Questa checklist per le cene di Natale aziendali è pensata per chi le organizza: l'hotel, il ristorante o la location per eventi che a dicembre vende serate condivise. In queste serate più aziende e gruppi prenotano posti alla stessa festa: una cena di tre portate, un aperitivo di benvenuto, un DJ e musica fino a tardi. Possono riempire una dozzina di venerdì e sabati di fila e portano più domande, modifiche ai menu e fatture di qualsiasi altro mese.
La checklist segue la stagione dal primo passo organizzativo fino all'ultima serata e copre ciò che il referente aziendale, dall'altra parte, si aspetta da te, perché è quella persona a decidere dove andrà il suo team l'anno prossimo. Inizi tardi? Più sotto trovi una versione in quattro settimane.
Serate condivise o uso esclusivo?
La maggior parte delle location offre due prodotti, che si organizzano in modo diverso:
- Serate condivise. Fissi tu le date, il menu e il prezzo a persona. Gruppi di aziende diverse prenotano i posti, da un paio di colleghi a un intero reparto, e siedono a tavoli propri o condivisi.
- Uso esclusivo. Un'azienda riserva l'intera sala per una serata. Di solito si tratta di un contratto con una spesa minima, non di una vendita di biglietti.
Il resto di questa checklist riguarda le serate condivise.
Da tre a quattro mesi prima: impostare la stagione
- Scegli le date. In genere tutti i venerdì e i sabati da fine novembre fino a poco prima di Natale, più qualche giovedì se la domanda è alta.
- Fissa la capienza per serata. Conta i posti con i tavoli disposti per la festa, non con la disposizione abituale del ristorante.
- Definisci il pacchetto. Aperitivo di benvenuto, tre portate con scelta del secondo, caffè, DJ fino a un orario stabilito. Metti per iscritto cosa non è incluso.
- Stabilisci il prezzo a persona. Vedi la sezione successiva.
- Scrivi le tue condizioni. Acconto o pagamento completo, termine per i numeri definitivi e le scelte dei menu, cosa succede se un gruppo si riduce. Pubblicale prima della prima prenotazione.
In Event Ticket Hub, l'app di biglietteria di KIMISUITE, un'intera stagione è un unico evento con una serie settimanale di date (fino a 120). Ogni serata mantiene il proprio numero di posti, la propria lista dei partecipanti e i propri dati di vendita.
Prezzo a persona: calcolalo serata per serata
Ogni serata ha costi fissi (DJ, personale extra, decorazioni) e costi per ospite (cibo, aperitivo di benvenuto). Un esempio per una serata:
- Costi fissi 900 EUR, cibo e bevande 32 EUR per ospite, 120 posti
- Si pianifica con il 75% dei posti venduti, cioè 90 ospiti
- 900 / 90 = 10 EUR di costi fissi per ospite, più 32 EUR: 42 EUR
- Ipotizzando una commissione di pagamento del 3%, il prezzo di pareggio è 42 / 0,97 = 43,30 EUR
- Per 600 EUR di utile a serata: 50,17 EUR
- Con un prezzo previsto di 49 EUR, il pareggio arriva dopo 58 ospiti
Questo esempio non include l'IVA. Fai i tuoi conti con il calcolatore del prezzo dei biglietti, inserendo la tua commissione di pagamento e l'aliquota IVA dei tuoi biglietti, e fissa un prezzo a parte per le serate meno richieste: un giovedì al 50% richiede un prezzo diverso da un sabato tutto esaurito.
Su dodici serate, anche piccole commissioni per biglietto si sommano. Il calcolatore delle commissioni sui biglietti mostra quanto costano le commissioni di biglietteria sull'intera stagione.
Da due a tre mesi prima: aprire le vendite
- Prezzo early booking. Assegnagli un periodo di vendita che termina in una data a tua scelta, così il prezzo normale subentra da solo.
- Limite per ordine. Imposta un massimo per ordine, così una sola azienda non può prendersi tutti i posti del sabato più richiesto.
- Domanda sul menu per ogni ospite. Una domanda obbligatoria a scelta con i tuoi antipasti e secondi si traduce in numeri esatti per ogni serata. Aggiungi una seconda domanda su allergie e diete.
- Bonifico bancario. Molte aziende pagano con bonifico. Se lo attivi, i tuoi dati bancari vengono inviati con la prenotazione e i posti restano bloccati fino alla scadenza del pagamento.
- Dati aziendali. I referenti inseriscono ragione sociale, indirizzo e partita IVA al momento del checkout, così la fattura è corretta fin dalla prima volta.
- Prima i clienti dell'anno scorso. Scrivi ai referenti dell'anno scorso prima di fare pubblicità. Un codice voucher può sbloccare un biglietto early booking nascosto, riservato solo a loro.
Cosa si aspetta da te il referente aziendale
Pensa alla persona dell'amministrazione o delle risorse umane a cui è stato chiesto di "organizzare la cena di Natale". Ha bisogno di:
- Un unico prezzo a persona da inserire nel budget, con ciò che è incluso
- Un unico ordine per tutto il team, non 14 pagamenti separati
- Una fattura intestata all'azienda
- Tempo per raccogliere nomi e scelte dei menu e un termine chiaro per i numeri definitivi
- Una conferma da inoltrare ai colleghi
In Event Ticket Hub il referente prenota tutti i posti in un unico ordine e inserisce la scelta del menu per ogni biglietto. Con i biglietti nominativi, i nomi si possono modificare nella pagina dell'ordine fino al termine da te fissato, il che aiuta quando qualcuno è malato. Il referente ritrova la prenotazione in qualsiasi momento con il numero d'ordine e l'indirizzo email.
Un mese prima: tenere i numeri in ordine
- Controlla le vendite per serata e spingi le serate meno richieste nel tuo marketing.
- Ricorda ai referenti il termine per i menu.
- Consegna alla cucina un primo conteggio per serata e pianifica il personale sui numeri reali.
- Gestisci a mano le prenotazioni telefoniche: crei tu l'ordine, pagato o con pagamento ancora aperto, e i biglietti partono via email.
Se inizi tardi: la versione in quattro settimane
Se la prima serata è a poche settimane di distanza, riduci la lista a ciò che tutela la serata:
- Pubblica le date, il pacchetto e un unico prezzo a persona. Rinuncia al prezzo early booking.
- Rendi obbligatorie per ogni biglietto le domande su menu e allergie fin dalla prima prenotazione.
- Fissa il termine per i menu circa dieci giorni prima di ogni serata e inseriscilo nelle tue condizioni.
- Chiama personalmente i referenti dell'anno scorso e inserisci le loro prenotazioni come ordini manuali.
- Abbina i telefoni per l'ingresso prima della prima serata.
Le serate
- Prima di ogni serata: stampa la lista dei partecipanti con biglietti e scelte dei menu, oppure esportala in Excel per il tuo piano tavoli.
- All'ingresso: i gruppi arrivano a pochi minuti l'uno dall'altro. Il tuo team scansiona i biglietti con il telefono, cerca per nome quando qualcuno ha dimenticato il proprio e fa il check-in di un intero gruppo in una volta sola.
- Dopo ogni serata: il report di vendita per data mostra vendite lorde, rimborsi e check-in, così sai quali serate ripetere.
Gennaio: pianificare l'anno prossimo
- Annota quali serate sono andate esaurite per prime e quali hanno richiesto sconti.
- Chiedi ad alcuni referenti cosa ha reso la prenotazione facile o difficile.
- Conserva i loro contatti per il mailing dell'anno prossimo. Se nel tuo workspace c'è Contacts, gli acquirenti di Event Ticket Hub vi confluiscono senza duplicati.
La checklist in sintesi
- Date, capienza, pacchetto e prezzo per serata fissati
- Condizioni con acconto, termine e modifiche pubblicate
- Limite per ordine impostato, domande su menu e allergie obbligatorie per ogni biglietto
- Bonifico bancario e dati aziendali al checkout attivati
- Referenti dell'anno scorso contattati per primi
- Lista dei partecipanti per serata stampata per cucina e sala
- Telefoni per l'ingresso abbinati, ricerca ospiti pronta
