Gestión de citas para clínicas sin pagar por médico

Una clínica de 4 profesionales que hoy utiliza Pabau Pro paga 65 EUR por profesional × 4 = 260 EUR/mes solo en licencias de agenda. Añade el paquete de recordatorios SMS (30 EUR/mes) y el módulo de cumplimiento RGPD para datos sanitarios de categoría especial (50 EUR/mes) y el ticket real asciende a 340 EUR/mes antes de haber atendido a un solo paciente. Si incorporas un especialista a media jornada dos días por semana, Pabau sigue cobrando la tarifa completa por ese asiento. La aritmética penaliza exactamente el modelo de trabajo más habitual en clínicas multiprofesional con rotación de especialistas.

KIMISUITE Service Manager funciona con workspace pricing: un precio plano por workspace, tanto si la clínica tiene 4 profesionales como si tiene 8. Incorporar a un médico adjunto o a un fisioterapeuta a tiempo parcial no genera una línea extra en la factura. El módulo de residencia de datos sanitarios conforme al Artículo 9 del RGPD (datos de categoría especial) está incluido por defecto, no es un complemento de pago. Los recordatorios por SMS, WhatsApp Business y correo electrónico se envían en cascada desde el mismo panel, sin contratos con terceros proveedores de mensajería.

Los profesionales sanitarios trabajan en España bajo la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y el RGPD europeo, que clasifican los datos clínicos como datos de categoría especial. Muchas plataformas internacionales, como Doctolib o soluciones heredadas como medatixx o CGM, ofrecen alojamiento en la UE pero reservan los controles de retención, seudonimización y registro de acceso para niveles de suscripción superiores. En KIMISUITE esos controles son estándar: todos los datos residen en servidores europeos, el período de retención configurable cumple los plazos establecidos por la normativa española de historial clínico, y el registro de auditoría es accesible sin coste adicional.

Una tasa de inasistencia del 10 % en una agenda completa equivale a entre 200 y 400 EUR perdidos al día por profesional, según el valor medio de la consulta. KIMISUITE Service Manager permite exigir un depósito al confirmar la cita a través de Stripe, configurable por tipo de visita o por segmento de pacientes con historial de ausencias. El depósito se aplica automáticamente al importe de la consulta o se retiene si el paciente no cancela con la antelación mínima que fije la clínica. Sin llamadas de cobro, sin gestiones manuales.

La comunicación fragmentada —teléfono, correo, WhatsApp del personal y notas en papel— es el origen de la mayoría de los dobles reservas en clínicas pequeñas. Cuando una recepcionista toma nota de un cambio de cita a mano, el calendario puede tardar 30 minutos en actualizarse, tiempo suficiente para que otra llamada ocupe ese mismo hueco. KIMISUITE Service Manager centraliza todas las vías de contacto en una única bandeja de entrada: el paciente puede confirmar, cancelar o reprogramar desde el enlace de recordatorio, y el calendario de todos los profesionales se actualiza en tiempo real. Los conflictos de sala compartida o de aparato de diagnóstico se detectan antes de confirmar la reserva.

La migración desde Pabau, Doctolib o sistemas heredados no requiere introducción manual de datos. KIMISUITE dispone de importadores CSV y API para trasladar el historial de pacientes, el calendario activo y los datos de contacto. El equipo de soporte acompaña el proceso de traspaso y la configuración inicial de plantillas de recordatorio, reglas de depósito y perfiles de profesionales.

KIMISUITE Service Manager fue diseñado teniendo en cuenta la realidad de las clínicas medianas españolas: varios profesionales con agendas propias, pacientes con historiales que deben protegerse conforme al RGPD y a la LOPDGDD, y un equipo administrativo que no puede dedicar horas al día a confirmar citas por teléfono.

El calendario multiprofesional muestra en una única pantalla la disponibilidad de todos los médicos, fisioterapeutas, enfermeras o especialistas que compartan el workspace. La lógica de conflictos tiene en cuenta no solo la agenda individual sino también los recursos compartidos: si la sala de ecografía está ocupada, el sistema no permite asignarla a otro profesional en el mismo tramo horario, aunque ambos tengan hueco en sus calendarios personales.

Los recordatorios siguen una cascada configurable: primero correo electrónico 72 horas antes, luego SMS 24 horas antes y, si el paciente no ha confirmado, un mensaje por WhatsApp Business 2 horas antes de la cita. La clínica define los intervalos y los textos. Todo queda registrado en el historial del paciente, asociado a la visita correspondiente, sin que el equipo tenga que hacer ninguna llamada manual.

El historial del paciente se adjunta automáticamente a cada visita: notas clínicas, documentos, consentimientos informados y registro de pagos. El acceso está controlado por roles —el médico ve el historial completo, la recepcionista solo ve datos de contacto y agenda— y cada acceso queda anotado en el registro de auditoría exigido por la normativa de protección de datos sanitarios.

Con workspace pricing, la clínica paga por el espacio de trabajo, no por cada profesional. Eso significa que añadir un médico sustituto para el mes de agosto o un especialista que acude dos veces por semana no genera ningún cargo adicional. El presupuesto es predecible y no aumenta por el simple hecho de crecer.