Un'app di check-in per eventi scansiona il QR code di ogni biglietto all'ingresso, verifica che sia valido per quell'evento e quella data e lo segna come utilizzato, così non può entrare due volte. Se funziona bene, trasforma una coda di 400 persone in un flusso regolare di pochi secondi a ospite. Se funziona male, si ritrova con un telefono bloccato, una rete Wi-Fi fuori uso e una fila che arriva fino in strada.
Event Ticket Hub, l'app di biglietteria di KIMISUITE, include uno scanner che funziona su qualsiasi smartphone, continua a lavorare anche senza connessione e non richiede alcun download dall'app store. In questo articolo spieghiamo come funziona il check-in e come organizzare l'ingresso per una serata senza intoppi.
Di cosa ha davvero bisogno il personale all'ingresso
Chieda a chiunque abbia lavorato a un ingresso: l'elenco è breve.
- Scansioni rapide, un ospite ogni pochi secondi
- Risposte chiare: verde significa via libera, qualsiasi altro esito spiega il motivo
- Nessuna dipendenza dal Wi-Fi della location, che cede sempre quando la sala è piena
- Un modo per aiutare gli ospiti che non hanno il biglietto sul telefono
- Numeri in tempo reale, così l'organizzatore sa quante persone sono dentro
Lo scanner per biglietti di Event Ticket Hub è pensato proprio attorno a questi punti.
Configuri uno scanner in un minuto
Lo scanner funziona nel browser del telefono, quindi i Suoi volontari possono usare il proprio smartphone. Non c'è nulla da installare.
- In Event Ticket Hub crea un dispositivo e riceve un codice di abbinamento di 8 caratteri oppure un QR code. Il codice è valido per un'ora.
- Sul telefono, il personale all'ingresso apre la pagina dello scanner e inserisce o scansiona il codice.
- Il telefono è ora abbinato come scanner d'ingresso per i Suoi eventi.
Può abbinare tutti i telefoni che le servono, in ogni piano. Se un telefono va perso o un volontario se ne va, revoca quel singolo dispositivo con un clic. Può anche abbinare di nuovo un dispositivo in seguito, ad esempio per il prossimo weekend di festival.
La scansione all'ingresso
Ogni scansione mostra un esito chiaro a caratteri grandi, accompagnato da un suono e da una vibrazione, così il personale non deve tenere gli occhi fissi sullo schermo:
| Esito | Significato |
|---|---|
| Valido | Faccia entrare l'ospite |
| Check-in già effettuato | Questo biglietto è già stato utilizzato |
| Data errata | Il biglietto è per un'altra data dello stesso evento |
| Ingresso errato | Il biglietto appartiene a un altro ingresso |
| Non valido | Il codice è stato modificato o non è uno dei Suoi biglietti |
| Troppo presto | Le porte non sono ancora aperte |
Un pulsante torcia aiuta nei foyer poco illuminati e il personale può digitare a mano il codice del biglietto se lo schermo di un telefono è rotto.
Funziona anche senza connessione
Ogni QR code dei biglietti è firmato, quindi lo scanner riesce a distinguere un biglietto autentico da una copia senza interrogare il server. Se la connessione cade, la scansione prosegue normalmente. Le scansioni vengono salvate sul telefono e inviate non appena la connessione torna disponibile.
Per Lei significa poter fare il check-in degli ospiti su un palco all'aperto, in un club seminterrato o in un impianto sportivo con copertura mobile scarsa, senza dover sperare che la rete regga.
Quando il biglietto non è sul telefono
Non tutti gli ospiti arrivano con il QR code pronto. Alcuni hanno dimenticato di scaricare il PDF, altri hanno la batteria scarica, altri ancora hanno acquistato per tutta la famiglia su un solo telefono. In questi casi il personale all'ingresso può cercare nella lista ospiti per nome o per ordine e fare il check-in di un singolo biglietto o dell'intero ordine in una volta.
Gli acquirenti possono sempre ritrovare i propri biglietti nella pagina "Verifica la tua prenotazione" con il numero d'ordine e l'indirizzo e-mail. Vale la pena stamparlo su un piccolo cartello all'ingresso.
Più ingressi, le persone giuste a ciascuno
Le location più grandi raramente hanno un solo ingresso. In Event Ticket Hub può definire gli ingressi, ad esempio "Ingresso principale", "VIP" e "Backstage", e stabilire:
- quali tipi di biglietto possono usare ciascun ingresso
- quando apre ciascun ingresso
- se gli ospiti possono uscire e rientrare, con scansioni in entrata e in uscita
Nei piani superiori può anche assegnare il personale all'ingresso per evento, per data o per ingresso. Il volontario dell'ingresso principale del sabato vede esattamente quello, e nient'altro.
Durante l'evento, l'organizzatore vede i numeri di check-in in tempo reale per ciascun ingresso. Dopo l'evento, il report di check-in mostra chi è venuto e la lista dei partecipanti può essere esportata in Excel. Maggiori informazioni sui report degli eventi.
Protezione aggiuntiva per gli eventi molto richiesti
Per gli eventi con biglietti molto richiesti, dove gli screenshot circolano, Event Ticket Hub offre due strumenti aggiuntivi:
- Un QR code dinamico. Il codice nella pagina dell'ordine dell'acquirente cambia ogni 15 secondi, quindi uno screenshot inviato a un amico all'ingresso non funziona più.
- Una sala d'attesa virtuale. Quando si apre una grande vendita, gli acquirenti entrano nello shop a scaglioni e vedono la propria posizione e il tempo di attesa, invece di arrivare tutti insieme al checkout.
Entrambi sono disponibili nel piano più grande o come estensione per gli altri.
Abbonamenti stagionali all'ingresso
I titolari di un abbonamento stagionale ricevono via e-mail un biglietto per ogni data, per il posto che occupano per tutta la stagione. All'ingresso quel biglietto si scansiona come qualsiasi altro, e l'esito "Data errata" intercetta chi per errore porta il biglietto della settimana precedente. Maggiori informazioni sugli abbonamenti stagionali.
Una checklist per il Suo prossimo evento
- Abbini tutti i telefoni per l'ingresso il giorno prima, non sul posto
- Provi una scansione per ogni ingresso con un biglietto dello staff
- Carichi i telefoni e porti un power bank
- Esponga un piccolo cartello: "Trova i tuoi biglietti: Verifica la tua prenotazione"
- Tenga all'ingresso una persona in grado di cercare nella lista ospiti
- Segua i numeri in tempo reale e mandi rinforzi all'ingresso più affollato
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