Online danışmanlık randevusu, danışanın randevu sayfanızda boş bir saat seçip onaylaması ve sizin elle hiçbir şey göndermenize gerek kalmadan o seansın video bağlantısını alması demektir. Uzaktan çalışan koçlar, danışmanlar ve terapistler için bu sistem, tanıdık e-posta zincirinin yerini alır: "Hangi saat size uyar?" yazışmaları, takvim daveti, ayrı bir video bağlantısı ve göndermeyi unuttuğunuz hatırlatma.
Bu rehberde iyi bir randevu-video akışının nelere ihtiyaç duyduğunu, genellikle nerede aksadığını ve seansın sorunsuz gerçekleşmesi için nasıl kurulacağını anlatıyoruz.
Alışılmış kurulum nerede aksıyor
Koçların çoğu üç ayrı araçla başlar: bir randevu bağlantısı, bir video servisi ve bir takvim. Her biri tek başına çalışır. Sorun aradaki boşluklardadır:
- Bağlantı randevuya bağlı değildir. Seansı ertelersiniz ama eski video bağlantısı hâlâ danışanın gelen kutusundadır.
- İptaller sahipsiz toplantılar bırakır. Randevu iptal edilir, toplantı ise hâlâ duruyordur ve danışan boş bir odaya girer.
- Saat dilimleri kafa karıştırır. Sizin için saat 10.00, danışanınız için 09.00'dur ve biriniz bir saat erken ya da geç gelir.
- Kurallar sizin aklınızdadır. Yarın sabah için randevu almazsınız, ilk seans için bir hafta önceden haber istersiniz ve danışanların önce koşullarınızı kabul etmesini beklersiniz. Bunların hiçbiri randevu sayfasında yer almaz.
Amaç, randevu ile toplantının aynı nesne olduğu tek bir akıştır: Bir kez oluşturun, taşıyın ya da iptal edin; video bağlantısı da ona uyar.
Danışanlar randevu sayfasından ne bekler
İlk seansı ayırtıp ayırtmamaya karar veren potansiyel bir danışan şunlara bakar:
- Süre ve ücretiyle birlikte hizmetleriniz, örneğin 30 dakikalık bir tanışma görüşmesi ve 60 dakikalık bir seans.
- Kendi saat diliminde gösterilen saatler.
- Net koşullar: Ne kadar önceden randevu alınabileceği, iptal politikanız, gizlilik politikanız.
- Bağlantıyı içeren bir onay, böylece nasıl katılacağını merak etmez.
- Hesap oluşturmadan katılım, herhangi bir cihazda tarayıcı üzerinden.
Bunlardan biri eksikse sorular size e-postayla geri döner.
Randevu kurallarınızı belirlemek
Randevu sayfasını yayınlamadan önce dört kurala karar verin:
- Minimum bildirim süresi. Seanstan ne kadar önceye kadar randevu alınabileceği. İki saat, bir gün ya da ilk seanslar için daha fazlası.
- Randevu aralığı. Takviminizin ne kadar ileriye açık olduğu, örneğin 30 gün.
- Seans süresi ve aralar. Her seanstan sonra not almak için zaman bırakın ki arka arkaya görüşmeler birbirine girmesin.
- Manuel ya da otomatik onay. Otomatik onay mevcut danışanlar için daha hızlıdır; elle onaylamak ise yeni bir talebi önce kontrol etmenizi sağlar.
Yurt dışındaki danışanlarla çalışıyorsanız, sunduğunuz saatleri belirlemeden önce ücretsiz saat dilimi dönüştürücü ile onların iş günüyle karşılaştırın. Seansın kendisi için kısa bir gündem, ilk görüşmenin dağılmamasına yardımcı olur; ücretsiz toplantı gündemi oluşturucu size uyarlayabileceğiniz bir taslak sunar.
Akış Service Manager ve Meeting Hub ile nasıl çalışır
KIMISUITE'te aynı çalışma alanındaki iki uygulama bu akışı karşılar: Service Manager randevuyu alır, Meeting Hub ise görüntülü seansı yürütür. Çalışma alanında her iki uygulamanın da bulunması gerekir.
Randevu sayfası. Service Manager size sekiz şablonlu, herkese açık bir randevu sayfası sunar; hizmetleriniz kategoriye göre ücret ve süreleriyle listelenir, metinler seçtiğiniz dillerde yer alır. Danışanlar her saati hem sizin hem de kendi saat diliminde görür ("Sizin saatiniz"). Minimum bildirim süresini ve randevu aralığını siz belirlersiniz; koşullarınız ve gizlilik politikanız etkinleştirildiğinde danışanlar randevu almadan önce ikisini de işaretlemek zorundadır. İptal politikanızın bağlantısı sayfada yer alır. Otomatik onay kapalıyken yeni randevular, siz Onayla'ya tıklayana kadar dashboard'unuzdaki onay kuyruğunda bekler.
Toplantı sizin için oluşturulur. Service Manager'da Meeting Hub entegrasyonunu açar ve hangi hizmetlerin online toplantı olduğunu işaretlersiniz. Böyle bir randevu onaylandığında Meeting Hub'da danışanın davet edildiği bir toplantı oluşturulur ve onay e-postası gönderilir. Randevu kaydınızda danışanın bağlantısı, "Ev sahibi olarak katıl" düğmesi ve bağlantıları yeniden gönderme ya da ev sahibi bağlantısını yeniden oluşturma seçenekleri görünür.
Değişiklikler randevuyu takip eder. Randevuyu ertelediğinizde toplantı da onunla birlikte taşınır. Randevuyu iptal ettiğinizde toplantı da iptal edilir; danışanın bağlantısı bu durumda toplantının iptal edildiğini gösterir.
Seansın kendisi. Danışanlar tarayıcıda bağlantıdan yalnızca adlarını girerek katılır, hesap gerekmez. Bekleme odası sayesinde onları hazır olduğunuzda içeri alırsınız; toplantıya şifre de koyabilirsiniz. Görüşme sırasında ekran paylaşımı, beyaz tahta, sohbet ve canlı altyazı kullanabilirsiniz. Toplantıdan sonra transkripti indirebilirsiniz; Pro ve Enterprise paketlerinde ise eylem maddeleri ve temel kararları içeren bir yapay zekâ özeti e-postayla gelir. Starter paketinde toplantılar 120 dakika sonra sona erer; daha uzun atölyeler düzenliyorsanız bu önemlidir.
Kendi e-postalarınız. Service Manager'da her olay (oluşturuldu, onaylandı, iptal edildi, ertelendi ve diğerleri) için her dilde e-posta şablonları bulunur ve bunlara toplantı bağlantısı yer tutucu olarak eklenebilir.
Basit bir ilk kurulum
- İki hizmet oluşturun: kısa bir tanışma görüşmesi ve standart seansınız; ikisini de online toplantı olarak işaretleyin.
- Çalışma saatlerini, minimum bildirim süresini ve randevu aralığını belirleyin.
- Koşullarınızı, gizlilik politikanızı ve iptal politikanızı ekleyin.
- Bir randevu sayfası şablonu seçin ve bağlantıyı e-posta imzanıza ve sosyal medya profillerinize ekleyin.
- Kendinize bir kez test danışanı olarak randevu alın ve ikinci bir cihazdan katılın.
SSS
Online danışmanlık randevusu nedir?
Danışanların uzaktan bir seans için saat seçtiği ve video bağlantısını otomatik olarak aldığı bir randevu sayfasıdır; böylece davetleri elle göndermeniz gerekmez.
Danışan randevuyu ertelerse video bağlantısına ne olur?
Service Manager ve Meeting Hub bağlı olduğunda randevuyu ertelemek toplantıyı da taşır, randevuyu iptal etmek toplantıyı da iptal eder.
Danışanlarımın görüntülü seansa katılmak için hesaba ihtiyacı var mı?
Hayır. Onay e-postalarındaki bağlantıyı açar ve adlarını yazarak tarayıcıdan katılırlar.
Yeni danışanları seans onaylanmadan önce kontrol edebilir miyim?
Evet. Otomatik onayı kapatın; yeni randevular siz onaylayana kadar onay kuyruğunda bekler.
Service Manager ve Meeting Hub'ı çalışma alanınıza ekleyin ve 14 gün boyunca deneyin
