Rezervimi i konsultave online do të thotë që klienti zgjedh një orar të lirë në faqen tuaj të rezervimeve, e konfirmon dhe merr linkun e videos për atë seancë pa pasur nevojë që t'ia dërgoni ju me dorë. Për coach-ët, konsulentët dhe terapistët që punojnë në distancë, kjo zëvendëson zinxhirin e njohur: email-e me pyetjen "cili orar ju përshtatet?", ftesë në kalendar, link i veçantë për videon dhe një kujtesë që keni harruar ta dërgoni.
Ky udhëzues shpjegon çfarë i duhet një rrjedhe të mirë nga rezervimi te videoja, ku zakonisht çalon dhe si ta konfiguroni që seanca thjesht të zhvillohet.
Ku çalon konfigurimi i zakonshëm
Shumica e coach-ëve fillojnë me tri mjete të veçanta: një link për caktimin e takimeve, një shërbim videoje dhe një kalendar. Secili funksionon më vete. Problemi qëndron mes tyre:
- Linku nuk është i lidhur me rezervimin. E zhvendosni seancën, por linku i vjetër i videos mbetet në inbox-in e klientit.
- Anulimet lënë takime jetime. Rezervimi anulohet, takimi ekziston ende dhe klienti hyn në një dhomë bosh.
- Zonat kohore i ngatërrojnë njerëzit. Kur te ju është ora 10, te klienti është ora 9, dhe njëri prej jush vjen një orë gabim.
- Rregullat i keni vetëm në kokë. Nuk pranoni rezervime për nesër në mëngjes, për seancën e parë ju duhet një javë paralajmërim dhe doni që klientët të pranojnë fillimisht kushtet tuaja. Asgjë nga këto nuk shfaqet në faqen e rezervimeve.
Qëllimi është një rrjedhë e vetme ku rezervimi dhe takimi janë i njëjti objekt: e krijoni, e zhvendosni ose e anuloni një herë dhe linku i videos e ndjek.
Çfarë presin klientët nga faqja e rezervimeve
Një klient i mundshëm që po vendos nëse do të rezervojë seancën e parë kërkon:
- Shërbimet tuaja me kohëzgjatje dhe çmim, për shembull një bisedë njohëse 30-minutëshe dhe një seancë 60-minutëshe.
- Oraret e shfaqura në zonën e tij kohore.
- Kushte të qarta: sa kohë përpara mund të rezervojë, politika e anulimit, politika e privatësisë.
- Një konfirmim që përmban linkun, që të mos pyesë veten si të bashkohet.
- Bashkim pa krijuar llogari, në shfletues nga çdo pajisje.
Nëse mungon ndonjëra prej tyre, pyetjet do t'ju kthehen me email.
Vendosja e rregullave të rezervimit
Para se të publikoni faqen e rezervimeve, vendosni për katër rregulla:
- Paralajmërimi minimal. Sa kohë para seancës mund të rezervojë ende dikush. Dy orë, një ditë ose më shumë për seancat e para.
- Periudha e rezervimit. Sa larg përpara është i hapur kalendari juaj, për shembull 30 ditë.
- Kohëzgjatja e seancës dhe pushimet mes tyre. Lini kohë pas çdo seance për shënime, që thirrjet njëra pas tjetrës të mos përplasen.
- Konfirmim manual apo automatik. Konfirmimi automatik është më i shpejtë për klientët ekzistues; konfirmimi me dorë ju lejon të shqyrtoni fillimisht një kërkesë të re.
Nëse punoni me klientë jashtë vendit, kontrolloni oraret që ofroni ndaj ditës së tyre të punës me konvertuesin falas të zonave kohore përpara se t'i vendosni. Për vetë seancën, një axhendë e shkurtër e mban bisedën e parë në rrugë të mbarë; gjeneruesi falas i axhendës së takimit ju jep një të tillë për ta përshtatur.
Si funksionon rrjedha me Service Manager dhe Meeting Hub
Në KIMISUITE, dy aplikacione në të njëjtën hapësirë pune e mbulojnë këtë rrjedhë: Service Manager merr rezervimin dhe Meeting Hub drejton seancën me video. Hapësira e punës ka nevojë për të dy aplikacionet.
Faqja e rezervimeve. Service Manager ju jep një faqe publike rezervimesh me tetë shabllone, shërbimet tuaja sipas kategorive me çmim dhe kohëzgjatje, si dhe tekste në gjuhët që zgjidhni. Klientët e shohin çdo orar në zonën tuaj kohore dhe në të tyren ("Ora juaj"). Ju caktoni paralajmërimin minimal dhe periudhën e rezervimit, dhe kur kushtet dhe politika e privatësisë janë të aktivizuara, klientët duhet t'i shënojnë të dyja para se të rezervojnë. Politika juaj e anulimit është e lidhur në faqe. Kur konfirmimi automatik është i çaktivizuar, rezervimet e reja presin në radhën e konfirmimit në dashboard derisa të klikoni Konfirmo.
Takimi krijohet për ju. Në Service Manager aktivizoni integrimin me Meeting Hub dhe shënoni cilat shërbime janë takime online. Kur konfirmohet një rezervim i tillë, në Meeting Hub krijohet një takim me klientin të ftuar dhe dërgohet email-i i konfirmimit. Në rezervim shfaqen linku i klientit, butoni "Bashkohu si nikoqir" dhe opsionet për t'i ridërguar linqet ose për të rigjeneruar linkun e nikoqirit.
Ndryshimet e ndjekin rezervimin. Zhvendosni rezervimin dhe takimi zhvendoset bashkë me të. Anuloni rezervimin dhe anulohet edhe takimi; atëherë linku i klientit tregon se takimi është anuluar.
Vetë seanca. Klientët bashkohen nga linku në shfletues vetëm me emër, pa pasur nevojë për llogari. Një dhomë pritjeje ju lejon t'i pranoni kur të jeni gati, dhe takimi mund të ketë fjalëkalim. Gjatë thirrjes keni ndarje ekrani, whiteboard, chat dhe titra të drejtpërdrejta. Pas takimit mund ta shkarkoni transkriptin, dhe në planet Pro dhe Enterprise merrni me email një përmbledhje me AI me detyrat për t'u kryer dhe vendimet kryesore. Në planin Starter takimet përfundojnë pas 120 minutash, gjë që ka rëndësi nëse zhvilloni workshop-e më të gjata.
Email-et tuaja. Service Manager ka shabllone email-i për çdo ngjarje (krijuar, konfirmuar, anuluar, zhvendosur e të tjera) në çdo gjuhë, dhe ato mund ta përfshijnë linkun e takimit si placeholder.
Një konfigurim i thjeshtë fillestar
- Krijoni dy shërbime: një bisedë të shkurtër njohëse dhe seancën tuaj standarde, të dyja të shënuara si takime online.
- Caktoni orarin e punës, paralajmërimin minimal dhe periudhën e rezervimit.
- Shtoni kushtet, politikën e privatësisë dhe politikën e anulimit.
- Zgjidhni një shabllon për faqen e rezervimeve dhe vendoseni linkun në nënshkrimin e email-it dhe në profilet sociale.
- Rezervoni një herë vetë si klient testues dhe bashkohuni nga një pajisje e dytë.
Pyetje të shpeshta
Çfarë është rezervimi i konsultave online?
Është një faqe rezervimesh ku klientët zgjedhin orarin për një seancë në distancë dhe marrin automatikisht linkun e videos, kështu që nuk keni nevojë të dërgoni ftesa me dorë.
Çfarë ndodh me linkun e videos nëse klienti e ndryshon orarin?
Kur Service Manager dhe Meeting Hub janë të lidhura, zhvendosja e rezervimit e zhvendos takimin, ndërsa anulimi i rezervimit e anulon takimin.
A u duhet klientëve një llogari për t'u bashkuar në seancën me video?
Jo. E hapin linkun nga konfirmimi dhe bashkohen në shfletues duke shkruar emrin.
A mund t'i miratoj klientët e rinj para se të konfirmohet seanca?
Po. Çaktivizoni konfirmimin automatik dhe rezervimet e reja do të presin në radhën e konfirmimit derisa t'i konfirmoni.
Shtoni Service Manager dhe Meeting Hub në hapësirën tuaj të punës dhe provojini për 14 ditë
