HRM Hub

Wat HRM Hub doet

De meeste werkgevers met ploegendiensten runnen hun personeel vanuit vier systemen die elkaar tegenspreken: een map met contracten, een spreadsheetrooster, een papieren urenbriefje en een groepschat vol met "kan iemand zaterdag overnemen". HRM Hub vervangt deze vier door één record waar al het andere uit leest.

• De mensen. Werknemersdossiers met identiteit, dienstverband, functie, contracthistorie, land-specifieke identificatoren en documenten — met een onveranderbaar historietabblad bij elk dossier.
• Het rooster. Dienstsjablonen, herhalingsregels die weken vooruit genereren, open diensten die elke gekwalificeerde medewerker kan claimen, een week- en maandkalender en een bezettingsweergave die onderbezette cellen toont voordat vrijdagavond dat doet.
• De klok. Wandgemonteerde kiosken met NFC-kaarten, inchecken via telefoon, of personeelsnummer en pincode — plus een mobiele app die inklokt tegen een roterende QR-code met een geofence-controle.
• Het verlofboek. Verloftypen en -beleid, tegoeden met pro-rata-berekening, saldi berekend op basis van goedgekeurde aanvragen, een feestdagenkalender, een maandoverzicht van wie afwezig is en een iCal-feed voor persoonlijke agenda's.
• Overuren, berekend. Dagelijkse en wekelijkse overschrijdingen, nacht-, weekend- en feestdagentarieven, elk met een eigen vermenigvuldigingsfactor, automatisch berekend op basis van afgesloten klokkingen en doorgestuurd naar een goedkeuringswachtrij.
• Een dossier dat je aan een auditor kunt overhandigen. Elke wijziging aan een werknemer, contract, functietoewijzing of verlofbeslissing schrijft een onveranderbare rij weg. Geen bewerkingen, geen verwijderingen.

Voor wie het is

Kleine en middelgrote werkgevers met ploegendiensten, meerdere locaties en mobiele medewerkers — horeca, detailhandel, dienstverlening, zorg, logistiek. HR-beheerders die onboarding, contracten, verlof en uitdiensttredingen beheren. Managers die diensten toewijzen en ruilingen en klokkingen goedkeuren. Medewerkers die willen inklokken, verlof willen aanvragen en het rooster van volgende week op hun telefoon willen zien.

Eerlijk over de scope

HRM Hub wordt getest voorafgaand aan de publieke lancering. Alles wat op deze pagina wordt beschreven, maakt deel uit van het huidige product: personeel, verlof, tijdregistratie, diensten, ruilingen, overuren, meldingen, rapportages en het auditspoor. Payroll en het wettelijke exportpakket zijn gepland voor een latere release en zijn vandaag niet beschikbaar — dat vertellen we je liever hier dan nadat je je hebt aangemeld.

Kiosken. Een kiosk is een tablet die aan een werkplek is bevestigd. Het instellen ervan gebeurt in drie stappen: maak hem aan in HRM Hub, open het kioskadres op de tablet en typ de zescijferige activeringscode die wordt weergegeven. Vanaf dat moment identificeren medewerkers zich op een van drie manieren: een NFC-kaart waarvan de UID aan hun record is gekoppeld, een telefoon die hetzelfde signaal uitzendt zodat ze geen kaart hoeven te dragen, of hun personeelsnummer plus een zescijferige pincode wanneer ze geen van beide hebben. Kiosken sturen elke minuut een heartbeat; een kiosk die tien minuten stil is, wordt rood op het werkplekoverzicht, wat meestal een lege batterij of een weggevallen netwerk is in plaats van een mysterie.

Telefoons. Mobiele medewerkers klokken in via de app. Deze scant een QR-code die op de werkplek wordt weergegeven en elke zestig seconden wisselt, zodat een screenshot van gisteren waardeloos is, leest vervolgens de GPS uit en vergelijkt die met de geofence van de werkplek. Een klok binnen de straal wordt als geverifieerd gemarkeerd. Een klok daarbuiten wordt niet afgewezen — die komt in de beoordelingswachtrij terecht zodat een manager hem kan goedkeuren of corrigeren, want GPS op een bewolkte dag is geen bewijs van fraude.

Pauzes. Zowel kiosken als de app bieden de mogelijkheid om een pauze te starten en te beëindigen binnen een open klok, elk gelogd met de duur en of deze betaald is, aangestuurd door het pauzebeleid van de werkplek. Een pauze die bij het uitklokken nog openstaat, wordt automatisch gesloten met een notitie.

Correcties die zichtbaar blijven. Iedereen met de juiste rechten kan een klok corrigeren, en elke correctie schrijft een voor-en-na-regel naar het audittraject van die klok. De correctieketen maakt deel uit van de klokdetails, naast de geokaart, de bronchip, de pauzes en de overwerksegmenten.

Het live vloerbord. Een kaartraster van iedereen die momenteel is ingeklokt, per werkplek, met een timer die doortikt. Een klok ergens in de werkruimte verschijnt binnen een seconde. Horecamanagers gebruiken het om te zien wie er daadwerkelijk op de vloer staat; locatiemanagers gebruiken het om te bevestigen dat de nachtdienst is gearriveerd.

Sjablonen en herhaling. Een dienstsjabloon is een herbruikbare definitie — ochtenddienst, 06:00 tot 14:00, deze werkplek, pauze van dertig minuten, vereist de functie bediening. Een herhalingsregel past dat sjabloon toe op een herhalend patroon opgebouwd uit weekdagchips en een live voorbeeld, voor een datumbereik, aan een genoemde medewerker of aan helemaal niemand. Een taak materialiseert diensten in een voortschrijdend venster van twee weken en is idempotent: twee keer uitvoeren dupliceert niets. Bewerk de regel en toekomstige diensten worden opnieuw gegenereerd; eerdere diensten zijn historie en blijven onaangeroerd.

Open diensten. Een dienst zonder toegewezen medewerker is een plek die iedereen met de juiste kwalificaties vanuit zijn eigen weergave kan claimen. Managers zien ze als een open rij op de kalender in plaats van een gat dat ze moeten onthouden.

Twee manieren om naar de week te kijken. Het weekrooster zet medewerkers op rijen en dagen op kolommen, met dienstchips die je kunt slepen om te verplaatsen. Het maandrooster is lichter, voor planning op hoog niveau. Beide filteren op werkplek.

Bezetting vóór het tekort. Het bezettingsrapport is een matrix per werkplek en dag van toegewezen tegenover vereiste bezetting per functie, gekleurd groen, oranje en rood. De vereiste bezetting is per werkplek en dag instelbaar, want drie bedieningsmedewerkers op vrijdagavond en één op maandag tijdens de lunch is niet hetzelfde aantal. Klik op een cel om in te zoomen op die werkplek, functie en dag.

Ruilingen met een toestandsmachine. Een medewerker vraagt om een specifieke dienst te ruilen of te laten overnemen. De ander accepteert, de manager keurt goed, en pas dan vindt de ruil plaats — atomair. Er is geen toestand waarin een dienst van niemand is, en geen toestand waarin twee mensen denken dat hij van hen is. Verzoeken die niemand beantwoordt verlopen vanzelf, en alles komt terecht in een inbox met tabbladen in plaats van in een groepschat.

Iedereen ziet het zijne. Medewerkers krijgen een kaartweergave van hun komende diensten met een knop om een ruil aan te vragen, op het web en op de telefoon.

Verlof dat klopt. Verloftypes hebben een stabiele sleutel, een label in veertien talen en een standaard jaarlijks tegoed. Beleidsregels koppelen een type aan een scope — werkruimte, afdeling of functie — en waar er meerdere van toepassing zijn, wint de meest specifieke. Saldi worden berekend op basis van goedgekeurde aanvragen in plaats van opgehoogd en verlaagd, zodat ze niet kunnen afwijken: tegoed, gebruikt, in behandeling, per medewerker, per type, per jaar. Werkdagen komen uit de werkruimtekalender minus weekenden en actieve feestdagen, en worden bevroren op het moment van beslissing, zodat het toevoegen van een feestdag volgende maand een aanvraag die vorige week is goedgekeurd niet stilletjes herschrijft.

Feestdagen. Wettelijke dagen voor jouw land worden per jaar vooraf ingevuld, kunnen worden uitgeschakeld maar nooit verwijderd, en staan naast eventuele eigen bedrijfsdagen die je toevoegt. Ze voeden de werkdagberekening, die de verlofduur voedt, die de saldi voedt.

Overuren, berekend in plaats van bediscussieerd. Van elke afgesloten klokking evalueert de engine de dagelijkse overschrijding boven jouw drempel, de wekelijkse overschrijding boven de wekelijkse drempel, de overlap met jouw nachtvenster, weekenden en feestdagen — die weekenden overschrijven. Tiers stapelen zich op, elk met een eigen vermenigvuldigingsfactor, en elke tier levert een segment op dat aan de klokking is gekoppeld. Tien instellingen sturen de hele engine aan, en segmenten komen terecht in een goedkeuringswachtrij die filtert op medewerker en datum en bulkgoedkeuring ondersteunt.

Mededelingen met ontvangstbewijzen. Plaats een aankondiging voor de hele werkruimte, een afdeling, een functie of specifieke personen. Zie hoeveel mensen deze hebben ontvangen, hoeveel deze hebben geopend en — voor mededelingen die als bevestiging vereisen zijn gemarkeerd — wie heeft geklikt om te bevestigen dat ze deze hebben gelezen, met een tijdstempel. Handig op de dag dat je moet aantonen dat iedereen over een beleidswijziging is geïnformeerd.

Een audittrail, geen logbestand. Beëindigingen, salariswijzigingen, functietoewijzingen, contractwijzigingen en verlofbeslissingen worden weggeschreven naar een compliance-audit die onveranderlijk is: geen bewerkingen, geen verwijderingen, filterbaar op entiteit, actie en datum. De historie van medewerkers, contracten, identificatoren en verlofaanvragen werkt op dezelfde manier. Dit is het onderdeel waar niemand aan denkt tot een inspectie, en het onderdeel dat je achteraf niet meer kunt toevoegen.

Op de roadmap, en daar doen we niet geheimzinnig over. Payroll — bruto-naar-netto, loonstroken, bankexports — en het wettelijke rapportenpakket staan gepland voor een latere release. Dat geldt ook voor shift-iCal-feeds en bulkimport van medewerkers. Ze maken vandaag geen deel uit van het product.