Agenda Clínica Sem Conflitos nem Faltas

A realidade de uma clínica com 4 a 8 profissionais é esta: o telefone toca, a recepcionista toma nota num papel, o calendário é atualizado meia hora depois — e entretanto outro paciente já agendou o mesmo horário. Conflitos de sala, faltas não comunicadas, dados de saúde espalhados por sistemas diferentes. Nenhum destes problemas é novidade, mas continuam a custar tempo e dinheiro todos os dias.

O KIMISUITE Service Manager foi concebido para clínicas de 1 a 8 profissionais — médicos de família, especialistas, equipas multidisciplinares — que precisam de um sistema de agendamento clínico que respeite os dados de saúde dos doentes ao abrigo do RGPD, elimine faltas desnecessárias e funcione para toda a equipa sem faturar por cada médico adicionado.

Abaixo explicamos o custo real do modelo atual, o que muda com o KIMISUITE e as respostas às perguntas técnicas que qualquer gestor de clínica deve colocar antes de migrar.

O que realmente custa o modelo atual?

Uma clínica típica com 4 profissionais paga hoje: Pabau Pro a 65 EUR/profissional × 4 = 260 EUR/mês, mais um pacote separado de lembretes SMS a 30 EUR/mês, mais a atualização RGPD dados de saúde Pro+ a 50 EUR/mês. Na prática: cerca de 340 EUR/mês só para agendamento e conformidade. E quando chega um especialista externo em regime parcial — dois dias por semana, por exemplo — paga-se a mensalidade completa por esse lugar. A matemática penaliza as clínicas com horários rotativos e profissionais partilhados.

O KIMISUITE Service Manager para clínicas inclui no mesmo plano: agendamento multi-profissional com deteção automática de conflitos, sequência de lembretes por SMS, WhatsApp Business e e-mail, residência de dados de saúde na UE nativa (sem módulo adicional), cobrança de depósito anti-falta via Stripe no momento do agendamento, e o registo do paciente associado automaticamente a cada consulta — tudo com preço por espaço de trabalho, seja a equipa composta por 4 ou 8 profissionais.

Faltas: o custo invisível que se acumula

Uma falta numa clínica representa tipicamente entre 80 e 200 EUR por consulta perdida. Com uma taxa de 10% de não comparências num agenda completamente preenchido, uma clínica pode perder entre 200 e 400 EUR por dia por profissional. O KIMISUITE Service Manager envia automaticamente uma sequência de lembretes: e-mail 72 horas antes, SMS/WhatsApp 24 horas antes, e um lembrete final no próprio dia. Para consultas de maior valor ou pacientes com histórico de faltas, o sistema permite exigir um depósito aquando do agendamento online, cobrado diretamente via Stripe. O depósito fica retido em caso de não comparência sem aviso prévio, segundo as regras que a própria clínica define.

RGPD e dados de saúde: Artigo 9 por omissão, não como extra

Os dados de saúde dos doentes são dados de categoria especial ao abrigo do Artigo 9.º do RGPD. Plataformas como a Pabau ou a Doctolib podem hospedar servidores na UE, mas a conformidade específica para dados de saúde — regras de retenção, controlo de acesso por função clínica, registos de auditoria — está frequentemente reservada a planos Pro+ com custo adicional. No KIMISUITE, a residência de dados na UE e os controlos de conformidade para dados de categoria especial são nativos em todos os planos, sem atualização necessária. Os dados dos seus doentes ficam em infraestrutura europeia e as políticas de retenção são configuráveis diretamente nas definições da clínica.

Calendário multi-profissional sem surpresas

Quando uma clínica tem salas de tratamento partilhadas, equipamentos de uso comum ou profissionais que trabalham em dias alternados, o risco de dupla marcação é real. O KIMISUITE Service Manager apresenta todos os profissionais num único ecrã de calendário, com bloqueio automático de conflitos de sala e de horário. Cada profissional pode ter o seu próprio link de agendamento público ou interno, com disponibilidade sincronizada em tempo real. A recepcionista vê o quadro completo; o médico vê apenas a sua agenda — permissões configuráveis por função.

Comunicação com o doente num único lugar

Telefonemas anotados em papel, e-mails em contas pessoais, mensagens de WhatsApp num telemóvel da receção — cada canal separado é um ponto de falha. Com o KIMISUITE, toda a comunicação relativa a uma consulta fica registada no histórico do doente: pedido de agendamento, confirmação, lembretes enviados, resposta do doente, e eventuais remarcações. Quando o doente liga a remarcar, a recepcionista vê o histórico completo em segundos, sem depender de memória ou de notas dispersas.

Migração a partir de Pabau, Doctolib ou sistemas legados

Muitas clínicas portuguesas ainda utilizam sistemas como o medatixx, CGM ou T-Doc em servidor local, ou migraram recentemente para plataformas SaaS como a Pabau ou a Doctolib. O KIMISUITE Service Manager suporta importação de dados de pacientes e histórico de consultas via CSV e através de integrações específicas. A equipa de implementação apoia a migração sem custo adicional nos planos qualificados. Se tiver dúvidas sobre compatibilidade com o seu sistema atual, contact us e respondemos com especificidade técnica.