Un sistema de reservas para apartamentos turísticos cumple tres funciones: muestra a los huéspedes qué fechas están libres, recoge la reserva y los datos de pago, y mantiene un único calendario para que las mismas noches nunca se vendan dos veces. Si alquilas entre uno y cinco apartamentos, necesitas que esas tres funciones estén bien resueltas. Para conseguirlo, no tienes por qué embarcarte en un proyecto web.
Muchos propietarios aplazan las reservas directas porque "primero necesitaríamos una página web". Eso suele implicar un dominio, un hosting, un diseñador, actualizaciones y alguien a quien llamar cuando falla el formulario de contacto. Esta guía explica qué tiene que estar listo de verdad y qué puede dejarse para más adelante.
Lo que necesita el huésped antes de reservar
Ponte en el lugar del huésped. Alguien que ha encontrado tu apartamento en un portal, o a través de un amigo, y ahora quiere reservar directamente contigo necesita ver:
- Disponibilidad real para sus fechas, no un "envíanos un correo y lo comprobamos"
- El precio para su grupo y su estancia, con impuestos incluidos, antes de comprometerse
- Fotos, camas, superficie y qué incluye, para saber qué va a encontrar
- Tus normas de la casa y tu política de cancelación, en su idioma
- Una confirmación que pueda volver a encontrar, con una forma de contactar contigo
Nada de esto exige una página de inicio diseñada con una sección "Quiénes somos". Exige una página de reservas que esté siempre actualizada.
La configuración mínima, paso a paso
- Un único calendario para todos los canales. Si también vendes a través de portales, cada reserva hecha en cualquier sitio debe cerrar esas noches en todos los demás. Este es el paso que evita las dobles reservas, y es más importante que cualquier decisión de diseño.
- Precios que se ajusten a tu forma de vender. Un apartamento turístico a menudo cobra por persona, ofrece mejor tarifa en estancias largas o tiene temporada de verano. Tu sistema debería aplicar esas reglas en lugar de que tú corrijas los totales a mano.
- Una página de reservas con su propia dirección. Un único enlace que puedas poner en una tarjeta de visita, un cartel en la puerta, un perfil en redes sociales o una respuesta a un huésped que repite.
- Instrucciones de llegada que se envíen de forma fiable. La llegada sin personal solo funciona si el huésped conoce la entrada, la planta, la puerta y el código.
- Una forma de que los huéspedes consulten o cancelen su reserva sin tener que llamarte.
Tu propio dominio y una web completa pueden llegar más adelante. Cuando lo hagan, un widget de reservas en esa web puede usar el mismo calendario.
Cuánto vale sacar una reserva del portal
El motivo para tomarse la molestia es la comisión. Veamos un ejemplo con cifras supuestas: una estancia de siete noches a 120 por noche suma 840. Si el portal que usas cobra un 15 por ciento, esa reserva te cuesta 126. Si tres huéspedes que repiten reservan cada año directamente, son 378 que te quedas tú, sin contar los huéspedes que ellos recomienden.
Tu tasa de comisión concreta figura en tu contrato con el portal. Introdúcela junto con un importe de reserva habitual en la calculadora gratuita de comisiones de reserva para ver la cifra de tus apartamentos. El mismo importe con un 15 por ciento da los 126 de arriba.
Reservar en directo no significa abandonar los portales. En la mayoría de los apartamentos turísticos pequeños, los portales traen la primera reserva y el canal directo, la segunda.
Cómo funciona en Booking Hub
Booking Hub es la aplicación de reservas del espacio de trabajo de KIMISUITE, pensada tanto para alojamientos pequeños como para hoteles.
Una página de reservas sin crear una web. La extensión Landing Page ofrece a tu alojamiento una página de reservas con su propia dirección, <your-name>.kimistay.com, con tu logotipo, tus colores, una imagen de cabecera y enlaces a tus redes sociales. No es un folleto: los huéspedes buscan por fechas y número de personas, ven fichas de alojamiento con precio, camas, ocupación y superficie, y pasan directamente al pago. La página tiene selector de idioma, muestra tus datos de contacto y los horarios de check-in y check-out, enlaza tu política de privacidad, tus condiciones y tu política de cancelación, y se puede instalar en el móvil. Puedes descargar tu código QR en PDF, PNG o JPG para una tarjeta o un cartel en la puerta. Un límite que conviene conocer: no puedes vincular tu propio dominio a esta página. Cuando más adelante tengas tu propia web, añadirás allí el widget de reservas.
Precios tal como cobran los apartamentos turísticos. Booking Hub ofrece cinco modelos de precios: estándar (un precio individual y otro para ocupación completa), por ocupación (precio según el número de huéspedes), derivado (cada huésped adicional como importe fijo o porcentaje), por duración (huéspedes y número de noches, por ejemplo más barato a partir de la tercera noche) y por temporada (rangos de fechas con un precio por defecto). Un apartamento pequeño puede quedarse con el modelo estándar de dos campos hasta que necesite más.
Los portales en el mismo calendario. La extensión Channel Manager - Live Sync conecta Booking.com, Airbnb, VRBO, Expedia, Agoda y otros canales, de modo que una reserva en uno cierra las fechas en los demás. Los pasos dentro de Booking Hub llevan poco tiempo. Lo que tarda más es que cada portal apruebe la conexión por su parte.
Llegada sin entrega de llaves. Cada alojamiento tiene sus propias instrucciones de check-in en todos los idiomas que utilices, con marcadores para el nombre del huésped y la habitación. Desde la reserva envías los datos de check-in con el número de habitación, el PIN y esas instrucciones.
Los huéspedes se gestionan solos. El correo de confirmación enlaza con un portal de reservas donde los huéspedes ven su estancia y el saldo pendiente, descargan un recibo, te escriben y cancelan según tus propias condiciones.
Una primera semana realista
- Día 1: crea tu alojamiento, añade fotos y camas y elige un modelo de precios.
- Día 2: redacta las instrucciones de check-in y tus normas de la casa.
- Día 3: configura la página de reservas e imprime el código QR.
- Después: conecta los portales que ya utilizas, si quieres un único calendario para todo.
Preguntas frecuentes
¿Necesito mi propia web para recibir reservas directas en un apartamento turístico?
No. Necesitas una página de reservas que muestre la disponibilidad en tiempo real y recoja la reserva. Una web completa con dominio propio ayuda más adelante, pero no es el primer paso.
¿Qué diferencia hay entre una página de reservas y un widget de reservas?
Una página de reservas es una página completa con su propia dirección. Un widget se integra en una web que ya tienes. En Booking Hub, ambos usan los mismos alojamientos, precios y calendario.
¿Puedo seguir anunciando mi apartamento en Airbnb y Booking.com?
Sí. Con un channel manager, los portales y tus reservas directas comparten un único calendario, así que la misma noche no se vende dos veces.
¿Puedo usar mi propio dominio para la página de kimistay?
No. La página está alojada en un subdominio de kimistay.com. Si quieres usar tu propio dominio, crea allí una web e integra el widget de reservas.
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