HRM Hub

Šta HRM Hub radi

Većina poslodavaca sa smenskim radom vodi svoje ljude kroz četiri sistema koja se međusobno ne slažu: fasciklu ugovora, tabelu rasporeda, papirni listić za evidenciju vremena i grupni čet pun poruka "može li neko da pokrije subotu". HRM Hub zamenjuje sva četiri jednim zapisom iz kojeg sve ostalo čita podatke.

• Ljudi. Evidencija zaposlenih sa identitetom, radnim statusom, pozicijom, istorijom ugovora, identifikatorima specifičnim za zemlju i dokumentima — sa nepromenljivom karticom istorije na svakom od njih.
• Raspored. Šabloni smena, pravila ponavljanja koja generišu nedelje unapred, otvorene smene koje svako kvalifikovan može da preuzme, nedeljni i mesečni kalendar i prikaz pokrivenosti koji pokazuje nedovoljno popunjene ćelije pre nego što to uradi petak uveče.
• Sat. Zidni kiosci sa NFC karticama, prijava telefonom ili broj zaposlenog i PIN — plus mobilna aplikacija koja evidentira dolazak preko rotirajućeg QR koda uz proveru geografske zone.
• Knjiga odsustava. Tipovi odsustava i politike, dani sa proporcionalnim obračunom, bilansi izračunati iz odobrenih zahteva, kalendar praznika, mesečni prikaz ko je odsutan i iCal feed za lične kalendare.
• Prekovremeni rad, izračunat. Dnevni i nedeljni višak, noćni, vikend i praznični nivoi, svaki sa sopstvenim množiteljem, automatski izračunati iz zatvorenih evidencija i prosleđeni u red za odobravanje.
• Zapis koji možete dati revizoru. Svaka promena zaposlenog, ugovora, dodele pozicije ili odluke o odsustvu upisuje nepromenljiv red. Bez izmena, bez brisanja.

Kome je namenjen

Malim i srednjim poslodavcima sa smenskim radom, više radnih mesta i mobilnim zaposlenima — ugostiteljstvo, maloprodaja, usluge, nega, logistika. HR administratorima koji vode onboarding, ugovore, odsustva i otkaze. Menadžerima koji dodeljuju smene i odobravaju zamene i evidencije. Zaposlenima koji žele da se prijave na posao, zakažu odsustvo i vide raspored za sledeću nedelju sa svog telefona.

Iskreni o obimu

HRM Hub se testira pre javnog lansiranja. Sve što je opisano na ovoj stranici deo je trenutnog proizvoda: ljudi, odsustva, evidencija vremena, smene, zamene, prekovremeni rad, obaveštenja, izveštaji i revizorski trag. Platni spisak i zakonski paket za izvoz planirani su za kasnije izdanje i trenutno nisu dostupni — radije ćemo vam to reći ovde nego nakon što se prijavite.

Kiosci. Kiosk je tablet pričvršćen na radno mesto. Postavljanje se odvija u tri koraka: kreirate ga u HRM Hub-u, otvorite adresu kioska na tabletu i unesete šestocifreni aktivacioni kod koji se prikazuje. Od tada se zaposleni identifikuju na jedan od tri načina — NFC karticom čiji je UID povezan sa njihovim nalogom, telefonom koji emituje isti signal tako da ne moraju da nose karticu, ili svojim brojem zaposlenog plus šestocifrenim PIN-om kada nemaju ni jedno ni drugo. Kiosci šalju signal svakog minuta; onaj koji utihne na deset minuta postaje crven na pregledu radnog mesta, što je obično prazna baterija ili prekid mreže, a ne misterija.

Telefoni. Mobilni zaposleni se prijavljuju iz aplikacije. Ona skenira QR kod prikazan na radnom mestu koji se menja svakih šezdeset sekundi, tako da je snimak ekrana od juče beskoristan, zatim očitava GPS i upoređuje ga sa geo-ograničenjem radnog mesta. Prijava unutar radijusa označava se kao verifikovana. Prijava van njega se ne odbija — dospeva u red za pregled kako bi je menadžer odobrio ili ispravio, jer GPS po oblačnom danu nije dokaz prevare.

Pauze. I kiosci i aplikacija prikazuju početak i kraj pauze unutar otvorene prijave, pri čemu se svaka beleži sa trajanjem i podatkom da li je plaćena, u skladu sa politikom pauza radnog mesta. Pauza koja je i dalje otvorena pri odjavi automatski se zatvara uz napomenu.

Ispravke koje ostaju vidljive. Svako sa odgovarajućom dozvolom može da ispravi prijavu, a svaka ispravka upisuje red pre-i-posle u revizorski trag te prijave. Lanac ispravki deo je detalja prijave, zajedno sa geo karticom, izvornim čipom, pauzama i segmentima prekovremenog rada.

Živa tabla na spratu. Mreža kartica svih trenutno prijavljenih, po radnom mestu, sa tajmerom koji otkucava. Prijava bilo gde u radnom prostoru pojavljuje se u roku od sekunde. Menadžeri u ugostiteljstvu je koriste da vide ko je zaista na podu; menadžeri gradilišta da potvrde da je noćna smena stigla.

Šabloni i ponavljanje. Šablon smene je višekratna definicija — jutarnja smena, od 06:00 do 14:00, ovo radno mesto, pauza od trideset minuta, zahteva poziciju konobara. Pravilo ponavljanja primenjuje taj šablon po obrascu koji se ponavlja, sastavljenom od čipova za dane u nedelji i pregleda uživo, za opseg datuma, na imenovanog zaposlenog ili ni na koga. Posao materijalizuje smene u klizni dvonedeljni prozor i idempotentan je: dvostruko pokretanje ne duplira ništa. Izmenite pravilo i buduće smene se regenerišu; prošle smene su istorija i ostaju netaknute.

Otvorene smene. Smena bez dodeljenog radnika je slot koji svako ko ispunjava uslove može da preuzme iz svog prikaza. Menadžeri ih vide kao otvoren red u kalendaru umesto rupe koju moraju da pamte.

Dva načina da se posmatra nedelja. Nedeljna mreža stavlja zaposlene u redove, a dane u kolone, sa čipovima smena koje možete prevlačiti radi promene rasporeda. Mesečna mreža je lakša, za planiranje sa visine. Obe se filtriraju po radnom mestu.

Pokrivenost pre manjka. Izveštaj o pokrivenosti je matrica po radnom mestu i danu, koja upoređuje dodeljene sa potrebnim brojem ljudi po poziciji, obojena zeleno, narandžasto i crveno. Potreban broj ljudi je podesiv po radnom mestu i danu, jer tri konobara u petak uveče i jedan u ponedeljak za ručkom nisu isti broj. Kliknite na ćeliju da biste ušli u detalje za to radno mesto, poziciju i dan.

Zamene sa mašinom stanja. Zaposleni traži da zameni određenu smenu ili da mu neko pokrije smenu. Ciljani radnik prihvata, menadžer odobrava i tek tada dolazi do razmene — atomski. Ne postoji stanje u kome smena ne pripada nikome, niti stanje u kome dvoje ljudi misli da je njihova. Zahtevi na koje niko ne odgovori ističu sami od sebe, a sve završava u prijemnom sandučetu sa karticama umesto u grupnom četu.

Svako vidi svoje. Zaposleni dobijaju prikaz svojih predstojećih smena u obliku kartica sa dugmetom za zahtev za zamenu, na vebu i na telefonu.

Odsustva koja se sabiraju. Tipovi odsustva nose stabilan ključ, oznaku na četrnaest jezika i podrazumevani godišnji fond. Pravila vezuju tip za obim — radni prostor, odeljenje ili poziciju — a kada se više njih poklapa, važi ono najspecifičnije. Bilansi se računaju iz odobrenih zahteva umesto da se povećavaju i smanjuju, pa ne mogu da odlutaju: fond, iskorišćeno, na čekanju, po zaposlenom, po tipu, po godini. Radni dani dolaze iz kalendara radnog prostora umanjenog za vikende i aktivne praznike, i zamrzavaju se u trenutku odluke, tako da dodavanje praznika sledećeg meseca ne prepravlja tiho zahtev odobren prošle nedelje.

Praznici. Zakonski dani za vašu zemlju se postavljaju po godinama, mogu se onemogućiti ali nikada obrisati, i stoje uz sve prilagođene dane kompanije koje dodate. Oni ulaze u obračun radnih dana, koji ulazi u trajanje odsustva, koje ulazi u bilanse.

Prekovremeni rad, izračunat umesto osporavan. Iz svake zatvorene evidencije rada mašina procenjuje dnevni višak preko vašeg praga, nedeljni višak preko nedeljnog, presek sa vašim noćnim intervalom, vikende i praznike — koji imaju prednost nad vikendima. Nivoi se slažu, svaki sa svojim množiteljem, i svaki nivo proizvodi segment vezan za evidenciju. Deset podešavanja upravlja celom mašinom, a segmenti dospevaju u red za odobravanje koji se filtrira po zaposlenom i datumu i podržava grupno odobravanje.

Obaveštenja sa potvrdom prijema. Objavite objavu celom radnom prostoru, odeljenju, poziciji ili imenovanim osobama. Vidite koliko ih je primilo, koliko ih je otvorilo i — za obaveštenja označena kao ona koja zahtevaju potvrdu — ko je kliknuo da potvrdi da je pročitao, sa vremenskom oznakom. Korisno onog dana kada treba da pokažete da su svi obavešteni o promeni pravila.

Revizorski trag, a ne log fajl. Prestanci radnog odnosa, promene plata, raspoređivanja na pozicije, izmene ugovora i odluke o odsustvima upisuju se u reviziju usklađenosti koja je nepromenljiva: bez izmena, bez brisanja, sa filtriranjem po entitetu, radnji i datumu. Istorije zaposlenih, ugovora, identifikatora i zahteva za odsustvo rade na isti način. Ovo je deo o kome niko ne razmišlja do inspekcije, i deo koji se ne može naknadno ugraditi.

Na mapi puta, i bez pretvaranja da je drugačije. Obračun zarada — bruto u neto, platni listići, izvozi za banke — i paket zakonskih izveštaja planirani su za kasnije izdanje. Isto važi za iCal feed-ove smena i grupni uvoz zaposlenih. Oni danas nisu deo proizvoda.