HRM Hub

Cosa fa HRM Hub

La maggior parte dei datori di lavoro con turni gestisce il personale tramite quattro sistemi che non comunicano tra loro: una cartella di contratti, un foglio di calcolo per i turni, un foglio presenze cartaceo e una chat di gruppo piena di "qualcuno può coprire sabato". HRM Hub sostituisce tutti e quattro con un unico registro da cui tutto il resto attinge.

• Le persone. Anagrafiche dei dipendenti con identità, stato occupazionale, posizione, storico contrattuale, identificativi specifici per paese e documenti — con una scheda cronologia immutabile su ciascuno di essi.
• La pianificazione. Modelli di turno, regole di ricorrenza che generano settimane in anticipo, turni aperti che chiunque sia qualificato può richiedere, un calendario settimanale e mensile e una vista copertura che mostra le celle sotto organico prima che lo faccia il venerdì sera.
• Il rilevamento presenze. Chioschi a parete con schede NFC, accesso tramite telefono o numero dipendente e PIN — più un'app mobile che registra l'ingresso tramite un codice QR rotante con verifica di geofencing.
• Il registro ferie. Tipologie e policy di assenza, permessi con riproporzionamento, saldi calcolati dalle richieste approvate, un calendario festivo, una vista mensile di chi è assente e un feed iCal per i calendari personali.
• Straordinari, calcolati. Eccedenze giornaliere e settimanali, fasce notturne, festive e di weekend, ciascuna con il proprio moltiplicatore, calcolate automaticamente dalle timbrature chiuse e instradate verso una coda di approvazione.
• Un registro che puoi consegnare a un revisore. Ogni modifica a un dipendente, un contratto, un'assegnazione di posizione o una decisione sulle ferie scrive una riga immutabile. Nessuna modifica, nessuna cancellazione.

A chi è rivolto

Datori di lavoro di piccole e medie dimensioni con lavoro a turni, più sedi e dipendenti mobili — ospitalità, vendita al dettaglio, servizi, assistenza, logistica. Amministratori HR che gestiscono onboarding, contratti, ferie e cessazioni. Responsabili che assegnano turni e approvano scambi e timbrature. Dipendenti che vogliono timbrare, prenotare ferie e vedere il turno della prossima settimana dal telefono.

Trasparenza sull'ambito

HRM Hub è in fase di test prima del lancio pubblico. Tutto ciò che è descritto in questa pagina fa parte del prodotto attuale: persone, ferie, rilevamento presenze, turni, scambi, straordinari, comunicazioni, report e registro di controllo. Le buste paga e il pacchetto di esportazione previsto dalla normativa sono pianificati per una versione successiva e non sono disponibili oggi — preferiamo dirtelo qui piuttosto che dopo la registrazione.

Chioschi. Un chiosco è un tablet fissato a una postazione di lavoro. Configurarne uno richiede tre passaggi: crearlo in HRM Hub, aprire l'indirizzo del chiosco sul tablet, digitare il codice di attivazione a sei cifre che mostra. Da quel momento i dipendenti si identificano in uno di tre modi: una carta NFC il cui UID è collegato alla loro scheda, un telefono che emette lo stesso segnale così non devono portare con sé una carta, oppure il loro numero di dipendente più un PIN a sei cifre quando non hanno né l'uno né l'altro. I chioschi inviano un heartbeat ogni minuto; uno che resta silenzioso per dieci minuti diventa rosso nella panoramica della postazione, il che di solito è una batteria scarica o una rete caduta piuttosto che un mistero.

Telefoni. I dipendenti mobili timbrano dall'app. Scansiona un codice QR mostrato nella postazione di lavoro che ruota ogni sessanta secondi, quindi uno screenshot fatto ieri è inutile, poi legge il GPS e lo confronta con il geofence della postazione. Una timbratura all'interno del raggio è contrassegnata come verificata. Una timbratura al di fuori di esso non viene rifiutata — finisce nella coda di revisione affinché un manager la approvi o la corregga, perché il GPS in una giornata nuvolosa non è una prova di frode.

Pause. Sia i chioschi che l'app espongono inizio e fine pausa all'interno di una timbratura aperta, ciascuna registrata con la sua durata e se è retribuita, in base alla politica sulle pause della postazione. Una pausa ancora aperta alla timbratura di uscita viene chiusa automaticamente con una nota.

Correzioni che restano visibili. Chiunque abbia il permesso appropriato può correggere una timbratura, e ogni correzione scrive una riga prima-e-dopo nel registro di controllo di quella timbratura. La catena di correzioni fa parte del dettaglio della timbratura, insieme alla scheda geo, al chip di origine, alle pause e ai segmenti di straordinario.

Il tabellone in tempo reale. Una griglia di schede di tutti coloro attualmente timbrati, per postazione, con un timer che scorre. Una timbratura in qualsiasi punto dello spazio di lavoro appare entro un secondo. I manager del settore alberghiero la usano per vedere chi è effettivamente in sala; i responsabili di cantiere la usano per confermare che il turno di notte sia arrivato.

Modelli e ricorrenza. Un modello di turno è una definizione riutilizzabile — turno del mattino, dalle 06:00 alle 14:00, questa sede, pausa di trenta minuti, richiede la posizione di cameriere. Una regola di ricorrenza applica quel modello secondo uno schema ripetitivo costruito con selezioni dei giorni della settimana e un'anteprima in tempo reale, per un intervallo di date, a un dipendente specifico o a nessuno. Un incarico materializza i turni in una finestra mobile di due settimane ed è idempotente: eseguirlo due volte non duplica nulla. Modifica la regola e i turni futuri vengono rigenerati; i turni passati restano nella cronologia e non vengono toccati.

Turni aperti. Un turno senza nessuno assegnato è uno slot che chiunque sia qualificato può richiedere dalla propria vista. I responsabili lo vedono come una riga aperta sul calendario invece di un vuoto da ricordare.

Due modi di guardare la settimana. La griglia settimanale mette i dipendenti sulle righe e i giorni sulle colonne, con chip dei turni che puoi trascinare per riprogrammare. La griglia mensile è più leggera, per una pianificazione ad alto livello. Entrambe filtrano per sede.

Copertura prima della carenza. Il report di copertura è una matrice per sede e per giorno che confronta il personale assegnato con l'organico richiesto per posizione, colorata in verde, arancione e rosso. L'organico richiesto è configurabile per sede e giorno, perché tre camerieri il venerdì sera e uno il lunedì a pranzo non sono lo stesso numero. Clicca su una cella per approfondire quella sede, posizione e giorno.

Scambi con una macchina a stati. Un dipendente chiede di scambiare un turno specifico o di farselo coprire. Il destinatario accetta, il responsabile approva e solo allora avviene lo scambio — in modo atomico. Non esiste uno stato in cui un turno non appartiene a nessuno, né uno stato in cui due persone pensano che sia loro. Le richieste a cui nessuno risponde scadono da sole e tutto confluisce in una casella di posta con schede invece che in una chat di gruppo.

Ognuno vede il proprio. I dipendenti hanno una vista a schede dei loro prossimi turni con un pulsante per richiedere uno scambio, sul web e sul telefono.

Permessi che tornano. I tipi di permesso hanno una chiave stabile, un'etichetta in quattordici lingue e un monte ore annuo predefinito. Le policy collegano un tipo a un ambito — sede, reparto o posizione — e quando più policy coincidono, vince quella più specifica. I saldi sono calcolati dalle richieste approvate anziché incrementati e decrementati, quindi non possono divergere: maturato, utilizzato, in attesa, per dipendente, per tipo, per anno. I giorni lavorativi derivano dal calendario della sede meno i fine settimana e le festività attive, e vengono congelati al momento della decisione, quindi aggiungere una festività il mese prossimo non riscrive silenziosamente una richiesta approvata la settimana scorsa.

Festività. Le giornate previste per legge nel tuo paese vengono caricate ogni anno, possono essere disattivate ma mai eliminate, e convivono con eventuali giorni aziendali personalizzati che aggiungi. Alimentano il calcolo dei giorni lavorativi, che alimenta la durata dei permessi, che alimenta i saldi.

Straordinari, calcolati anziché discussi. Da ogni timbratura chiusa il motore valuta l'eccedenza giornaliera oltre la tua soglia, l'eccedenza settimanale oltre quella settimanale, l'intersezione con la tua fascia notturna, i fine settimana e le festività — che prevalgono sui fine settimana. I livelli si sommano, ciascuno con il proprio moltiplicatore, e ogni livello produce un segmento collegato alla timbratura. Dieci impostazioni controllano l'intero motore, e i segmenti confluiscono in una coda di approvazione che filtra per dipendente e data e supporta l'approvazione in blocco.

Comunicazioni con ricevuta. Pubblica un annuncio per l'intera sede, un reparto, una posizione o persone specifiche. Vedi quanti lo hanno ricevuto, quanti lo hanno aperto e — per le comunicazioni contrassegnate come soggette a presa visione — chi ha cliccato per confermare di averlo letto, con data e ora. Utile il giorno in cui devi dimostrare che tutti sono stati informati di un cambiamento di policy.

Una traccia di audit, non un file di log. Cessazioni, variazioni retributive, assegnazioni di posizione, modifiche contrattuali e decisioni sui permessi vengono registrate in un audit di conformità immutabile: nessuna modifica, nessuna eliminazione, filtrabile per entità, azione e data. Le cronologie di dipendenti, contratti, identificativi e richieste di permesso funzionano allo stesso modo. È la parte a cui nessuno pensa fino a un'ispezione, e la parte che non puoi ricostruire a posteriori.

Nella roadmap, senza fingere il contrario. Le buste paga — dal lordo al netto, cedolini, export bancari — e il pacchetto di report obbligatori sono previsti per una release successiva. Lo sono anche i feed iCal dei turni e l'importazione massiva dei dipendenti. Oggi non fanno parte del prodotto.