është shumë më i gjerë. Nëse biznesi juaj shet kohë të lidhur me një person ose një vend, kjo vlen:

• Punishte automobilistike. Shërbimet variojnë nga ndërrimi i vajit 30-minutësh te riparimet gjithëditore, dhe secili ka nevojë për një hapësirë dhe një mekanik. Disponueshmëria e hapësirës është kufizimi i vërtetë, jo kalendari.
• Konsulentë, kontabilistë dhe avokatë. Telefonata zbulimi, rishikime vjetore, termine nënshkrimi. Një lidhje rezervimi në fund të një emaili zëvendëson katër mesazhe planifikimi.
• Studio fitnesi dhe trajnerë personalë. Seanca, kurse, pajisje.
• Fotografë. Koha në studio, plus vetë studioja, plus seti i pajisjeve.
• Autoshkolla. Instruktori, plus automjeti, plus faza e patentës së studentit.

Dhe pastaj ato që njerëzit rrallë i mendojnë:

• Qiradhënia e sallave të konferencave dhe mbledhjeve. Dhoma është burimi, rezervimi është produkti, dhe pagesa mund të ndodhë në momentin e rezervimit. Një hapësirë bashkëpunimi, një hotel me sallë seminaresh ose një zyrë me kapacitet të lirë mund t'i vendosë dhomat online dhe të ndalojë negocimin me email.
• Rezervime eventesh dhe dasmash. Një vizitë e vendit të eventit është një termin. Një degustim është një termin. Vetë data e dasmës është një rezervim burimi që bllokon gjithçka tjetër. Në vend të një spreadsheet-i të përbashkët dhe një kalendari muri me kode ngjyrash, data ose është e lirë ose nuk është, e dukshme për të gjithë përfshirë çiftin.
• Spa dhe mirëqenie brenda një hoteli. Trajtime të rezervuara nga mysafirët, me stafin dhe dhomat e menaxhuara si çdo shërbim tjetër — dhe, nëse prona funksionon me Booking Hub, kundrejt të njëjtit regjistër mysafiri si qëndrimi.
• Termine personale. Vërtet. Një faqe rezervimi për oraret tuaja të konsultimit funksionon saktësisht si ajo e një klinike me dymbëdhjetë punonjës.

Sistemi nuk i intereson nëse burimi është karrigia e dentistit apo vendi i dasmës. I intereson vetëm që mund të zihet nga një gjë në një kohë.

Çfarë ndryshon në zyrën e brendshme

Përmirësimi përballë klientit është i lehtë për t'u imagjinuar. Ai i brendshmi është vendi ku kthehen orët.

Kalendari bëhet burimi i së vërtetës. Pamjet ditore, javore dhe mujore tregojnë çdo anëtar stafi dhe çdo burim. Askush nuk pyet "a është e lirë e marta?", ata shikojnë.

Shabllonet e shërbimeve i japin fund improvizimit. Një shërbim mbart me vete kohëzgjatjen, çmimin dhe rrjedhën e punës. Stafi i ri nuk mund të rezervojë aksidentalisht një trajtim 90-minutësh në një orar 45-minutësh.

Automatizimi i rrjedhës së punës i lëviz terminet nëpër faza — i rezervuar, i konfirmuar, në progres, i përfunduar — me përditësime të strukturuara statusi në vend që dikush të mbajë një listë.

Historia e klientit qëndron në një vend. Çfarë rezervuan, kur, me kë dhe çfarë ndodhi. Biseda tjetër fillon e informuar.

Lejet e bazuara në role lejojnë recepsionin të rezervojë, një terapist të shohë ditën e vet dhe pronarin të shohë gjithçka, pa tre mjete të ndara.

Vendosja e tij pa një projekt dyjavor

Rruga më e shpejtë që shohim:

1. Shkruani pesë shërbimet tuaja më të rezervuara me kohëzgjatje të sinqerta, përfshirë përgatitjen dhe pastrimin. Të sinqerta, jo optimiste.
2. Listoni burimet që janë vërtet të pakta. Dhoma, karrige, hapësira, makineri. Katër dhoma identike janë një burim me kapacitet katër, jo katër probleme të ndara.
3. Vendosni disponueshmërinë e stafit ashtu siç është realisht, përfshirë pasditen kur dikush ikën gjithmonë herët.
4. Publikoni faqen e rezervimit për një shërbim të parë. Shikoni çfarë rezervojnë njerëzit dhe kur. Do të mësoni diçka për kërkesën tuaj brenda një jave.
5. Aktivizoni kujtesat menjëherë. Ky është cilësimi me kthimin më të lartë në të gjithë sistemin.
6. Shtoni pagesën në fund, pasi rrjedha të funksionojë. Pagesa në mbërritje është një pikënisje krejtësisht e mirë.

Filloni ngushtë dhe zgjerohuni pasi të funksionojë. Bizneset që përpiqen të modelojnë çdo rast skajor përpara se të dalin live janë ato që ende nuk janë live tre muaj më vonë.

Qëllimi i gjithë kësaj

Softueri i planifikimit nuk ekziston për ta bërë një kalendar më të bukur. Ai ekziston që përgjigjja e pyetjes "a mund të më fusni të enjten?" të jetë e menjëhershme, e saktë dhe e disponueshme në mesnatë — dhe që personi që dikur ishte kalendari të mund të kthehet te puna.

Eksploro Service Manager — rezervime online, planifikim stafi dhe burimesh, kujtesa dhe pagesa në një sistem.