Un sistema di prenotazione per case vacanza svolge tre compiti: mostra agli ospiti quali date sono libere, raccoglie la prenotazione e i dati di pagamento e gestisce un unico calendario, così le stesse notti non vengono mai vendute due volte. Se affitti da uno a cinque appartamenti, hai bisogno che questi tre compiti funzionino bene. Per arrivarci non serve necessariamente un progetto di sito web.
Molti proprietari rimandano le prenotazioni dirette perché "prima ci servirebbe un sito". Di solito significa un dominio, un hosting, un grafico, aggiornamenti e qualcuno da chiamare quando il modulo di contatto smette di funzionare. Questa guida mostra cosa deve esserci davvero e cosa può aspettare.
Cosa serve agli ospiti prima di prenotare
Guarda la situazione dal lato dell'ospite. Chi ha trovato il tuo appartamento su un portale, o tramite un amico, e ora vuole prenotare direttamente da te deve vedere:
- La disponibilità reale per le sue date, non "scrivici un'email e verifichiamo"
- Il prezzo per il suo gruppo e il suo soggiorno, tasse incluse, prima di confermare
- Foto, letti, metratura e cosa è incluso, così sa cosa riceve
- Il regolamento della casa e le condizioni di cancellazione, nella sua lingua
- Una conferma da ritrovare facilmente, con un modo per contattarti
Niente di tutto questo richiede una homepage curata con una pagina "Chi siamo". Richiede una pagina di prenotazione sempre aggiornata.
La configurazione minima, in ordine
- Un unico calendario per tutti i canali. Se vendi anche sui portali, ogni prenotazione, ovunque arrivi, deve chiudere quelle notti su tutti gli altri. È il passaggio che evita le doppie prenotazioni e conta più di qualsiasi scelta grafica.
- Prezzi che rispecchiano il tuo modo di vendere. Una casa vacanza spesso applica prezzi a persona, offre una tariffa migliore per i soggiorni lunghi o ha un'alta stagione estiva. Il tuo sistema dovrebbe gestire queste regole, invece di costringerti a correggere i totali a mano.
- Una pagina prenotabile con un proprio indirizzo. Un link da mettere su un biglietto da visita, una targa sulla porta, un profilo social o nella risposta a un ospite abituale.
- Istruzioni di arrivo inviate in modo affidabile. Il self check-in funziona solo se l'ospite conosce l'ingresso, il piano, la porta e il codice.
- Un modo per gli ospiti di consultare o cancellare la prenotazione senza doverti chiamare.
Il dominio proprio e un sito completo possono arrivare dopo. Quando arriveranno, un widget di prenotazione su quel sito potrà usare lo stesso calendario.
Quanto vale spostare una prenotazione fuori da un portale
Il motivo per farlo è la commissione. Ecco un esempio con cifre ipotetiche: un soggiorno di sette notti a 120 a notte fa 840. Se il portale che usi trattiene il 15 percento, quella sola prenotazione costa 126. Se tre ospiti abituali all'anno prenotano invece direttamente, sono 378 che restano a te, senza contare gli ospiti che ti consigliano.
La tua percentuale di commissione è indicata nel contratto con il portale. Inseriscila, insieme al valore di una prenotazione tipica, nel calcolatore gratuito delle commissioni di prenotazione per vedere la cifra relativa ai tuoi appartamenti. Lo stesso valore di prenotazione con il 15 percento dà i 126 indicati sopra.
Diretto non significa abbandonare i portali. Per la maggior parte delle piccole case vacanza, il portale porta la prima prenotazione e il canale diretto porta la seconda.
Come funziona in Booking Hub
Booking Hub è l'app di prenotazione all'interno del workspace KIMISUITE, pensata sia per le piccole strutture sia per gli hotel.
Una pagina di prenotazione senza creare un sito. L'estensione Landing Page dà alla tua struttura una pagina prenotabile con un proprio indirizzo, <your-name>.kimistay.com, con il tuo logo, i tuoi colori, un'immagine di copertina e i link ai social. Non è una brochure: gli ospiti cercano per date e numero di persone, vedono le schede delle camere con prezzo, letti, occupazione e metratura e passano direttamente al checkout. La pagina ha un selettore di lingua, mostra i tuoi contatti e gli orari di check-in e check-out, rimanda a privacy, termini e condizioni di cancellazione e può essere installata sullo smartphone. Puoi scaricarne il codice QR in PDF, PNG o JPG per un biglietto o una targa sulla porta. Un limite da conoscere: non è possibile collegare un dominio proprio a questa pagina. Quando in futuro avrai un tuo sito, vi inserirai invece il widget di prenotazione.
Prezzi come li applicano le case vacanza. Booking Hub offre cinque modelli di prezzo: standard (un prezzo per una persona e uno per l'occupazione completa), in base all'occupazione (prezzo per numero di ospiti), derivato (ogni ospite in più come importo fisso o percentuale), in base alla durata (ospiti e numero di notti, ad esempio più economico dalla terza notte) e stagionale (periodi di date con un prezzo di riserva). Un piccolo appartamento può restare sul modello standard a due campi finché non gli serve altro.
I portali nello stesso calendario. L'estensione Channel Manager - Live Sync collega Booking.com, Airbnb, VRBO, Expedia, Agoda e altri canali, così una prenotazione su uno chiude le date sugli altri. I passaggi in Booking Hub richiedono poco tempo. Ciò che richiede di più è l'approvazione del collegamento da parte di ciascun portale.
Arrivo senza consegna delle chiavi. Ogni unità ha le proprie istruzioni di check-in in tutte le lingue che usi, con segnaposto per il nome dell'ospite e la camera. Dalla prenotazione invii i dati di check-in con il numero della camera, il PIN e quelle istruzioni.
Gli ospiti fanno da soli. L'email di conferma rimanda a un portale di prenotazione dove gli ospiti vedono il soggiorno e il saldo da pagare, scaricano una ricevuta, ti scrivono e cancellano secondo le tue regole.
Una prima settimana realistica
- Giorno 1: crea la tua unità, aggiungi foto e letti, scegli un modello di prezzo.
- Giorno 2: scrivi le istruzioni di check-in e il regolamento della casa.
- Giorno 3: configura la pagina di prenotazione e stampa il codice QR.
- Poi: collega i portali che già usi, se desideri un unico calendario per tutto.
Domande frequenti
Mi serve un sito web per ricevere prenotazioni dirette per una casa vacanza?
No. Ti serve una pagina prenotabile che mostri la disponibilità in tempo reale e raccolga la prenotazione. Un sito completo con dominio proprio aiuta in seguito, ma non è il primo passo.
Qual è la differenza tra una pagina di prenotazione e un widget di prenotazione?
Una pagina di prenotazione è una pagina completa con un proprio indirizzo. Un widget si inserisce in un sito che hai già. In Booking Hub entrambi usano le stesse camere, gli stessi prezzi e lo stesso calendario.
Posso continuare a pubblicare il mio appartamento su Airbnb e Booking.com?
Sì. Con un channel manager i portali e le tue prenotazioni dirette condividono un unico calendario, così la stessa notte non viene venduta due volte.
Posso usare un dominio proprio per la pagina kimistay?
No. La pagina si trova su un sottodominio di kimistay.com. Se desideri un dominio proprio, crea lì un sito e incorporaci il widget di prenotazione.
