Centro de RR. HH.

Qué hace HRM Hub

La mayoría de los empleadores con trabajo por turnos gestionan a su personal con cuatro sistemas que no se comunican entre sí: una carpeta de contratos, una hoja de cálculo para los turnos, una hoja de asistencia en papel y un chat grupal lleno de "¿alguien puede cubrir el sábado?". HRM Hub reemplaza los cuatro con un único registro del que todo lo demás se nutre.

• Las personas. Registros de empleados con identidad, situación laboral, puesto, historial de contratos, identificadores específicos del país y documentos, con una pestaña de historial inmutable en cada uno de ellos.
• El horario. Plantillas de turnos, reglas de recurrencia que generan semanas por adelantado, turnos abiertos que cualquier persona cualificada puede reclamar, un calendario semanal y mensual, y una vista de cobertura que muestra las celdas con falta de personal antes de que llegue el viernes por la noche.
• El reloj. Quioscos de pared con tarjetas NFC, fichaje desde el teléfono, o número de empleado y PIN, además de una aplicación móvil que registra la entrada mediante un código QR rotativo con verificación de geovalla.
• El libro de ausencias. Tipos y políticas de permisos, derechos con prorrateo, saldos calculados a partir de solicitudes aprobadas, un calendario de festivos, una vista mensual de quién está ausente y un feed iCal para calendarios personales.
• Horas extra, calculadas. Exceso diario y semanal, tramos nocturnos, de fin de semana y festivos, cada uno con su propio multiplicador, calculados automáticamente a partir de los fichajes cerrados y enviados a una cola de aprobación.
• Un registro que puedes entregar a un auditor. Cada cambio en un empleado, contrato, asignación de puesto o decisión de permiso escribe una fila inmutable. Sin ediciones, sin eliminaciones.

Para quién es

Pequeños y medianos empleadores con trabajo por turnos, varios centros de trabajo y empleados móviles: hostelería, comercio minorista, servicios, cuidados, logística. Administradores de RR. HH. que gestionan la incorporación, los contratos, los permisos y las bajas. Responsables que asignan turnos y aprueban cambios y fichajes. Empleados que quieren fichar, solicitar permisos y ver el horario de la próxima semana desde su teléfono.

Honestos sobre el alcance

HRM Hub se está probando antes de su lanzamiento público. Todo lo descrito en esta página forma parte del producto actual: personas, permisos, control horario, turnos, cambios, horas extra, avisos, informes y el registro de auditoría. La nómina y el paquete de exportación legal están planificados para una versión posterior y no están disponibles hoy; preferimos decírtelo aquí antes que después de que te hayas registrado.

Quioscos. Un quiosco es una tableta fijada a un puesto de trabajo. Configurarlo requiere tres pasos: créalo en HRM Hub, abre la dirección del quiosco en la tableta y escribe el código de activación de seis dígitos que muestra. A partir de entonces, los empleados se identifican de una de tres maneras: una tarjeta NFC cuyo UID está vinculado a su ficha, un teléfono que emite la misma señal para no tener que llevar tarjeta, o su número de empleado más un PIN de seis dígitos cuando no tienen ninguna de las dos. Los quioscos envían un latido cada minuto; uno que deja de emitir durante diez minutos se marca en rojo en la vista general del centro de trabajo, lo que suele ser una batería descargada o una caída de red más que un misterio.

Teléfonos. Los empleados móviles fichan desde la app. Esta escanea un código QR mostrado en el centro de trabajo que rota cada sesenta segundos, de modo que una captura de pantalla de ayer no sirve, y luego lee el GPS y lo compara con la geovalla del centro. Un fichaje dentro del radio se marca como verificado. Un fichaje fuera de él no se rechaza: entra en la cola de revisión para que un responsable lo apruebe o corrija, porque el GPS en un día nublado no es evidencia de fraude.

Pausas. Tanto los quioscos como la app permiten iniciar y terminar una pausa dentro de un fichaje abierto, cada una registrada con su duración y si es remunerada, según la política de pausas del centro de trabajo. Una pausa que sigue abierta al fichar la salida se cierra automáticamente con una nota.

Correcciones que permanecen visibles. Cualquier persona con el permiso adecuado puede corregir un fichaje, y cada corrección escribe una fila de antes y después en el registro de auditoría de ese fichaje. La cadena de correcciones forma parte del detalle del fichaje, junto con la tarjeta de geolocalización, el chip de origen, las pausas y los segmentos de horas extra.

El panel de planta en vivo. Una cuadrícula de tarjetas con todos los que están fichados en ese momento, por centro de trabajo, con un temporizador que avanza. Un fichaje en cualquier punto del espacio de trabajo aparece en menos de un segundo. Los responsables de hostelería lo usan para ver quién está realmente en planta; los jefes de obra lo usan para confirmar que el turno de noche ha llegado.

Plantillas y recurrencia. Una plantilla de turno es una definición reutilizable: turno de mañana, de 06:00 a 14:00, este centro de trabajo, pausa de treinta minutos, requiere el puesto de camarero. Una regla de recurrencia aplica esa plantilla en un patrón repetitivo construido con chips de días de la semana y una vista previa en vivo, para un rango de fechas, a un empleado concreto o a nadie en absoluto. Un trabajo materializa los turnos en una ventana móvil de dos semanas, y es idempotente: ejecutarlo dos veces no duplica nada. Edita la regla y los turnos futuros se regeneran; los turnos pasados son historia y permanecen intactos.

Turnos abiertos. Un turno sin nadie asignado es un hueco que cualquier persona cualificada puede reclamar desde su propia vista. Los gerentes lo ven como una fila abierta en el calendario en lugar de un vacío que tienen que recordar.

Dos formas de ver la semana. La cuadrícula semanal coloca a los empleados en filas y los días en columnas, con chips de turno que puedes arrastrar para reprogramar. La cuadrícula mensual es más ligera, para planificar con perspectiva. Ambas se filtran por centro de trabajo.

Cobertura antes del déficit. El informe de cobertura es una matriz por centro de trabajo y día que compara el personal asignado con el personal requerido por puesto, con colores verde, naranja y rojo. El personal requerido es configurable por centro de trabajo y día, porque tres camareros el viernes por la noche y uno el lunes a la hora de comer no son el mismo número. Haz clic en una celda para profundizar en ese centro de trabajo, puesto y día.

Cambios con una máquina de estados. Un empleado pide intercambiar un turno concreto o que alguien lo cubra. El destinatario acepta, el gerente aprueba, y solo entonces se produce el intercambio, de forma atómica. No existe ningún estado en el que un turno no pertenezca a nadie, ni ningún estado en el que dos personas crean que es suyo. Las solicitudes que nadie responde caducan por sí solas, y todo llega a una bandeja de entrada con pestañas en lugar de a un chat de grupo.

Cada uno ve lo suyo. Los empleados obtienen una vista de tarjetas con sus próximos turnos y un botón para solicitar un cambio, tanto en la web como en el teléfono.

Permisos que cuadran. Los tipos de permiso llevan una clave estable, una etiqueta en catorce idiomas y una asignación anual por defecto. Las políticas vinculan un tipo a un ámbito — espacio de trabajo, departamento o puesto — y cuando coinciden varios, gana el más específico. Los saldos se calculan a partir de las solicitudes aprobadas en lugar de sumarse y restarse, por lo que no pueden desviarse: asignación, utilizado, pendiente, por empleado, por tipo, por año. Los días laborables provienen del calendario del espacio de trabajo menos los fines de semana y los festivos activos, y se congelan en el momento de la decisión, de modo que añadir un festivo el mes que viene no reescribe silenciosamente una solicitud aprobada la semana pasada.

Festivos. Los días legales de tu país se precargan cada año, se pueden desactivar pero nunca eliminar, y conviven con los días de empresa personalizados que añadas. Alimentan el cálculo de días laborables, que alimenta la duración del permiso, que alimenta los saldos.

Horas extra, calculadas en lugar de discutidas. A partir de cada fichaje cerrado, el motor evalúa el exceso diario sobre tu umbral, el exceso semanal sobre el umbral semanal, la intersección con tu franja nocturna, los fines de semana y los festivos — que prevalecen sobre los fines de semana. Los niveles se acumulan, cada uno con su propio multiplicador, y cada nivel produce un segmento vinculado al fichaje. Diez ajustes controlan todo el motor, y los segmentos llegan a una cola de aprobación que filtra por empleado y fecha y admite aprobación masiva.

Avisos con acuse de recibo. Publica un anuncio para todo el espacio de trabajo, un departamento, un puesto o personas concretas. Consulta cuántos lo recibieron, cuántos lo abrieron y — en los avisos marcados como de confirmación obligatoria — quién hizo clic para confirmar que lo leyó, con marca de tiempo. Útil el día que necesites demostrar que todos fueron informados de un cambio de política.

Un registro de auditoría, no un archivo de log. Las bajas, los cambios de salario, las asignaciones de puesto, las modificaciones de contrato y las decisiones de permisos se escriben en una auditoría de cumplimiento inmutable: sin ediciones, sin eliminaciones, filtrable por entidad, acción y fecha. Los historiales de empleado, contrato, identificador y solicitudes de permiso funcionan igual. Esta es la parte en la que nadie piensa hasta que llega una inspección, y la parte que no se puede añadir a posteriori.

En la hoja de ruta, y sin fingir lo contrario. La nómina — del bruto al neto, recibos de salario, exportaciones bancarias — y el paquete de informes legales están previstos para una versión posterior. También lo están los feeds iCal de turnos y la importación masiva de empleados. Hoy no forman parte del producto.