Darka gala e Vitit të Ri është e vetmja natë që një restorant ose hotel e shet si paketë të plotë: një vend në tavolinë, menu fikse, pije, muzikë dhe numërimi mbrapsht në mesnatë, të gjitha për një çmim të paguar paraprakisht. Planifikojeni si një event të vogël, jo si një të shtunë me shumë punë: disa vendime që merren tani përcaktojnë nëse salla do të jetë plot më 31 dhjetor dhe nëse nata do të sjellë fitim.
Këtu janë sipas radhës kur ju duhen, me një shembull konkret çmimi. Nëse po e lexoni këtë në fund të tetorit ose në nëntor, ka ende kohë; afati kohor numërohet mbrapsht nga vetë nata.
Fillimisht vendosni formatin
Shumica e lokaleve përfundojnë me një nga tre formatet:
- Vetëm darkë. Menu fikse e gjatë, në shtëpi pas mesnate. E thjeshtë për t’u organizuar, e kufizuar nga numri i vendeve.
- Darkë dhe vallëzim. Darka gala, pastaj tavolinat zhvendosen dhe një bend ose DJ luan deri vonë. Zgjedhja e zakonshme për hotelet dhe restorantet më të mëdha.
- Darkë plus bileta vetëm për festën. Mysafirët e darkës ulen të parët; rreth orës 22:30 ose 23:00 vjen një grup i dytë vetëm për festën. Kështu salla mbushet sërish kur kuzhina ka mbaruar.
Formati përcakton llojet e biletave: bileta për darkë dhe bileta e mëvonshme për festë janë dy produkte me dy çmime, që askush të mos paraqitet në orën 20:00 me biletë vetëm për festën.
Llogaritni sa duhet të kushtojë një vend
Një biletë gala mbart dy lloje kostosh:
- Kosto fikse për natën: bendi ose DJ-ja, dekorimi dhe lulet, stafi shtesë, sigurimi, vera me shkumë në mesnatë.
- Kosto për mysafir: menuja, paketa e pijeve, pija e mirëseardhjes, një rostiçeri e vonë.
Një shembull për një sallë me 20 tavolina me nga dhjetë vende. Kostot fikse janë 4.500 EUR (bendi 2.000, DJ pas mesnate 600, dekorimi 700, stafi shtesë 1.200). Ushqimi dhe pijet kushtojnë 60 EUR për mysafir. Planifikoni me 90 % të 200 vendeve të shitura, pra 180 mysafirë, dhe 3 % tarifa pagese.
- Çdo mysafir mbulon 4.500 / 180 = 25 EUR kosto fikse plus 60 EUR për ushqim dhe pije: 85 EUR.
- Pas 3 % tarifave të pagesës, nga çdo euro ju mbeten 97 cent, kështu që çmimi i pikës së barazimit është 85 / 0,97 = 87,63 EUR.
- Nëse doni që nata të fitojë 3.000 EUR, çmimi shkon në 104,81 EUR.
- Me një çmim të planifikuar prej 120 EUR, e arrini pikën e barazimit pas 80 biletave, 40 % të sallës.
TVSH-ja këtu është lënë jashtë që llogaritja të mbetet e qartë. Te kalkulatori i çmimit të biletave për evente, shtoni normën e TVSH-së që vlen për biletat tuaja (pyesni këshilltarin tatimor) dhe tarifën reale të pagesës, dhe rezultati ndryshon sipas tyre.
Në natën me biletat më të shtrenjta të vitit, një tarifë në përqindje për çdo biletë dhemb më shumë se zakonisht; kalkulatori i tarifave të biletave tregon sa arrijnë tarifat për numrin tuaj të mysafirëve.
Vende apo tavolina të plota?
Për Vitin e Ri rezervojnë çiftet dhe grupet e miqve, dhe pak njerëz duan ta ndajnë një tavolinë me dhjetë vende me të panjohur. Tri opsione:
- Shitje për vend. Më fleksibile, por përfundoni me tavolina me tre, katër e tre veta që duhet t’i kombinoni.
- Shitje e tavolinave të plota. E lehtë për t’u planifikuar, por një çift nuk mund të rezervojë.
- Të dyja, me një minimum. Tavolinat e mëdha shiten të plota ose për vend me një numër minimal vendesh për rezervim, dhe disa tavolina për dy veta mbeten në plan për çiftet.
Në Event Ticket Hub, aplikacioni për bileta në KIMISUITE, e vizatoni sallën nga shablloni i restorantit me tavolina të rrumbullakëta ose katrore. Për çdo tavolinë vendosni nëse shitet për vend, si tavolinë e plotë ose të dyja, me një rezervim minimal, dhe mysafirët e zgjedhin vetë tavolinën në plan. Më shumë për vizatimin e sallës te vendet e rezervuara online.
Zgjedhjet e menusë dhe nevojat dietike
Një menu fikse për 180 mysafirë kërkon numra të saktë. Mblidhini kur mysafirët rezervojnë, jo me telefon në fund të dhjetorit:
- një pyetje e detyrueshme për çdo biletë për alergjitë dhe dietat
- një pyetje me zgjedhje nëse ofroni më shumë se një pjatë kryesore
- një afat i qartë pas të cilit menuja fiksohet
Në Event Ticket Hub, pyetjet e rezervimit mund të bëhen për porosi ose për biletë dhe mund të jenë të detyrueshme. Përgjigjet shfaqen në porosi dhe në listën e pjesëmarrësve, të cilën e printoni ose e eksportoni në Excel për kuzhinën.
Një paketë pijesh ose një vend parkimi mund të shtohet si ekstra gjatë rezervimit. Ekstrat nuk shiten kurrë më vete, që askush të mos përfundojë me parkim e pa darkë.
Një afat kohor që funksionon ende tani
- Tetë deri në dhjetë javë para: caktoni formatin dhe çmimin, vizatoni sallën, hapni shitjen. Nëse ka kohë për një çmim për rezervim të hershëm, jepini asaj bilete periudhën e vet të shitjes që çmimi normal të hyjë vetvetiu në fuqi, ose lëreni çmimin të rritet pas një numri të caktuar biletash të shitura.
- Gjashtë deri në tetë javë para: njoftoni së pari klientët e rregullt. Një kod kuponi mund të zhbllokojë një biletë të fshehur që e shohin vetëm ata ose mysafirët e hotelit tuaj.
- Tri javë para: mbyllni zgjedhjet e menusë, dërgojini kuzhinës numrat, planifikoni stafin.
- Java e fundit: merrni rezervimet telefonike manualisht. Event Ticket Hub ju lejon të krijoni vetë një porosi, të shënuar si të paguar ose me pagesë ende të hapur, dhe biletat dërgohen menjëherë me email.
- 31 dhjetor: bëni check-in të mysafirëve me telefona, shitni biletat e fundit për festën në hyrje.
Pagesa dhe anulimet
Me Event Ticket Hub, mysafirët paguajnë përmes llogarisë suaj në Stripe, PayPal ose Bankart, ose me transfertë bankare, kështu që paratë shkojnë drejtpërdrejt në llogarinë tuaj. KIMISUITE nuk merr asnjë tarifë për biletë. Nëse shtoni tarifën tuaj të rezervimit, ajo përfshihet gjithmonë në çmimin që shohin mysafirët.
Kompanitë që rezervojnë një tavolinë fusin të dhënat e kompanisë për faturën gjatë pagesës. Nëse paguajnë me transfertë bankare, të dhënat tuaja bankare dërgohen bashkë me rezervimin dhe vendet mbeten të rezervuara deri në afatin e pagesës.
Shkruajini rregullat e anulimit në kushtet tuaja para se të hapni shitjen, përfshirë nëse emrat në bileta mund të ndryshohen. Me bileta të personalizuara, mysafirët e ndryshojnë vetë emrin deri në një afat që e caktoni ju. Nëse nata shitet e gjitha, një listë pritjeje u ofron biletat e kthyera atyre që kërkuan të njoftohen, sipas radhës së regjistrimit.
Për hotelet: darkë me fjetje
Mysafirët shpesh kërkojnë darkë gala me fjetje. Nata e qëndrimit mbetet në sistemin e hotelit tuaj; darka mund të shitet gjithsesi si biletë. Një mënyrë e pastër është një biletë e fshehur për darkë që hapet vetëm me një kod kuponi që ua jepni mysafirëve që kanë rezervuar dhomë. Kështu mbani një plan tavolinash dhe një listë kuzhine për të gjithë.
Vetë nata
Skaneri i Event Ticket Hub kontrollon kodet QR të nënshkruara edhe kur Wi-Fi bie, dhe arka në hyrje shet biletat e fundit për festën me para në dorë ose me kartelë dhe e mbyll ndërrimin me një raport Z. Më shumë te udhëzuesi për arkën e biletave.
Lista kontrolluese
- Formati dhe llojet e biletave të vendosura, çmimi i kontrolluar në kalkulator
- Salla e vizatuar: për vend, tavolinë e plotë ose të dyja
- Pyetjet për alergji dhe menu të detyrueshme për çdo biletë
- Kushtet të publikuara, afati i menusë i caktuar
- Telefonat për hyrjen të lidhur një ditë më parë
