HRM Hub

Vad HRM Hub gör

De flesta arbetsgivare med skiftarbete driver sin personal genom fyra system som inte stämmer överens: en mapp med kontrakt, ett kalkylblad för scheman, en papperstidrapport och en gruppchatt full av "kan någon täcka upp på lördag". HRM Hub ersätter alla fyra med en enda post som allt annat läser från.

• Personalen. Medarbetarregister med identitet, anställningsstatus, befattning, kontraktshistorik, landsspecifika identifierare och dokument — med en oföränderlig historikflik på var och en.
• Schemat. Skiftmallar, återkommande regler som genererar veckor i förväg, öppna skift som alla kvalificerade kan ta, en vecko- och månadskalender samt en täckningsvy som visar underbemannade celler innan fredagskvällen gör det.
• Klockan. Väggmonterade kiosker med NFC-kort, incheckning via telefon eller anställningsnummer och PIN — plus en mobilapp som checkar in mot en roterande QR-kod med geofence-kontroll.
• Ledighetsboken. Ledighetstyper och policyer, tilldelningar med proportionering, saldon beräknade från godkända förfrågningar, en helgdagskalender, en månadsvy över vem som är ledig och ett iCal-flöde för personliga kalendrar.
• Övertid, beräknad. Dagligt och veckovis överskott, natt-, helg- och helgdagsnivåer, var och en med sin egen multiplikator, beräknas automatiskt från stängda stämplingar och skickas till en godkännandekö.
• En post du kan lämna till en revisor. Varje ändring av en medarbetare, ett kontrakt, en befattningstilldelning eller ett ledighetsbeslut skriver en oföränderlig rad. Inga redigeringar, inga raderingar.

Vem det är till för

Små och medelstora arbetsgivare med skiftarbete, flera arbetsplatser och mobila medarbetare — hotell, restaurang, detaljhandel, tjänster, vård, logistik. HR-administratörer som hanterar onboarding, kontrakt, ledighet och uppsägningar. Chefer som tilldelar skift och godkänner byten och stämplingar. Medarbetare som vill checka in, boka ledighet och se nästa veckas schema från sin telefon.

Ärliga om omfattningen

HRM Hub testas inför sin offentliga lansering. Allt som beskrivs på denna sida är en del av den nuvarande produkten: personal, ledighet, tidsspårning, skift, byten, övertid, meddelanden, rapporter och revisionsspåret. Lönehantering och det lagstadgade exportpaketet är planerade för en senare version och är inte tillgängliga idag — vi berättar hellre det här än efter att du har registrerat dig.

Kiosker. En kiosk är en surfplatta som är fastmonterad på en arbetsplats. Det tar tre steg att konfigurera en: skapa den i HRM Hub, öppna kioskadressen på surfplattan och ange den sexsiffriga aktiveringskoden som visas. Därefter identifierar sig medarbetarna på ett av tre sätt — ett NFC-kort vars UID är kopplat till deras profil, en telefon som sänder ut samma signal så att de inte behöver bära med sig ett kort, eller deras anställningsnummer plus en sexsiffrig PIN-kod när de inte har något av dessa. Kiosker skickar en pulssignal varje minut; en som varit tyst i tio minuter blir röd på arbetsplatsöversikten, vilket oftast beror på ett urladdat batteri eller ett nätverksavbrott snarare än ett mysterium.

Telefoner. Mobila medarbetare stämplar in från appen. Den skannar en QR-kod som visas på arbetsplatsen och roterar var sextionde sekund, så en skärmdump från igår är värdelös, och läser sedan av GPS och jämför den med arbetsplatsens geofence. En stämpling inom radien markeras som verifierad. En stämpling utanför den avvisas inte — den hamnar i granskningskön för en chef att godkänna eller korrigera, eftersom GPS en molnig dag inte är bevis på fusk.

Raster. Både kiosker och appen erbjuder start och slut på rast inom en pågående stämpling, där varje rast loggas med sin längd och om den är betald, styrt av arbetsplatsens rastpolicy. En rast som fortfarande pågår vid utstämpling stängs automatiskt med en anteckning.

Korrigeringar som förblir synliga. Alla med rätt behörighet kan korrigera en stämpling, och varje korrigering skriver en före-och-efter-rad till den stämplingens revisionsspår. Korrigeringskedjan är en del av stämplingsdetaljerna, tillsammans med geokortet, källchipet, rasterna och övertidssegmenten.

Den livea översiktstavlan. Ett kortrutnät över alla som för närvarande är instämplade, per arbetsplats, med en timer som tickar. En stämpling var som helst i arbetsytan visas inom en sekund. Chefer inom hotell- och restaurangbranschen använder den för att se vem som faktiskt är på plats; platschefer använder den för att bekräfta att nattskiftet har anlänt.

Mallar och återkommande mönster. En skiftmall är en återanvändbar definition – morgonskift, 06:00 till 14:00, den här arbetsplatsen, trettio minuters rast, kräver serveringspositionen. En återkommanderegel tillämpar mallen på ett upprepande mönster byggt av veckodagsflikar och en liveförhandsvisning, för ett datumintervall, på en namngiven anställd eller på ingen alls. Ett jobb materialiserar skift i ett rullande tvåveckorsfönster, och det är idempotent: att köra det två gånger duplicerar ingenting. Redigera regeln så regenereras framtida skift; tidigare skift är historia och förblir orörda.

Öppna skift. Ett skift utan tilldelad person är en plats som alla kvalificerade kan ta från sin egen vy. Chefer ser dem som en öppen rad i kalendern i stället för en lucka de måste komma ihåg.

Två sätt att se veckan. Veckorutnätet placerar anställda på rader och dagar på kolumner, med skiftflikar du kan dra för att omplanera. Månadsrutnätet är lättare, för planering på hög höjd. Båda filtrerar efter arbetsplats.

Täckning före bristen. Täckningsrapporten är en matris per arbetsplats och dag över tilldelad mot erforderlig bemanning per position, färgad grön, orange och röd. Erforderlig bemanning är konfigurerbar per arbetsplats och dag, eftersom tre servrar på fredag kväll och en på måndagslunch inte är samma antal. Klicka på en cell för att gräva ner i den arbetsplatsen, positionen och dagen.

Byten med en tillståndsmaskin. En anställd ber om att byta ett specifikt skift eller att få ett täckt. Mottagaren accepterar, chefen godkänner, och först då sker utbytet – atomärt. Det finns inget tillstånd där ett skift tillhör ingen, och inget tillstånd där två personer tror att det är deras. Förfrågningar som ingen svarar på löper ut av sig själva, och allt hamnar i en inkorg med flikar i stället för i en gruppchatt.

Alla ser sitt eget. Anställda får en kortvy över sina kommande skift med en knapp för att begära byte, på webben och i telefonen.

Ledighet som stämmer. Ledighetstyper har en stabil nyckel, en etikett på fjorton språk och en årlig standardkvot. Policyer knyter en typ till en omfattning — arbetsyta, avdelning eller befattning — och när flera matchar vinner den mest specifika. Saldon beräknas från godkända förfrågningar snarare än att ökas och minskas, så de kan inte glida isär: kvot, förbrukat, väntande, per anställd, per typ, per år. Arbetsdagar hämtas från arbetsytans kalender minus helger och aktiva helgdagar, och de fryses vid beslutstillfället, så att lägga till en helgdag nästa månad inte tyst skriver om en förfrågan som godkändes förra veckan.

Helgdagar. Lagstadgade dagar för ditt land seedas per år, kan inaktiveras men aldrig raderas, och ligger bredvid eventuella anpassade företagsdagar du lägger till. De matar arbetsdagsberäkningen, som matar ledighetens längd, som matar saldona.

Övertid, beräknad snarare än diskuterad. Från varje stängd stämpling utvärderar motorn dagligt överskott över ditt tröskelvärde, veckoöverskott över veckogränsen, skärningen med ditt nattfönster, helger och helgdagar — som åsidosätter helger. Nivåer staplas, var och en med sin egen multiplikator, och varje nivå producerar ett segment kopplat till stämplingen. Tio inställningar styr hela motorn, och segment hamnar i en godkännandekö som filtrerar på anställd och datum och tar emot massgodkännande.

Meddelanden med kvitton. Publicera ett tillkännagivande till hela arbetsytan, en avdelning, en befattning eller namngivna personer. Se hur många som tog emot det, hur många som öppnade det, och — för meddelanden markerade som kräver bekräftelse — vem som klickade för att bekräfta att de läst det, med en tidsstämpel. Användbart den dag du behöver visa att alla informerats om en policyändring.

Ett revisionsspår, inte en loggfil. Uppsägningar, löneändringar, befattningstilldelningar, kontraktsändringar och ledighetsbeslut skrivs till en efterlevnadsrevision som är oföränderlig: inga redigeringar, inga raderingar, filtrerbar på entitet, åtgärd och datum. Historik för anställd, kontrakt, identifierare och ledighetsförfrågningar fungerar på samma sätt. Det här är delen ingen tänker på förrän vid en inspektion, och delen du inte kan lägga till i efterhand.

På färdplanen, och inget annat låtsas. Lönehantering — brutto till netto, lönespecifikationer, bankexport — och det lagstadgade rapportpaketet är planerade för en senare release. Detsamma gäller skift-iCal-flöden och massimport av anställda. De är inte en del av produkten idag.