Afspraakbeheer voor klinieken zonder per-arts kosten

Vier artsen in één kliniek. Vier abonnementskosten bij de meeste planners. Wie Pabau Pro gebruikt, betaalt momenteel circa EUR 65 per zorgverlener per maand. Bij een praktijk van vier artsen loopt dat al op tot EUR 260/maand — nog zonder SMS-herinneringen of de AVG-gezondheidsdatamodule. Voeg een parttime specialist toe voor twee dagen per week en het tarief springt opnieuw. De per-seat-logica straft precies de gemengde en roterende bezetting die kleine klinieken kenmerkt.

KIMISUITE Service Manager werkt anders. U betaalt een workspace-tarief — vast per tier, ongeacht hoeveel zorgverleners u toevoegt binnen die tier. Een waarnemer voor drie weken, een stagiar-arts, een fysiotherapeut die twee middagen per week aanschuift: ze kosten geen extra licentie.

Wat kost het alternatief u echt? Een typische praktijk van vier zorgverleners betaalt vandaag: Pabau Pro EUR 65 × 4 = EUR 260/maand, plus een apart SMS-bundel van EUR 30/maand, plus de AVG gezondheidsdata Pro+ upgrade van EUR 50/maand. Totaal: circa EUR 340/maand puur voor planning en basiscompliancy. KIMISUITE Service Manager bundelt multispecialistencalenders, SMS + WhatsApp + e-mailherinneringen, AVG-conforme gezondheidsdataopslag (standaard, geen upgrade), no-show borgsomincasso via Stripe én het patiëntdossier — op workspace-pricing, hetzelfde tarief voor vier of acht zorgverleners.

No-shows zijn geen onvermijdelijk verlies. Een no-show in een volledig bezette kliniek kost al snel EUR 80 tot EUR 200 per slot — consultatiehonorarium dat nergens wordt gecompenseerd. Bij een no-showpercentage van 10% op een volle dagplanning verliest één zorgverlener EUR 200 tot EUR 400 per dag. KIMISUITE Service Manager verstuurt automatisch een herinneringscascade: eerst e-mail, dan SMS, dan WhatsApp Business — op door u ingestelde tijdstippen vóór het consult. Voor risicovolle tijdslots kunt u een borgsom vereisen bij het boeken via Stripe. De borg wordt automatisch verrekend of teruggestort op basis van uw annuleringsbeleid, zonder dat de receptionist handmatig hoeft in te grijpen.

AVG en bijzondere categorieën gezondheidsdata — standaard ingebouwd. Gezondheidsdata valt onder artikel 9 AVG: bijzondere categoriegegevens waarvoor striktere verwerkingsvereisten gelden. Verwerkersovereenkomst, dataresidenctie in de EU, retentietermijnen per patiënttype, en toestemmingsregistratie zijn geen betaalde add-ons bij KIMISUITE — ze zitten in het basisplatform. U hoeft niet naar een Pro+-tier te upgraden om compliant te zijn. Dat scheelt u niet alleen geld; het neemt ook de compliancyangst weg die opschaling bij platforms als Doctolib of legacy-systemen als medatixx of CGM met zich meebrengt.

Communicatie op één plek, niet verspreid over post-its en WhatsApp-threads. Een patiënt belt om te verzetten. De receptioniste noteert het op papier. Twintig minuten later wordt de agenda bijgewerkt — als er geen ander telefoontje tussenkomt. Deze race-conditie leidt tot dubbele boekingen en gemiste herinneringen. In KIMISUITE Service Manager zijn alle communicatiekanalen gekoppeld aan de afspraak: een wijziging via de online patiëntportal, een inkomend WhatsApp-bericht of een telefonische annulering die de receptionist invoert — alles werkt rechtstreeks op dezelfde agenda-instantie. Dubbele boekingen bij gedeelde behandelkamers worden actief geblokkeerd door de conflictpreventielogica.

Migratie vanuit Pabau, Doctolib of een on-premise systeem. We weten dat u niet bij nul begint. KIMISUITE Service Manager heeft gestructureerde importfunctionaliteit voor CSV-exports uit Pabau en Doctolib, en biedt maatwerkondersteuning voor gegevensoverdracht uit medatixx, CGM en T-Doc. Patiëntdossiers, afspraakhistorie en contactgegevens worden gemapt naar de KIMISUITE-datastructuur vóór de livegang, zodat er geen patiëntgegevens verloren gaan.

KIMISUITE Service Manager is ontwikkeld voor klinieken met één tot acht zorgverleners die dagelijks met roosterconflicten, no-shows en AVG-verplichtingen te maken hebben. Het platform vervangt uw huidige planner, uw aparte SMS-tool en uw handmatige herinneringsworkflow — in één werkruimte, op één abonnementsniveau.

De multispecialistencalender toont alle zorgverleners naast elkaar. Wanneer een patiënt een afspraak boekt — online of via de receptie — controleert het systeem automatisch de beschikbaarheid van de zorgverlener én de behandelkamer. Gedeelde ruimtes worden als resource bijgehouden; een dubbele boeking voor dezelfde kamer is technisch geblokkeerd, niet alleen visueel zichtbaar.

Zodra een afspraak is bevestigd, start de herinneringscascade automatisch. U stelt in wanneer en via welk kanaal: e-mail 48 uur van tevoren, SMS 24 uur van tevoren, WhatsApp Business 2 uur van tevoren. Patiënten kunnen direct vanuit de herinnering bevestigen of annuleren. Annuleringen vrijgeven de slot onmiddellijk en sturen optioneel een wachtlijstbericht naar de volgende patiënt.

Elk consult is gekoppeld aan een patiëntprofiel. Contactgegevens, afspraakhistorie, toestemmingsregistraties en eventuele bijzondere verwerkingsgronden (artikel 9 AVG) leven in hetzelfde dossier. U hoeft niet te schakelen tussen een planningssysteem en een apart patiëntenbeheerplatform.