HRM Hub

Какво прави HRM Hub

Повечето работодатели с работа на смени управляват хората си чрез четири системи, които не си съответстват: папка с договори, електронна таблица за графици, хартиен лист за работно време и групов чат, пълен с „може ли някой да покрие събота“. HRM Hub заменя и четирите с един запис, от който всичко останало чете.

• Хората. Досиета на служителите с идентичност, трудов статус, длъжност, история на договорите, идентификатори по държави и документи — с неизменяем раздел за история във всяко от тях.
• Графикът. Шаблони за смени, правила за повторение, които генерират седмици напред, отворени смени, които всеки квалифициран може да заяви, седмичен и месечен календар и изглед на покритието, който показва недостига на персонал преди петъчната вечер да го направи.
• Часовникът. Стенни киоски с NFC карти, отчитане чрез телефон или служебен номер и ПИН — плюс мобилно приложение, което отчита времето чрез ротиращ се QR код с проверка на геозона.
• Книгата за отпуски. Видове отпуски и политики, надбавки с пропорционално изчисление, баланси, изчислени от одобрени заявки, празничен календар, месечен изглед кой отсъства и iCal емисия за лични календари.
• Извънреден труд, изчислен. Дневен и седмичен излишък, нощни, уикенд и празнични нива, всяко със собствен множител, изчислени автоматично от приключени отчитания и насочени към опашка за одобрение.
• Запис, който можеш да предадеш на одитор. Всяка промяна на служител, договор, назначение на длъжност или решение за отпуск записва неизменяем ред. Без редакции, без изтривания.

За кого е предназначен

Малки и средни работодатели с работа на смени, няколко работни места и мобилни служители — хотелиерство, търговия на дребно, услуги, грижи, логистика. HR администратори, които управляват въвеждането, договорите, отпуските и прекратяванията. Мениджъри, които назначават смени и одобряват замени и отчитания. Служители, които искат да се отчитат, да заявяват отпуск и да виждат графика за следващата седмица от телефона си.

Честни относно обхвата

HRM Hub се тества преди публичното си пускане. Всичко описано на тази страница е част от текущия продукт: хора, отпуски, проследяване на време, смени, замени, извънреден труд, известия, отчети и одитната следа. Платежната ведомост и пакетът за задължителен експорт са планирани за по-късна версия и не са налични днес — предпочитаме да ви го кажем тук, отколкото след като сте се регистрирали.

Киосци. Киоскът е таблет, закрепен на работното място. Настройването му отнема три стъпки: създайте го в HRM Hub, отворете адреса на киоска на таблета и въведете шестцифрения код за активиране, който той показва. Оттогава служителите се идентифицират по един от три начина — NFC карта, чийто UID е свързан с техния профил, телефон, излъчващ същия сигнал, за да не се налага да носят карта, или техния служителски номер плюс шестцифрен ПИН, когато нямат нито едно от двете. Киосците изпращат пулс всяка минута; този, който замлъкне за десет, става червен в прегледа на работното място, което обикновено е изтощена батерия или прекъсната мрежа, а не загадка.

Телефони. Мобилните служители се отбелязват от приложението. То сканира QR код, показан на работното място, който се сменя на всеки шестдесет секунди, така че снимка от вчера е безполезна, след което отчита GPS и го сравнява с геозоната на работното място. Отбелязване в радиуса се маркира като потвърдено. Отбелязване извън него не се отхвърля — то попада в опашката за преглед, за да бъде одобрено или коригирано от мениджър, защото GPS в облачен ден не е доказателство за измама.

Почивки. И киосците, и приложението показват начало и край на почивка в рамките на отворено отбелязване, като всяка се записва с продължителността си и дали е платена, според политиката за почивки на работното място. Почивка, която все още е отворена при излизане, се затваря автоматично с бележка.

Корекции, които остават видими. Всеки с подходящо разрешение може да коригира отбелязване и всяка корекция записва ред преди-и-след в одитния журнал на това отбелязване. Веригата от корекции е част от детайлите на отбелязването, заедно с гео картата, изходния чип, почивките и сегментите извънреден труд.

Таблото на живо. Решетка от карти на всички в момента отбелязани, по работни места, с таймер, който тиктака. Отбелязване навсякъде в работното пространство се появява в рамките на секунда. Мениджърите в хотелиерството го използват, за да видят кой всъщност е на смяна; ръководителите на обекти го използват, за да потвърдят, че нощната смяна е пристигнала.

Шаблони и повторение. Шаблонът за смяна е определение за многократна употреба — сутрешна смяна, от 06:00 до 14:00 часа, това работно място, тридесетминутна почивка, изисква позицията сервитьор. Правилото за повторение прилага този шаблон в повтарящ се модел, изграден от чипове за делнични дни и визуализация на живо, за период от дати, към конкретен служител или към никого. Задачата материализира смените в подвижен двуседмичен прозорец и е идемпотентна: пускането ѝ два пъти не дублира нищо. Редактирайте правилото и бъдещите смени се регенерират; миналите смени са история и остават недокоснати.

Отворени смени. Смяна без назначен служител е слот, който всеки квалифициран може да заяви от собствения си изглед. Мениджърите ги виждат като отворен ред в календара, вместо като празнина, която трябва да помнят.

Два начина да погледнете седмицата. Седмичната мрежа поставя служителите по редове и дните по колони, с чипове за смени, които можете да плъзгате, за да препланирате. Месечната мрежа е по-лека, за планиране от високо. И двете се филтрират по работно място.

Покритие преди недостига. Докладът за покритие е матрица по работно място и ден на назначените спрямо необходимия брой служители за позиция, оцветена в зелено, оранжево и червено. Необходимият брой е конфигурируем за всяко работно място и ден, защото трима сервитьори в петък вечер и един в понеделник на обяд не са едно и също число. Кликнете върху клетка, за да задълбаете в това работно място, позиция и ден.

Смени с машина на състоянията. Служител иска да размени конкретна смяна или някой да го покрие. Насрещната страна приема, мениджърът одобрява и едва тогава размяната се случва — атомарно. Няма състояние, в което смяната да не принадлежи на никого, и няма състояние, в което двама души да смятат, че е тяхна. Заявките, на които никой не отговаря, изтичат сами и всичко попада във входяща кутия с раздели, а не в групов чат.

Всеки вижда своето. Служителите получават изглед с карти на предстоящите си смени с бутон за заявка за смяна, в уеб и на телефона.

Отпуск, който се натрупва. Видовете отпуск носят стабилен ключ, етикет на четиринадесет езика и стандартна годишна квота. Политиките свързват даден вид с обхват — работно пространство, отдел или длъжност — и когато няколко съвпадат, печели най-специфичният. Балансите се изчисляват от одобрените заявки, а не се увеличават и намаляват, така че не могат да се разминават: квота, използвано, чакащо, на служител, на вид, на година. Работните дни идват от календара на работното пространство минус почивните дни и активните празници, и са замразени към момента на решението, така че добавянето на празник следващия месец не пренаписва тихо заявка, одобрена миналата седмица.

Празници. Законово установените дни за вашата страна се зареждат за всяка година, могат да бъдат деактивирани, но никога изтрити, и стоят редом до всички персонализирани фирмени дни, които добавите. Те захранват изчислението на работните дни, което захранва продължителността на отпуска, което захранва балансите.

Извънреден труд, изчислен, а не предмет на спорове. От всеки приключен отчет за време двигателят оценява дневния излишък над вашия праг, седмичния излишък над седмичния праг, пресечната точка с нощния ви прозорец, почивните дни и празниците — които имат предимство пред почивните дни. Нивата се наслагват, всяко със собствен множител, и всяко ниво създава сегмент, свързан с отчета за време. Десет настройки управляват целия двигател, а сегментите попадат в опашка за одобрение, която се филтрира по служител и дата и поддържа масово одобрение.

Известия с разписки. Публикувайте съобщение до цялото работно пространство, отдел, длъжност или конкретни хора. Вижте колко са го получили, колко са го отворили и — за известия, отбелязани като изискващи потвърждение — кой е кликнал да потвърди, че го е прочел, с времеви печат. Полезно в деня, в който трябва да покажете, че всички са били уведомени за промяна в политиката.

Одитен регистър, а не лог файл. Прекратявания, промени на заплати, назначения на длъжности, изменения на договори и решения за отпуск се записват в одитен регистър за съответствие, който е неизменим: без редакции, без изтривания, с филтриране по обект, действие и дата. Историите на служители, договори, идентификатори и заявки за отпуск работят по същия начин. Това е частта, за която никой не мисли до момента на проверката, и частта, която не може да бъде добавена със задна дата.

В пътната карта, без преструвки. Платежна ведомост — от бруто към нето, фишове за заплата, банкови експорти — и пакетът със законово изисквани отчети са планирани за по-късна версия. Също така iCal емисиите за смени и масовото импортиране на служители. Те не са част от продукта днес.