Kjo listë kontrolli për organizimin e festave të Krishtlindjeve është për anën e lokalit: hotelin, restorantin ose sallën e eventeve që shet mbrëmje feste të përbashkëta në dhjetor. Në këto mbrëmje disa kompani dhe grupe rezervojnë vende në të njëjtën festë: darkë me tri pjata, një pije në mirëseardhje, DJ dhe vallëzim deri vonë. Ato mund të mbushin një duzinë të premtesh dhe të shtunash rresht dhe sjellin më shumë pyetje, ndryshime të menysë dhe fatura se çdo muaj tjetër.
Lista ndjek sezonin nga hapi i parë i planifikimit deri te mbrëmja e fundit dhe përfshin atë që organizatori në zyrë, në anën tjetër, pret nga ju, sepse është ai që vendos ku do të shkojë ekipi i tij vitin e ardhshëm. Po filloni vonë? Më poshtë gjendet një version katërjavor.
Mbrëmje të përbashkëta apo qira ekskluzive?
Shumica e lokaleve ofrojnë dy produkte, dhe secili planifikohet ndryshe:
- Mbrëmje feste të përbashkëta. Ju caktoni datat, menynë dhe çmimin për person. Grupe nga kompani të ndryshme rezervojnë vende, nga dy-tre kolegë deri te një departament i tërë, dhe ulen në tavolinat e tyre ose në tavolina të përbashkëta.
- Qira ekskluzive. Një kompani e merr gjithë sallën për një mbrëmje. Zakonisht kjo është kontratë me shpenzim minimal, jo shitje biletash.
Pjesa tjetër e kësaj liste ka të bëjë me mbrëmjet e përbashkëta.
Tre deri katër muaj përpara: përgatitni sezonin
- Zgjidhni datat. Zakonisht çdo të premte dhe të shtunë nga fundi i nëntorit deri pak para Krishtlindjeve, plus disa të enjte kur kërkesa është e lartë.
- Caktoni kapacitetin për çdo mbrëmje. Numëroni vendet me tavolinat të shtruara për festë, jo sipas rregullimit të zakonshëm të restorantit.
- Përcaktoni paketën. Pije në mirëseardhje, tri pjata me zgjedhje të pjatës kryesore, kafe, DJ deri në një orë të caktuar. Shkruani edhe çfarë nuk përfshihet.
- Caktoni çmimin për person. Shihni seksionin në vijim.
- Shkruani kushtet tuaja. Kapar apo pagesë e plotë, afati për numrin përfundimtar dhe zgjedhjen e menysë, çfarë ndodh kur një grup zvogëlohet. Publikojini para rezervimit të parë.
Në Event Ticket Hub, aplikacionin e biletave në KIMISUITE, një sezon i tërë është një event me një seri javore datash (deri në 120). Çdo mbrëmje ka numrin e vet të vendeve, listën e vet të pjesëmarrësve dhe shifrat e veta të shitjes.
Çmimi për person: llogariteni për çdo mbrëmje
Çdo mbrëmje feste ka kosto fikse (DJ, staf shtesë, dekorim) dhe kosto për mysafir (ushqim, pije në mirëseardhje). Një shembull për një mbrëmje:
- Kosto fikse 900 EUR, ushqim dhe pije 32 EUR për mysafir, 120 vende
- Planifikoni me 75 % të vendeve të shitura, pra 90 mysafirë
- 900 / 90 = 10 EUR kosto fikse për mysafir, plus 32 EUR: 42 EUR
- Me një tarifë pagese të supozuar prej 3 %, çmimi i pikës së barazimit është 42 / 0,97 = 43,30 EUR
- Për 600 EUR fitim për mbrëmje: 50,17 EUR
- Me një çmim të planifikuar prej 49 EUR, arrini pikën e barazimit pas 58 mysafirëve
Në këtë shembull nuk është përfshirë TVSH-ja. Bëni llogaritë tuaja në kalkulatorin e çmimit të biletave për evente me tarifën tuaj të pagesës dhe normën e TVSH-së për biletat tuaja, dhe caktoni çmim të veçantë për mbrëmjet më të qeta: një e enjte me 50 % mbushje kërkon çmim tjetër nga një e shtunë e shitur plotësisht.
Gjatë dymbëdhjetë mbrëmjeve, tarifat e vogla për biletë mblidhen. Kalkulatori i tarifave të biletave tregon sa kushtojnë tarifat e shitjes së biletave gjatë gjithë sezonit.
Dy deri tre muaj përpara: hapni shitjet
- Çmimi për rezervim të hershëm. Jepini një periudhë shitjeje që mbaron në një datë që e zgjidhni ju, në mënyrë që çmimi normal të hyjë në fuqi vetë.
- Kufiri për porosi. Caktoni një maksimum për porosi, që një firmë të mos i marrë të gjitha vendet në të shtunën më të ngarkuar.
- Pyetja për menynë për çdo mysafir. Një pyetje e detyrueshme me zgjedhje, me paragjellat dhe pjatat kryesore, ju jep numra të saktë për çdo mbrëmje. Shtoni një pyetje të dytë për alergjitë dhe dietat.
- Transferta bankare. Shumë kompani paguajnë me transfertë. Kur e aktivizoni, të dhënat tuaja bankare dërgohen me rezervimin dhe vendet mbeten të rezervuara deri në afatin e pagesës.
- Të dhënat e kompanisë. Organizatorët shënojnë emrin e kompanisë, adresën dhe numrin e TVSH-së gjatë pagesës, kështu që fatura del e saktë që herën e parë.
- Fillimisht klientët tuaj të mëparshëm. Dërgojuni email organizatorëve të vitit të kaluar para se të bëni reklamë. Një kod kuponi mund të hapë një biletë të fshehur për rezervim të hershëm vetëm për ta.
Çfarë pret nga ju organizatori në zyrë
Mendoni për personin në kontabilitet ose në burime njerëzore të cilit i kërkuan të "merret me festën e Krishtlindjeve". Atij i nevojiten:
- Një çmim për person që mund ta vendosë në buxhet, bashkë me atë që përfshihet
- Një porosi për gjithë ekipin, jo 14 pagesa të veçanta
- Një faturë në emër të kompanisë
- Kohë për të mbledhur emrat dhe zgjedhjet e menysë, dhe një afat i qartë për numrin përfundimtar
- Një konfirmim që mund t'ua përcjellë kolegëve
Në Event Ticket Hub, organizatori i rezervon të gjitha vendet në një porosi dhe shënon zgjedhjen e menysë për çdo biletë. Me bileta të personalizuara, emrat mund të ndryshohen në faqen e porosisë deri në afatin që caktoni ju, gjë që ndihmon kur dikush sëmuret. Organizatori e gjen rezervimin në çdo kohë me numrin e porosisë dhe adresën e email-it.
Një muaj përpara: mbani numrat të rregullt
- Ndiqni shitjet për çdo mbrëmje dhe promovoni mbrëmjet më të qeta në marketing.
- U kujtoni organizatorëve afatin për menynë.
- Jepini kuzhinës një numërim të parë për çdo mbrëmje dhe planifikoni stafin sipas numrave realë.
- Rezervimet me telefon regjistrojini manualisht: e krijoni vetë porosinë, të paguar ose me pagesë ende të hapur, dhe biletat dërgohen me email.
Nëse filloni vonë: versioni katërjavor
Nëse mbrëmja e parë e festës është vetëm disa javë larg, shkurtojeni listën te ajo që e mbron mbrëmjen:
- Publikoni datat, paketën dhe një çmim për person. Hiqni dorë nga çmimi për rezervim të hershëm.
- Bëni të detyrueshme pyetjet për menynë dhe alergjitë për çdo biletë që nga rezervimi i parë.
- Caktoni afatin për menynë rreth dhjetë ditë para çdo mbrëmjeje dhe shënojeni në kushtet tuaja.
- Telefonojini vetë organizatorët e vitit të kaluar dhe regjistroni rezervimet e tyre si porosi manuale.
- Lidhni telefonat për hyrje para mbrëmjes së parë.
Vetë mbrëmjet e festës
- Para çdo mbrëmjeje: printoni listën e pjesëmarrësve me biletat dhe zgjedhjet e menysë, ose eksportojeni në Excel për planin e tavolinave.
- Në hyrje: grupet mbërrijnë njëri pas tjetrit brenda pak minutash. Ekipi juaj skanon biletat me telefon, kërkon sipas emrit kur dikush e ka harruar biletën dhe bën check-in për një grup të tërë njëherësh.
- Pas çdo mbrëmjeje: raporti i shitjeve për çdo datë tregon shitjet bruto, rimbursimet dhe check-in-et, kështu që e dini cilat mbrëmje ia vlen t'i përsëritni.
Janari: planifikoni vitin e ardhshëm
- Shënoni cilat mbrëmje u shitën të parat dhe cilat kërkuan zbritje.
- Pyetni disa organizatorë çfarë e bëri rezervimin të lehtë ose të vështirë.
- Ruani kontaktet e tyre për dërgesat e vitit të ardhshëm. Nëse Contacts është në hapësirën tuaj të punës, blerësit nga Event Ticket Hub regjistrohen aty pa dyfishime.
Lista e kontrollit me një shikim
- Datat, kapaciteti, paketa dhe çmimi për çdo mbrëmje të caktuara
- Kushtet me kaparin, afatin dhe ndryshimet të publikuara
- Kufiri i porosisë i caktuar, pyetjet për menynë dhe alergjitë të detyrueshme për çdo biletë
- Transferta bankare dhe të dhënat e kompanisë gjatë pagesës të aktivizuara
- Organizatorët e vitit të kaluar të kontaktuar të parët
- Lista e pjesëmarrësve për çdo mbrëmje e printuar për kuzhinën dhe sallën
- Telefonat për hyrje të lidhur, kërkimi i mysafirëve gati
