AVG-conforme videovergadering zonder Schrems II-risico

KIMISUITE Meeting Hub is ontworpen voor precies de situatie waarmee Europese FG's en compliance-officers dagelijks worstelen: een videovergaderplatform waarbij de AVG-conformiteit niet een betaalde extra is, maar de standaardinstelling.

EU-hosting als standaard, niet als optie

Alle vergaderdata — opnames, transcripten, chatberichten en deelnemersinformatie — worden verwerkt en opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte. Er is geen gegevensoverdracht naar de VS in de betekenis van artikel 44 AVG. Dat betekent dat u geen Transfer Impact Assessment hoeft op te stellen voor elk videogesprek met een cliënt of patiënt. Uw FG kan een eenduidig antwoord geven aan de raad van bestuur, in plaats van een vierbladzijdige risicoanalyse.

KIMISUITE Meeting Hub is ISO 27001-gecertificeerd. Dat is geen marketingkraam: het certificaat omvat informatiebeveiligingsbeheer, toegangscontrole, incidentrespons en leveranciersbeheer conform Annex A van de norm. Voor overheidsopdrachtnemers, financiële dienstverleners en zorginstellingen die leverancierscertificering eisen, is dit een aankruisvakje dat u niet opnieuw hoeft te onderbouwen.

Verwerkersovereenkomst inbegrepen — op elk niveau

Een verwerkersovereenkomst (AVG-DPA) is beschikbaar voor elk KIMISUITE-werkruimteabonnement, zonder toeslag. Of u nu een eenpersoonspraktijk of een team van vijftig bent: u tekent dezelfde juridisch robuuste overeenkomst. Geen gesprekken met de verkoopafdeling, geen upsell-druk. De DPA omvat de verplichte elementen van artikel 28 AVG: doeleinden en middelen van de verwerking, beveiligingsmaatregelen, subverwerkers, bewaartermijnen en auditrechten.

Ter vergelijking: een vijfpersoonsadvocatenkantoor betaalt vandaag Zoom Pro à USD 14,99 per gebruiker × 5 = USD 75 per maand. Daarboven komt de juridische review van de SCC-structuur plus een Transfer Impact Assessment: 4 tot 8 uur advocaatwerk = EUR 400 tot 800 per jaar, jaarlijks te herhalen. Dat is USD 75/maand plus EUR 400–800/jaar aan compliance-overhead. KIMISUITE Meeting Hub is EU-gehost als standaard, ISO 27001-gecertificeerd en inclusief verwerkersovereenkomst — en dat alles binnen de werkruimtetarief dat ook uw CRM en documentsignering dekt.

AI die nuttig werk doet, zonder uw inhoud te trainen

KIMISUITE Meeting Hub beschikt over AI-ondersteuning voor gesloten ondertiteling, automatische samenvattingen en actiepuntherkenning. Deze functies draaien op uw vergaderdata zonder dat uw inhoud wordt gebruikt voor het trainen van modellen van derden. De gebruiksvoorwaarden bevatten geen clausule die de aanbieder het recht geeft klantinhoud te gebruiken voor modelverbetering. Dat is geen marketing — dat staat expliciet in de verwerkersovereenkomst die u bij aanmelding ontvangt.

Voor advocaten die het beroepsgeheim moeten bewaken, voor artsen die medische vertrouwelijkheid dragen en voor accountants die cliëntdata verwerken: de AI-functies zijn gereedschap voor echte taken — ontwerpen, samenvatten, doorsturen — geen reclameclaim.

Integratie met CRM en documentbeheer

Waarbij (Whereby) is een fatsoenlijke EU-hosted optie, maar integreert niet met uw CRM. Met KIMISUITE Meeting Hub worden vergaderopnames en samenvattingen automatisch gekoppeld aan het klantdossier in de KIMISUITE CRM. Geen handmatig kopiëren, geen kans op verkeerde archivering. Voor praktijken die verplicht zijn client interaction logs bij te houden — denk aan MiFID II-rapportageplicht voor financiële dienstverleners — is dit geen nice-to-have.

De werkruimteprijsstelling van KIMISUITE is flat-rate per werkruimte, niet per gebruiker. Of u vijf of vijftig medewerkers heeft: u betaalt hetzelfde niveau. De gebruikersinterface is beschikbaar in 16 talen, waaronder Nederlands, Frans, Duits, Pools en Spaans — bruikbaar voor grensoverschrijdende EU-teams zonder IT-configuratie per locatie.