HRM Hub

Τι κάνει το HRM Hub

Οι περισσότεροι εργοδότες με βάρδιες διαχειρίζονται το προσωπικό τους μέσα από τέσσερα συστήματα που διαφωνούν μεταξύ τους: έναν φάκελο συμβάσεων, ένα υπολογιστικό φύλλο προγραμμάτων, ένα έντυπο φύλλο χρόνου και μια ομαδική συνομιλία γεμάτη "μπορεί κάποιος να καλύψει το Σάββατο". Το HRM Hub αντικαθιστά και τα τέσσερα με μία ενιαία εγγραφή από την οποία αντλούν όλα τα υπόλοιπα.

• Οι άνθρωποι. Εγγραφές εργαζομένων με ταυτότητα, καθεστώς απασχόλησης, θέση, ιστορικό συμβάσεων, αναγνωριστικά ανά χώρα και έγγραφα — με μια αμετάβλητη καρτέλα ιστορικού για καθένα από αυτά.
• Το πρόγραμμα. Πρότυπα βαρδιών, κανόνες επανάληψης που δημιουργούν εβδομάδες εκ των προτέρων, ανοιχτές βάρδιες που μπορεί να διεκδικήσει όποιος διαθέτει τα προσόντα, ημερολόγιο εβδομάδας και μήνα, και μια προβολή κάλυψης που δείχνει τα υποστελεχωμένα κενά πριν τα δείξει η Παρασκευή το βράδυ.
• Το ρολόι. Τερματικά τοίχου με κάρτες NFC, είσοδος μέσω τηλεφώνου ή αριθμός εργαζομένου και PIN — συν μια εφαρμογή για κινητά που καταγράφει την ώρα έναντι ενός εναλλασσόμενου κωδικού QR με έλεγχο γεωφράγματος.
• Το βιβλίο αδειών. Τύποι αδειών και πολιτικές, δικαιώματα με αναλογικό υπολογισμό, υπόλοιπα που υπολογίζονται από εγκεκριμένα αιτήματα, ημερολόγιο αργιών, μηνιαία προβολή απουσιών και ροή iCal για προσωπικά ημερολόγια.
• Υπερωρίες, υπολογισμένες. Ημερήσια και εβδομαδιαία υπέρβαση, νυχτερινές, σαββατοκύριακα και αργίες, το καθένα με τον δικό του πολλαπλασιαστή, υπολογίζονται αυτόματα από κλειστές εγγραφές χρόνου και δρομολογούνται σε ουρά έγκρισης.
• Ένα αρχείο που μπορείς να δώσεις σε ελεγκτή. Κάθε αλλαγή σε εργαζόμενο, σύμβαση, ανάθεση θέσης ή απόφαση άδειας καταγράφει μια αμετάβλητη εγγραφή. Χωρίς επεξεργασίες, χωρίς διαγραφές.

Σε ποιους απευθύνεται

Μικρομεσαίοι εργοδότες με βάρδιες, πολλαπλούς χώρους εργασίας και κινητούς εργαζομένους — φιλοξενία, λιανικό εμπόριο, υπηρεσίες, φροντίδα, logistics. Διαχειριστές HR που διεκπεραιώνουν προσλήψεις, συμβάσεις, άδειες και αποχωρήσεις. Προϊστάμενοι που αναθέτουν βάρδιες και εγκρίνουν ανταλλαγές και εγγραφές χρόνου. Εργαζόμενοι που θέλουν να χτυπήσουν κάρτα, να δηλώσουν άδεια και να δουν το πρόγραμμα της επόμενης εβδομάδας από το τηλέφωνό τους.

Ειλικρινείς σχετικά με το εύρος

Το HRM Hub δοκιμάζεται πριν από τη δημόσια κυκλοφορία του. Όλα όσα περιγράφονται σε αυτή τη σελίδα αποτελούν μέρος του τρέχοντος προϊόντος: προσωπικό, άδειες, καταγραφή χρόνου, βάρδιες, ανταλλαγές, υπερωρίες, ειδοποιήσεις, αναφορές και το ιστορικό ελέγχου. Η μισθοδοσία και το πακέτο νόμιμων εξαγωγών προγραμματίζονται για μεταγενέστερη έκδοση και δεν είναι διαθέσιμα σήμερα — προτιμούμε να σας το πούμε εδώ παρά αφού εγγραφείτε.

Περίπτερα. Ένα περίπτερο είναι ένα tablet καρφιτσωμένο σε έναν χώρο εργασίας. Η ρύθμισή του γίνεται σε τρία βήματα: δημιουργήστε το στο HRM Hub, ανοίξτε τη διεύθυνση του περιπτέρου στο tablet, πληκτρολογήστε τον εξαψήφιο κωδικό ενεργοποίησης που εμφανίζει. Από εκεί και πέρα, οι εργαζόμενοι ταυτοποιούνται με έναν από τρεις τρόπους — μια κάρτα NFC της οποίας το UID είναι συνδεδεμένο στην καρτέλα τους, ένα τηλέφωνο που εκπέμπει το ίδιο σήμα ώστε να μην χρειάζεται να κουβαλούν κάρτα, ή τον αριθμό εργαζομένου τους συν ένα εξαψήφιο PIN όταν δεν έχουν κανένα από τα δύο. Τα περίπτερα στέλνουν παλμό κάθε λεπτό· ένα που σιωπά για δέκα λεπτά γίνεται κόκκινο στην επισκόπηση του χώρου εργασίας, κάτι που συνήθως σημαίνει άδεια μπαταρία ή απώλεια δικτύου παρά κάποιο μυστήριο.

Τηλέφωνα. Οι κινητοί εργαζόμενοι χτυπούν κάρτα από την εφαρμογή. Σαρώνει έναν κωδικό QR που εμφανίζεται στον χώρο εργασίας και αλλάζει κάθε εξήντα δευτερόλεπτα, οπότε ένα στιγμιότυπο οθόνης από χθες είναι άχρηστο, στη συνέχεια διαβάζει το GPS και το συγκρίνει με το geofence του χώρου εργασίας. Ένα χτύπημα εντός της ακτίνας επισημαίνεται ως επαληθευμένο. Ένα χτύπημα εκτός αυτής δεν απορρίπτεται — καταλήγει στην ουρά ελέγχου για να το εγκρίνει ή να το διορθώσει ένας διαχειριστής, επειδή το GPS σε μια συννεφιασμένη μέρα δεν αποτελεί απόδειξη απάτης.

Διαλείμματα. Τόσο τα περίπτερα όσο και η εφαρμογή εμφανίζουν έναρξη και λήξη διαλείμματος μέσα σε ένα ανοιχτό χτύπημα, καθένα καταγεγραμμένο με τη διάρκειά του και το αν είναι πληρωμένο, βάσει της πολιτικής διαλειμμάτων του χώρου εργασίας. Ένα διάλειμμα που παραμένει ανοιχτό κατά την έξοδο κλείνει αυτόματα με μια σημείωση.

Διορθώσεις που παραμένουν ορατές. Όποιος έχει το κατάλληλο δικαίωμα μπορεί να διορθώσει ένα χτύπημα, και κάθε διόρθωση καταγράφει μια γραμμή πριν-και-μετά στο ίχνος ελέγχου αυτού του χτυπήματος. Η αλυσίδα διορθώσεων αποτελεί μέρος των λεπτομερειών του χτυπήματος, μαζί με την κάρτα γεωγραφικής θέσης, το τσιπ προέλευσης, τα διαλείμματα και τα τμήματα υπερωριών.

Ο ζωντανός πίνακας ορόφου. Ένα πλέγμα καρτών όλων όσων είναι αυτή τη στιγμή χτυπημένοι, ανά χώρο εργασίας, με ένα χρονόμετρο που τρέχει. Ένα χτύπημα οπουδήποτε στον χώρο εργασίας εμφανίζεται μέσα σε ένα δευτερόλεπτο. Οι διαχειριστές εστίασης το χρησιμοποιούν για να δουν ποιος είναι πραγματικά στον όροφο· οι διαχειριστές εργοταξίων το χρησιμοποιούν για να επιβεβαιώσουν ότι έφτασε η νυχτερινή βάρδια.

Πρότυπα και επανάληψη. Ένα πρότυπο βάρδιας είναι ένας επαναχρησιμοποιήσιμος ορισμός — πρωινή βάρδια, 06:00 έως 14:00, αυτός ο χώρος εργασίας, διάλειμμα τριάντα λεπτών, απαιτεί τη θέση σερβιτόρου. Ένας κανόνας επανάληψης εφαρμόζει αυτό το πρότυπο σε ένα επαναλαμβανόμενο μοτίβο που δημιουργείται από επιλογές ημερών και μια ζωντανή προεπισκόπηση, για ένα εύρος ημερομηνιών, σε έναν ονοματισμένο υπάλληλο ή σε κανέναν απολύτως. Μια εργασία υλοποιεί βάρδιες σε ένα κυλιόμενο παράθυρο δύο εβδομάδων και είναι αδιάφορη ως προς την επανάληψη: η εκτέλεσή της δύο φορές δεν δημιουργεί διπλότυπα. Επεξεργαστείτε τον κανόνα και οι μελλοντικές βάρδιες αναδημιουργούνται· οι προηγούμενες βάρδιες ανήκουν στο ιστορικό και παραμένουν ανέγγιχτες.

Ανοιχτές βάρδιες. Μια βάρδια χωρίς ανάθεση είναι μια θέση που μπορεί να διεκδικήσει οποιοσδήποτε με τα κατάλληλα προσόντα από τη δική του προβολή. Οι διαχειριστές τη βλέπουν ως ανοιχτή σειρά στο ημερολόγιο αντί για ένα κενό που πρέπει να θυμούνται.

Δύο τρόποι να δείτε την εβδομάδα. Το πλέγμα εβδομάδας τοποθετεί τους υπαλλήλους σε γραμμές και τις ημέρες σε στήλες, με ενδείξεις βαρδιών που μπορείτε να σύρετε για επαναπρογραμματισμό. Το πλέγμα μήνα είναι πιο ελαφρύ, για προγραμματισμό από ψηλά. Και τα δύο φιλτράρονται ανά χώρο εργασίας.

Κάλυψη πριν από την έλλειψη. Η αναφορά κάλυψης είναι ένας πίνακας ανά χώρο εργασίας και ημέρα με αντιστοίχιση ανατεθειμένων έναντι απαιτούμενου αριθμού προσωπικού ανά θέση, χρωματισμένος πράσινο, πορτοκαλί και κόκκινο. Ο απαιτούμενος αριθμός προσωπικού είναι παραμετροποιήσιμος ανά χώρο εργασίας και ημέρα, επειδή τρεις σερβιτόροι την Παρασκευή το βράδυ και ένας το μεσημέρι της Δευτέρας δεν είναι ο ίδιος αριθμός. Κάντε κλικ σε ένα κελί για να εμβαθύνετε σε αυτόν τον χώρο εργασίας, τη θέση και την ημέρα.

Ανταλλαγές με μηχανή καταστάσεων. Ένας υπάλληλος ζητά να ανταλλάξει μια συγκεκριμένη βάρδια ή να την καλύψει κάποιος. Ο αποδέκτης αποδέχεται, ο διαχειριστής εγκρίνει και μόνο τότε πραγματοποιείται η ανταλλαγή — ατομικά. Δεν υπάρχει κατάσταση όπου μια βάρδια δεν ανήκει σε κανέναν, ούτε κατάσταση όπου δύο άτομα πιστεύουν ότι είναι δική τους. Τα αιτήματα που δεν απαντά κανείς λήγουν από μόνα τους και όλα καταλήγουν σε ένα inbox με καρτέλες αντί για ομαδική συνομιλία.

Ο καθένας βλέπει τα δικά του. Οι υπάλληλοι λαμβάνουν μια προβολή καρτών με τις επερχόμενες βάρδιές τους και ένα κουμπί αιτήματος ανταλλαγής, στον ιστό και στο τηλέφωνο.

Άδειες που αθροίζονται. Οι τύποι άδειας φέρουν ένα σταθερό κλειδί, μια ετικέτα σε δεκατέσσερις γλώσσες και μια προεπιλεγμένη ετήσια δικαιούμενη ποσότητα. Οι πολιτικές συνδέουν έναν τύπο με ένα πεδίο εφαρμογής — χώρο εργασίας, τμήμα ή θέση — και όπου ταιριάζουν περισσότερα, υπερισχύει το πιο συγκεκριμένο. Τα υπόλοιπα υπολογίζονται από εγκεκριμένα αιτήματα αντί να αυξάνονται και να μειώνονται, ώστε να μην μπορούν να αποκλίνουν: δικαιούμενη ποσότητα, χρησιμοποιημένη, εκκρεμής, ανά εργαζόμενο, ανά τύπο, ανά έτος. Οι εργάσιμες ημέρες προέρχονται από το ημερολόγιο του χώρου εργασίας μείον τα Σαββατοκύριακα και τις ενεργές αργίες, και παγώνουν τη στιγμή της απόφασης, οπότε η προσθήκη μιας αργίας τον επόμενο μήνα δεν ξαναγράφει σιωπηλά ένα αίτημα που εγκρίθηκε την προηγούμενη εβδομάδα.

Αργίες. Οι θεσμοθετημένες ημέρες για τη χώρα σας εισάγονται ανά έτος, μπορούν να απενεργοποιηθούν αλλά ποτέ να διαγραφούν, και συνυπάρχουν με τυχόν προσαρμοσμένες εταιρικές ημέρες που προσθέτετε. Τροφοδοτούν τον υπολογισμό των εργάσιμων ημερών, που τροφοδοτεί τη διάρκεια της άδειας, που τροφοδοτεί τα υπόλοιπα.

Υπερωρίες, υπολογισμένες αντί για αμφισβητούμενες. Από κάθε κλεισμένο χτύπημα η μηχανή αξιολογεί την ημερήσια υπέρβαση πέρα από το όριό σας, την εβδομαδιαία υπέρβαση πέρα από το εβδομαδιαίο όριο, την τομή με το νυχτερινό σας παράθυρο, τα Σαββατοκύριακα και τις αργίες — που υπερισχύουν των Σαββατοκύριακων. Οι βαθμίδες στοιβάζονται, η καθεμία με τον δικό της πολλαπλασιαστή, και κάθε βαθμίδα παράγει ένα τμήμα συνδεδεμένο με το χτύπημα. Δέκα ρυθμίσεις ελέγχουν ολόκληρη τη μηχανή, και τα τμήματα καταλήγουν σε μια ουρά έγκρισης που φιλτράρει ανά εργαζόμενο και ημερομηνία και δέχεται μαζική έγκριση.

Ανακοινώσεις με αποδεικτικά. Δημοσιεύστε μια ανακοίνωση σε ολόκληρο τον χώρο εργασίας, ένα τμήμα, μια θέση ή συγκεκριμένα άτομα. Δείτε πόσοι την έλαβαν, πόσοι την άνοιξαν και — για ανακοινώσεις που επισημαίνονται ως απαιτούσες επιβεβαίωση — ποιος έκανε κλικ για να επιβεβαιώσει ότι τη διάβασε, με χρονική σήμανση. Χρήσιμο την ημέρα που πρέπει να αποδείξετε ότι όλοι ενημερώθηκαν για μια αλλαγή πολιτικής.

Ένα ίχνος ελέγχου, όχι ένα αρχείο καταγραφής. Απολύσεις, αλλαγές μισθών, αναθέσεις θέσεων, τροποποιήσεις συμβάσεων και αποφάσεις αδειών καταγράφονται σε έναν έλεγχο συμμόρφωσης που είναι αμετάβλητος: χωρίς επεξεργασίες, χωρίς διαγραφές, φιλτραρίσιμος ανά οντότητα, ενέργεια και ημερομηνία. Τα ιστορικά εργαζομένων, συμβάσεων, αναγνωριστικών και αιτημάτων άδειας λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο. Αυτό είναι το κομμάτι που κανείς δεν σκέφτεται μέχρι έναν έλεγχο, και το κομμάτι που δεν μπορείτε να προσθέσετε εκ των υστέρων.

Στον οδικό χάρτη, και χωρίς να προσποιούμαστε το αντίθετο. Η μισθοδοσία — από ακαθάριστο σε καθαρό, εκκαθαριστικά, εξαγωγές τραπεζών — και το πακέτο θεσμοθετημένων αναφορών προγραμματίζονται για μεταγενέστερη έκδοση. Το ίδιο και οι ροές iCal βαρδιών και η μαζική εισαγωγή εργαζομένων. Δεν αποτελούν μέρος του προϊόντος σήμερα.