HRM Hub

Ce que fait HRM Hub

La plupart des employeurs avec du travail posté gèrent leurs équipes avec quatre systèmes qui se contredisent : un dossier de contrats, un tableur pour les plannings, une feuille de temps papier et une discussion de groupe pleine de « quelqu'un peut couvrir samedi ». HRM Hub remplace ces quatre outils par un seul enregistrement que tout le reste consulte.

• Les personnes. Des dossiers employés avec identité, statut d'emploi, poste, historique des contrats, identifiants spécifiques au pays et documents — avec un onglet d'historique immuable sur chacun d'eux.
• Le planning. Des modèles de quarts, des règles de récurrence qui génèrent des semaines à l'avance, des quarts ouverts que toute personne qualifiée peut réclamer, un calendrier hebdomadaire et mensuel, et une vue de couverture qui montre les cellules en sous-effectif avant que le vendredi soir ne le fasse.
• La pointeuse. Des bornes murales avec cartes NFC, pointage par téléphone, ou numéro d'employé et code PIN — plus une application mobile qui pointe via un QR code rotatif avec vérification de géolocalisation.
• Le registre des congés. Types et politiques de congés, droits avec proratisation, soldes calculés à partir des demandes approuvées, un calendrier des jours fériés, une vue mensuelle des absences et un flux iCal pour les calendriers personnels.
• Les heures supplémentaires, calculées. Dépassements quotidiens et hebdomadaires, majorations de nuit, de week-end et de jours fériés, chacune avec son propre coefficient, calculés automatiquement à partir des pointages clôturés et transmis à une file d'approbation.
• Un registre que vous pouvez remettre à un auditeur. Chaque modification d'un employé, d'un contrat, d'une affectation de poste ou d'une décision de congé écrit une ligne immuable. Aucune modification, aucune suppression.

À qui cela s'adresse

Aux petites et moyennes entreprises avec du travail posté, plusieurs lieux de travail et des employés mobiles — hôtellerie, commerce de détail, services, soins, logistique. Aux administrateurs RH qui gèrent l'intégration, les contrats, les congés et les fins de contrat. Aux managers qui attribuent les quarts et approuvent les échanges et les pointages. Aux employés qui veulent pointer, réserver des congés et voir le planning de la semaine prochaine depuis leur téléphone.

Transparence sur le périmètre

HRM Hub est en cours de test avant son lancement public. Tout ce qui est décrit sur cette page fait partie du produit actuel : les personnes, les congés, le suivi du temps, les quarts, les échanges, les heures supplémentaires, les notifications, les rapports et la piste d'audit. La paie et le pack d'export réglementaire sont prévus pour une version ultérieure et ne sont pas disponibles aujourd'hui — nous préférons vous le dire ici plutôt qu'après votre inscription.

Bornes. Une borne est une tablette fixée à un poste de travail. Sa configuration se fait en trois étapes : la créer dans HRM Hub, ouvrir l'adresse de la borne sur la tablette, saisir le code d'activation à six chiffres qui s'affiche. Dès lors, les employés s'identifient de l'une des trois manières suivantes — une carte NFC dont l'UID est lié à leur dossier, un téléphone émettant le même signal afin qu'ils n'aient pas à porter de carte, ou leur numéro d'employé plus un code PIN à six chiffres lorsqu'ils n'ont ni l'un ni l'autre. Les bornes envoient un battement de cœur chaque minute ; une borne silencieuse pendant dix minutes passe au rouge sur l'aperçu du lieu de travail, ce qui est généralement une batterie à plat ou une coupure réseau plutôt qu'un mystère.

Téléphones. Les employés mobiles pointent depuis l'application. Elle scanne un code QR affiché sur le lieu de travail et qui change toutes les soixante secondes, de sorte qu'une capture d'écran prise la veille est inutile, puis lit le GPS et le compare à la zone géographique du lieu de travail. Un pointage dans le rayon est marqué comme vérifié. Un pointage en dehors n'est pas rejeté — il atterrit dans la file d'attente de révision pour qu'un responsable l'approuve ou le corrige, car un GPS imprécis par temps nuageux n'est pas une preuve de fraude.

Pauses. Les bornes comme l'application permettent de démarrer et de terminer une pause au sein d'un pointage ouvert, chacune étant enregistrée avec sa durée et son caractère payé ou non, selon la politique de pause du lieu de travail. Une pause encore ouverte au moment du pointage de sortie est clôturée automatiquement avec une note.

Corrections qui restent visibles. Toute personne disposant de la permission appropriée peut corriger un pointage, et chaque correction inscrit une ligne avant/après dans la piste d'audit de ce pointage. La chaîne de corrections fait partie du détail du pointage, aux côtés de la carte géographique, de la puce source, des pauses et des segments d'heures supplémentaires.

Le tableau de présence en direct. Une grille de cartes de toutes les personnes actuellement pointées, par lieu de travail, avec un minuteur qui s'écoule. Un pointage n'importe où dans l'espace de travail apparaît en moins d'une seconde. Les responsables de l'hôtellerie l'utilisent pour voir qui est réellement sur le terrain ; les chefs de chantier l'utilisent pour confirmer que l'équipe de nuit est bien arrivée.

Modèles et récurrence. Un modèle de quart est une définition réutilisable — quart du matin, de 06h00 à 14h00, ce lieu de travail, pause de trente minutes, requiert le poste de serveur. Une règle de récurrence applique ce modèle selon un motif répétitif construit à partir de pastilles de jours de semaine et d'un aperçu en direct, pour une plage de dates, à un employé nommé ou à personne. Un job matérialise les quarts dans une fenêtre glissante de deux semaines, et il est idempotent : l'exécuter deux fois ne duplique rien. Modifiez la règle et les quarts futurs sont régénérés ; les quarts passés appartiennent à l'historique et restent intacts.

Quarts ouverts. Un quart sans personne assignée est un créneau que toute personne qualifiée peut réclamer depuis sa propre vue. Les gestionnaires le voient comme une ligne ouverte sur le calendrier plutôt qu'un trou dont ils doivent se souvenir.

Deux façons de voir la semaine. La grille hebdomadaire place les employés en lignes et les jours en colonnes, avec des pastilles de quarts que vous pouvez faire glisser pour replanifier. La grille mensuelle est plus légère, pour planifier avec du recul. Les deux se filtrent par lieu de travail.

La couverture avant la pénurie. Le rapport de couverture est une matrice par lieu de travail et par jour comparant les effectifs assignés aux effectifs requis par poste, colorée en vert, orange et rouge. Les effectifs requis sont configurables par lieu de travail et par jour, car trois serveurs le vendredi soir et un le lundi midi, ce n'est pas le même nombre. Cliquez sur une cellule pour explorer ce lieu de travail, ce poste et ce jour.

Des échanges avec une machine à états. Un employé demande à échanger un quart spécifique ou à le faire couvrir. La cible accepte, le gestionnaire approuve, et seulement ensuite l'échange a lieu — de manière atomique. Il n'existe aucun état où un quart n'appartient à personne, ni aucun état où deux personnes pensent qu'il est à elles. Les demandes auxquelles personne ne répond expirent d'elles-mêmes, et tout arrive dans une boîte de réception avec des onglets plutôt que dans une discussion de groupe.

Chacun voit les siens. Les employés disposent d'une vue en cartes de leurs prochains quarts avec un bouton de demande d'échange, sur le web et sur le téléphone.

Des congés qui s'additionnent. Les types de congés portent une clé stable, un libellé en quatorze langues et un quota annuel par défaut. Les politiques lient un type à un périmètre — espace de travail, service ou poste — et lorsque plusieurs correspondent, le plus spécifique l'emporte. Les soldes sont calculés à partir des demandes approuvées plutôt qu'incrémentés et décrémentés, de sorte qu'ils ne peuvent pas dériver : quota, utilisé, en attente, par employé, par type, par année. Les jours ouvrés proviennent du calendrier de l'espace de travail, moins les week-ends et les jours fériés actifs, et ils sont figés au moment de la décision, de sorte que l'ajout d'un jour férié le mois prochain ne réécrit pas silencieusement une demande approuvée la semaine dernière.

Jours fériés. Les jours légaux de votre pays sont préchargés chaque année, peuvent être désactivés mais jamais supprimés, et coexistent avec les jours personnalisés que vous ajoutez. Ils alimentent le calcul des jours ouvrés, qui alimente la durée des congés, qui alimente les soldes.

Heures supplémentaires, calculées plutôt que discutées. À partir de chaque pointage clôturé, le moteur évalue le dépassement quotidien au-delà de votre seuil, le dépassement hebdomadaire au-delà du seuil hebdomadaire, l'intersection avec votre fenêtre de nuit, les week-ends et les jours fériés — qui priment sur les week-ends. Les paliers s'empilent, chacun avec son propre multiplicateur, et chaque palier produit un segment lié au pointage. Dix paramètres contrôlent l'ensemble du moteur, et les segments arrivent dans une file d'approbation qui filtre par employé et par date et permet une approbation groupée.

Des avis avec accusés de réception. Publiez une annonce à tout l'espace de travail, à un service, à un poste ou à des personnes nommées. Voyez combien l'ont reçue, combien l'ont ouverte et — pour les avis marqués comme exigeant un accusé de réception — qui a cliqué pour confirmer l'avoir lue, avec un horodatage. Utile le jour où vous devez prouver que tout le monde a été informé d'un changement de politique.

Une piste d'audit, pas un fichier journal. Les fins de contrat, les changements de salaire, les affectations de poste, les avenants au contrat et les décisions de congés sont consignés dans un audit de conformité immuable : aucune modification, aucune suppression, filtrable par entité, action et date. Les historiques des employés, des contrats, des identifiants et des demandes de congés fonctionnent de la même manière. C'est la partie à laquelle personne ne pense jusqu'à une inspection, et celle que vous ne pouvez pas reconstituer après coup.

Sur la feuille de route, sans prétendre le contraire. La paie — du brut au net, les bulletins de salaire, les exports bancaires — et le pack de rapports légaux sont prévus pour une version ultérieure. Il en va de même pour les flux iCal des équipes et l'import groupé d'employés. Ils ne font pas partie du produit aujourd'hui.