Il cenone di Capodanno è l'unica sera in cui un ristorante o un hotel vende un pacchetto completo: un posto a tavola, un menu fisso, bevande, musica e il conto alla rovescia a mezzanotte, tutto a un unico prezzo pagato in anticipo. Pianificalo come un piccolo evento, non come un sabato sera di pienone: poche decisioni prese adesso stabiliscono se il 31 dicembre la sala sarà piena e se la serata farà guadagnare.
Eccole nell'ordine in cui ti servono, con un esempio di calcolo del prezzo. Se leggi questo articolo a fine ottobre o a novembre, c'è ancora tempo: le tempistiche partono dalla serata stessa e vanno a ritroso.
Scegli prima la formula
La maggior parte dei locali sceglie una di queste tre formule:
- Solo cena. Un menu lungo e fisso, a casa dopo mezzanotte. Semplice da gestire, limitato dai posti a sedere.
- Cena e ballo. Il cenone, poi i tavoli si spostano e una band o un DJ suona fino a tardi. La scelta abituale per hotel e ristoranti più grandi.
- Cena più biglietti solo festa. Gli ospiti della cena si siedono per primi; dalle 22:30 o 23 circa arriva un secondo gruppo solo per la festa. Così la sala si riempie di nuovo quando la cucina ha finito.
La formula determina le tipologie di biglietto: un biglietto per la cena e uno per la festa più tardi sono due prodotti con due prezzi, così nessuno si presenta alle 20 con un biglietto per la festa.
Calcola quanto deve costare un posto
Un biglietto per il cenone comprende due tipi di costi:
- Costi fissi della serata: band o DJ, decorazioni e fiori, personale extra, sicurezza, lo spumante a mezzanotte.
- Costi per ospite: il menu, il pacchetto bevande, il drink di benvenuto, uno spuntino a tarda notte.
Un esempio per una sala con 20 tavoli da dieci. I costi fissi sono di 4.500 EUR (band 2.000, DJ dopo mezzanotte 600, decorazioni 700, personale extra 1.200). Cibo e bevande costano 60 EUR per ospite. Pianifichi con il 90 % dei 200 posti venduti, cioè 180 ospiti, e il 3 % di commissioni di pagamento.
- Ogni ospite copre 4.500 / 180 = 25 EUR di costi fissi più 60 EUR per cibo e bevande: 85 EUR.
- Al netto del 3 % di commissioni, ti restano 97 centesimi per ogni euro, quindi il prezzo di pareggio è 85 / 0,97 = 87,63 EUR.
- Se vuoi che la serata frutti 3.000 EUR, il prezzo sale a 104,81 EUR.
- Con un prezzo previsto di 120 EUR, raggiungi il pareggio dopo 80 biglietti, il 40 % della sala.
Qui l'IVA è esclusa, perché il calcolo resti leggibile. Nel calcolatore del prezzo dei biglietti per eventi inserisci l'aliquota IVA applicabile ai tuoi biglietti (chiedi al tuo commercialista) e la tua commissione di pagamento reale: il risultato si aggiorna di conseguenza.
Nella serata con i biglietti più cari dell'anno, una commissione percentuale per biglietto pesa più del solito; il calcolatore delle commissioni sui biglietti mostra quanto incidono le commissioni per il tuo numero di ospiti.
Posti singoli o tavoli interi?
A Capodanno prenotano coppie e gruppi di amici, e pochi vogliono dividere un tavolo da dieci con sconosciuti. Tre opzioni:
- Vendere per posto. La più flessibile, ma ti ritrovi con tavoli da tre, quattro e tre da accorpare.
- Vendere tavoli interi. Facile da pianificare, ma una coppia non può prenotare.
- Entrambe, con un minimo. I tavoli grandi si vendono interi o per posto con un numero minimo di posti per prenotazione, e alcuni tavoli da due restano in pianta per le coppie.
In Event Ticket Hub, l'app di biglietteria di KIMISUITE, disegni la sala partendo dal modello ristorante con tavoli rotondi o quadrati. Per ogni tavolo decidi se si vende per posto, come tavolo intero o in entrambi i modi, con una prenotazione minima, e gli ospiti scelgono da soli il proprio tavolo sulla pianta. Maggiori dettagli sul disegno della sala in posti numerati online.
Scelte di menu ed esigenze alimentari
Un menu fisso per 180 ospiti richiede numeri precisi. Raccoglili al momento della prenotazione, non al telefono a fine dicembre:
- una domanda obbligatoria per biglietto su allergie e diete
- una domanda a scelta se offri più opzioni per il secondo
- una scadenza chiara dopo la quale il menu è definitivo
In Event Ticket Hub le domande di prenotazione si possono porre per ordine o per biglietto e rendere obbligatorie. Le risposte compaiono nell'ordine e nell'elenco dei partecipanti, che puoi stampare o esportare in Excel per la cucina.
Un pacchetto bevande o un posto auto si possono aggiungere come extra durante la prenotazione. Gli extra non si vendono mai da soli, così nessuno si ritrova con il parcheggio e senza cena.
Tempistiche che funzionano ancora
- Da otto a dieci settimane prima: definisci formula e prezzo, disegna la sala, apri le vendite. Se c'è tempo per un prezzo early booking, dai a quel biglietto una finestra di vendita propria, così il prezzo normale subentra da solo, oppure fai salire il prezzo dopo un certo numero di biglietti venduti.
- Da sei a otto settimane prima: avvisa prima i clienti abituali. Un codice voucher può sbloccare un biglietto nascosto visibile solo a loro o agli ospiti del tuo hotel.
- Tre settimane prima: chiudi le scelte di menu, comunica i numeri alla cucina, pianifica il personale.
- L'ultima settimana: registra a mano le prenotazioni telefoniche. Event Ticket Hub ti consente di creare un ordine direttamente, segnato come pagato o con pagamento in sospeso, e i biglietti partono subito via email.
- 31 dicembre: fai il check-in degli ospiti con lo smartphone e vendi gli ultimi biglietti per la festa all'ingresso.
Pagamenti e disdette
Con Event Ticket Hub gli ospiti pagano tramite il tuo account Stripe, PayPal o Bankart oppure con bonifico, quindi il denaro arriva direttamente sul tuo conto. KIMISUITE non trattiene alcuna commissione per biglietto. Se aggiungi una tua commissione di prenotazione, questa è sempre inclusa nel prezzo che vedono gli ospiti.
Le aziende che prenotano un tavolo inseriscono i propri dati aziendali per la fattura al checkout. Se pagano con bonifico, le tue coordinate bancarie vengono inviate con la prenotazione e i posti restano bloccati fino alla scadenza del pagamento.
Inserisci le regole di disdetta nelle condizioni prima di aprire le vendite, compresa la possibilità di cambiare il nome sui biglietti. Con i biglietti nominativi, gli ospiti modificano il nome da soli fino a una scadenza da te stabilita. Se la serata va sold out, una lista d'attesa offre i biglietti restituiti a chi ha chiesto di essere avvisato, nell'ordine di iscrizione.
Per gli hotel: cena con pernottamento
Spesso gli ospiti cercano un cenone con pernottamento. La notte in camera resta nel tuo gestionale alberghiero; la cena si può comunque vendere come biglietto. Una soluzione pulita è un biglietto per la cena nascosto, che si sblocca solo con un codice voucher dato agli ospiti che hanno prenotato una camera. Così mantieni un'unica pianta dei tavoli e un'unica lista per la cucina per tutti.
La serata
Lo scanner di Event Ticket Hub verifica i codici QR firmati anche quando il Wi-Fi smette di funzionare, e la cassa vende gli ultimi biglietti per la festa in contanti o con carta e chiude il turno con una chiusura Z. Maggiori dettagli nella guida alla biglietteria.
Checklist
- Formula e tipologie di biglietto definite, prezzo verificato nel calcolatore
- Sala disegnata: per posto, tavolo intero o entrambi
- Domande su allergie e menu obbligatorie per biglietto
- Condizioni pubblicate, scadenza per il menu fissata
- Smartphone per l'ingresso associati il giorno prima
