HRM Hub

HRM Hub ne yapar?

Vardiyalı çalışan çoğu işveren, insanlarını birbiriyle uyuşmayan dört sistemle yönetir: bir sözleşme klasörü, bir elektronik tablo vardiya çizelgesi, bir kâğıt zaman çizelgesi ve "Cumartesi kimse benim yerime çalışabilir mi" mesajlarıyla dolu bir grup sohbeti. HRM Hub, bu dördünü, diğer her şeyin okuduğu tek bir kayıtla değiştirir.

• İnsanlar. Kimlik, istihdam durumu, pozisyon, sözleşme geçmişi, ülkeye özgü tanımlayıcılar ve belgeler içeren çalışan kayıtları — her birinde değiştirilemez bir geçmiş sekmesi bulunur.
• Program. Vardiya şablonları, haftalar öncesinden üreten yinelenme kuralları, nitelikli herkesin talep edebileceği açık vardiyalar, haftalık ve aylık takvim ve Cuma gecesi gelmeden eksik kadrolu hücreleri gösteren bir kapsama görünümü.
• Saat. NFC kartlı duvara monte kiosklar, telefonla dokunma veya çalışan numarası ve PIN — ayrıca coğrafi sınır kontrolüyle dönen bir QR koda karşı giriş yapan bir mobil uygulama.
• İzin defteri. İzin türleri ve politikaları, orantılı hesaplanan haklar, onaylanan taleplerden hesaplanan bakiyeler, tatil takvimi, kimin izinli olduğunu gösteren aylık görünüm ve kişisel takvimler için iCal akışı.
• Fazla mesai, hesaplanmış. Günlük ve haftalık fazlalık, gece, hafta sonu ve tatil kademeleri, her biri kendi çarpanıyla, kapatılan girişlerden otomatik olarak hesaplanır ve bir onay kuyruğuna yönlendirilir.
• Bir denetçiye verebileceğiniz bir kayıt. Bir çalışana, sözleşmeye, pozisyon atamasına veya izin kararına yapılan her değişiklik değiştirilemez bir satır yazar. Düzenleme yok, silme yok.

Kimler için?

Vardiyalı çalışan, birden fazla işyeri olan ve mobil çalışanları bulunan küçük ve orta ölçekli işverenler — konaklama, perakende, hizmet, bakım, lojistik. İşe alım, sözleşmeler, izinler ve işten çıkarmaları yürüten İK yöneticileri. Vardiya atayan, vardiya değişimlerini ve girişleri onaylayan yöneticiler. Telefonundan giriş yapmak, izin talep etmek ve gelecek haftanın vardiya çizelgesini görmek isteyen çalışanlar.

Kapsam konusunda dürüst

HRM Hub, kamuya açık lansmanından önce test ediliyor. Bu sayfada açıklanan her şey mevcut ürünün bir parçasıdır: insanlar, izin, zaman takibi, vardiyalar, değişimler, fazla mesai, bildirimler, raporlar ve denetim izi. Bordro ve yasal dışa aktarma paketi daha sonraki bir sürüm için planlanmıştır ve bugün mevcut değildir — bunu size kaydolduktan sonra değil, burada söylemeyi tercih ederiz.

Kiosklar. Kiosk, bir iş yerine sabitlenmiş bir tablettir. Kurulumu üç adım sürer: HRM Hub'da oluşturun, tablette kiosk adresini açın, gösterdiği altı haneli aktivasyon kodunu yazın. Bundan sonra çalışanlar kendilerini üç yoldan biriyle tanıtır — kayıtlarında UID'si bağlı bir NFC kartı, kart taşımak zorunda kalmamaları için aynı sinyali yayan bir telefon veya ikisi de yoksa çalışan numarası artı altı haneli bir PIN. Kiosklar her dakika bir kalp atışı gönderir; on dakika sessiz kalan biri iş yeri genel görünümünde kırmızıya döner; bu genellikle bir gizemden ziyade bitmiş bir pil veya kopmuş bir ağdır.

Telefonlar. Mobil çalışanlar uygulamadan giriş yapar. Uygulama, iş yerinde gösterilen ve her altmış saniyede bir değişen bir QR kodu tarar; böylece dün alınmış bir ekran görüntüsü işe yaramaz, ardından GPS'i okur ve iş yerinin coğrafi sınırıyla karşılaştırır. Yarıçap içindeki bir giriş doğrulanmış olarak işaretlenir. Bunun dışındaki bir giriş reddedilmez — bir yöneticinin onaylaması veya düzeltmesi için inceleme kuyruğuna düşer, çünkü bulutlu bir günde GPS sahtekârlığın kanıtı değildir.

Molalar. Hem kiosklar hem de uygulama, açık bir giriş içinde mola başlatma ve bitirme imkânı sunar; her biri süresi ve ücretli olup olmadığıyla kaydedilir, iş yerinin mola politikasına göre belirlenir. Çıkışta hâlâ açık olan bir mola otomatik olarak bir notla kapatılır.

Görünür kalan düzeltmeler. Doğru izne sahip herkes bir girişi düzeltebilir ve her düzeltme o girişin denetim izine öncesi-sonrası satırı yazar. Düzeltme zinciri; coğrafi kart, kaynak çipi, molalar ve fazla mesai bölümleriyle birlikte giriş detayının bir parçasıdır.

Canlı kat panosu. İş yeri bazında, şu anda giriş yapmış herkesin kart ızgarası ve işleyen bir zamanlayıcı. Çalışma alanındaki herhangi bir giriş bir saniye içinde görünür. Otelcilik yöneticileri bunu gerçekten katta kimin olduğunu görmek için kullanır; saha yöneticileri gece vardiyasının geldiğini doğrulamak için kullanır.

Şablonlar ve tekrarlama. Vardiya şablonu yeniden kullanılabilir bir tanımdır — sabah vardiyası, 06:00 - 14:00, bu işyeri, otuz dakikalık mola, garson pozisyonu gerektirir. Tekrarlama kuralı, bu şablonu hafta içi çipleri ve canlı önizleme ile oluşturulan yinelenen bir düzende, bir tarih aralığı için, adı belirtilen bir çalışana veya hiç kimseye uygular. Bir iş, vardiyaları iki haftalık kayan bir pencereye dönüştürür ve idempotenttir: iki kez çalıştırmak hiçbir şeyi çoğaltmaz. Kuralı düzenleyin ve gelecekteki vardiyalar yeniden oluşturulsun; geçmiş vardiyalar tarihtir ve dokunulmadan kalır.

Açık vardiyalar. Kimsenin atanmadığı bir vardiya, nitelikli herkesin kendi görünümünden talep edebileceği bir boşluktur. Yöneticiler bunları, hatırlamaları gereken bir boşluk yerine takvimde açık bir satır olarak görür.

Haftaya bakmanın iki yolu. Hafta ızgarası, çalışanları satırlara ve günleri sütunlara yerleştirir; yeniden planlamak için sürükleyebileceğiniz vardiya çipleriyle birlikte. Ay ızgarası daha hafiftir, yüksekten planlama içindir. Her ikisi de işyerine göre filtreler.

Eksiklikten önce kapsam. Kapsam raporu, pozisyon başına atanmış kişi sayısının gerekli personel sayısına karşı işyeri-gün bazında bir matrisidir; yeşil, turuncu ve kırmızı renklerle gösterilir. Gerekli personel sayısı işyeri ve gün bazında yapılandırılabilir, çünkü Cuma gecesi üç garson ile Pazartesi öğlen bir garson aynı sayı değildir. O işyerine, pozisyona ve güne inmek için bir hücreye tıklayın.

Durum makinesiyle takaslar. Bir çalışan belirli bir vardiyayı takas etmeyi veya birinin onu devralmasını ister. Hedef kabul eder, yönetici onaylar ve ancak o zaman değişim gerçekleşir — atomik olarak. Bir vardiyanın kimseye ait olmadığı bir durum ve iki kişinin onun kendisine ait olduğunu düşündüğü bir durum yoktur. Kimsenin yanıtlamadığı talepler kendiliğinden sona erer ve her şey bir grup sohbetinde değil, sekmeli bir gelen kutusunda toplanır.

Herkes kendininkini görür. Çalışanlar, web'de ve telefonda, yaklaşan vardiyalarının kart görünümünü ve bir takas talebi düğmesini alır.

Toplanan izin. İzin türleri sabit bir anahtar, on dört dilde bir etiket ve varsayılan yıllık hak taşır. Politikalar bir türü bir kapsama bağlar — çalışma alanı, departman veya pozisyon — ve birden fazlası eşleştiğinde en spesifik olan kazanır. Bakiyeler onaylanmış taleplerden hesaplanır; artırılıp azaltılmaz, böylece sapma olmaz: hak, kullanılan, bekleyen; çalışan başına, tür başına, yıl başına. Çalışma günleri, çalışma alanı takviminden hafta sonları ve aktif tatiller çıkarılarak elde edilir ve karar anında dondurulur; böylece gelecek ay bir tatil eklemek, geçen hafta onaylanmış bir talebi sessizce yeniden yazmaz.

Tatiller. Ülkeniz için yasal günler her yıl önceden tanımlanır, devre dışı bırakılabilir ama asla silinemez ve eklediğiniz özel şirket günleriyle yan yana durur. Çalışma günü hesaplamasını besler, o da izin süresini, o da bakiyeleri besler.

Fazla mesai, tartışmak yerine hesaplanır. Kapatılan her girişten itibaren motor, eşiğinizi aşan günlük fazlayı, haftalık eşiği aşan haftalık fazlayı, gece pencerenizle kesişimi, hafta sonlarını ve tatilleri değerlendirir — tatiller hafta sonlarını geçersiz kılar. Kademeler üst üste biner, her birinin kendi çarpanı vardır ve her kademe girişe bağlı bir dilim üretir. On ayar tüm motoru kontrol eder ve dilimler, çalışana ve tarihe göre filtreleyen ve toplu onay alan bir onay kuyruğuna düşer.

Alındı bilgili duyurular. Tüm çalışma alanına, bir departmana, bir pozisyona veya belirli kişilere bir duyuru yayınlayın. Kaç kişinin aldığını, kaç kişinin açtığını ve — onay gerektiren duyurular için — kimin okuduğunu onaylamak için tıkladığını zaman damgasıyla görün. Bir politika değişikliğinin herkese bildirildiğini göstermeniz gereken gün işe yarar.

Denetim izi, günlük dosyası değil. İşten çıkarmalar, maaş değişiklikleri, pozisyon atamaları, sözleşme değişiklikleri ve izin kararları değiştirilemez bir uyumluluk denetimine yazılır: düzenleme yok, silme yok; varlığa, eyleme ve tarihe göre filtrelenebilir. Çalışan, sözleşme, kimlik ve izin talebi geçmişleri aynı şekilde çalışır. Bu, bir denetim gelene kadar kimsenin düşünmediği ve sonradan geriye dönük ekleyemeyeceğiniz kısımdır.

Yol haritasında ve aksini iddia etmiyoruz. Bordro — brütten nete, maaş bordroları, banka dışa aktarımları — ve yasal rapor paketi daha sonraki bir sürüm için planlanmıştır. Vardiya iCal akışları ve toplu çalışan içe aktarımı da öyle. Bunlar bugün ürünün bir parçası değildir.