HRM Hub

Was HRM Hub leistet

Die meisten Arbeitgeber mit Schichtbetrieb verwalten ihre Leute über vier Systeme, die nicht zusammenpassen: einen Ordner mit Verträgen, einen Dienstplan in der Tabelle, einen Stundenzettel auf Papier und einen Gruppenchat voller „Kann jemand Samstag übernehmen?“. HRM Hub ersetzt alle vier durch einen einzigen Datensatz, aus dem alles andere liest.

• Die Menschen. Mitarbeiterdatensätze mit Identität, Beschäftigungsstatus, Position, Vertragshistorie, länderspezifischen Kennungen und Dokumenten – mit einem unveränderlichen Verlauf-Tab bei jedem einzelnen.
• Der Dienstplan. Schichtvorlagen, Wiederholungsregeln, die Wochen im Voraus erzeugen, offene Schichten, die jede qualifizierte Person übernehmen kann, eine Wochen- und Monatskalenderansicht sowie eine Abdeckungsansicht, die unterbesetzte Zellen zeigt, bevor es der Freitagabend tut.
• Die Zeiterfassung. Wandmontierte Kiosks mit NFC-Karten, Einchecken per Telefon oder Mitarbeiternummer und PIN – plus eine Mobile-App, die sich gegen einen rotierenden QR-Code mit Geofence-Prüfung einstempelt.
• Das Urlaubsbuch. Urlaubsarten und -richtlinien, Kontingente mit anteiliger Berechnung, aus genehmigten Anträgen berechnete Salden, ein Feiertagskalender, eine Monatsansicht, wer abwesend ist, und ein iCal-Feed für persönliche Kalender.
• Überstunden, berechnet. Tägliche und wöchentliche Mehrarbeit, Nacht-, Wochenend- und Feiertagsstufen, jede mit eigenem Multiplikator, automatisch aus abgeschlossenen Stempelungen berechnet und an eine Freigabewarteschlange weitergeleitet.
• Ein Bericht, den Sie einem Prüfer geben können. Jede Änderung an einem Mitarbeiter, Vertrag, einer Positionszuweisung oder Urlaubsentscheidung schreibt eine unveränderliche Zeile. Keine Bearbeitungen, keine Löschungen.

Für wen es gedacht ist

Kleine und mittelständische Arbeitgeber mit Schichtbetrieb, mehreren Standorten und mobilen Mitarbeitern – Gastgewerbe, Einzelhandel, Dienstleistungen, Pflege, Logistik. HR-Administratoren, die Onboarding, Verträge, Urlaub und Kündigungen verwalten. Manager, die Schichten zuweisen und Tauschvorgänge sowie Stempelungen genehmigen. Mitarbeiter, die sich einstempeln, Urlaub beantragen und den Dienstplan der nächsten Woche auf ihrem Telefon sehen möchten.

Ehrlich beim Umfang

HRM Hub wird vor dem öffentlichen Start getestet. Alles, was auf dieser Seite beschrieben ist, ist Teil des aktuellen Produkts: Mitarbeiter, Urlaub, Zeiterfassung, Schichten, Tausch, Überstunden, Mitteilungen, Berichte und der Prüfpfad. Lohnabrechnung und das gesetzliche Exportpaket sind für eine spätere Version geplant und heute nicht verfügbar – das sagen wir Ihnen lieber hier als nach Ihrer Anmeldung.

Kioske. Ein Kiosk ist ein Tablet, das an einem Arbeitsplatz befestigt ist. Die Einrichtung erfolgt in drei Schritten: im HRM Hub anlegen, die Kiosk-Adresse auf dem Tablet öffnen und den sechsstelligen Aktivierungscode eingeben, der angezeigt wird. Ab dann identifizieren sich Mitarbeiter auf eine von drei Arten – mit einer NFC-Karte, deren UID in ihrem Datensatz hinterlegt ist, mit einem Telefon, das dasselbe Signal sendet, sodass sie keine Karte mitführen müssen, oder mit ihrer Personalnummer plus sechsstelliger PIN, wenn sie keines von beidem haben. Kioske senden jede Minute einen Heartbeat; einer, der zehn Minuten lang still bleibt, wird in der Arbeitsplatzübersicht rot angezeigt – in der Regel ein leerer Akku oder ein Netzwerkausfall und kein Rätsel.

Telefone. Mobile Mitarbeiter stempeln über die App ein. Sie scannt einen QR-Code, der am Arbeitsplatz angezeigt wird und sich alle sechzig Sekunden ändert, sodass ein gestern erstellter Screenshot nutzlos ist, liest dann das GPS aus und gleicht es mit dem Geofence des Arbeitsplatzes ab. Eine Stempelung innerhalb des Radius wird als verifiziert markiert. Eine Stempelung außerhalb wird nicht abgelehnt – sie landet in der Prüfwarteschlange, damit ein Vorgesetzter sie genehmigen oder korrigieren kann, denn GPS an einem bewölkten Tag ist kein Beweis für Betrug.

Pausen. Sowohl Kioske als auch die App bieten innerhalb einer offenen Stempelung die Option, Pausenbeginn und -ende zu erfassen, jeweils mit Dauer und Angabe, ob die Pause bezahlt ist – gesteuert durch die Pausenrichtlinie des Arbeitsplatzes. Eine beim Ausstempeln noch offene Pause wird automatisch mit einem Hinweis geschlossen.

Korrekturen, die sichtbar bleiben. Jeder mit entsprechender Berechtigung kann eine Stempelung korrigieren, und jede Korrektur schreibt eine Vorher-Nachher-Zeile in den Audit-Trail dieser Stempelung. Die Korrekturkette ist Teil der Stempelungsdetails, neben der Geo-Karte, dem Quell-Chip, den Pausen und den Überstundensegmenten.

Das Live-Etagenboard. Ein Kartenraster aller aktuell eingestempelten Personen pro Arbeitsplatz, mit einem laufenden Timer. Eine Stempelung irgendwo im Arbeitsbereich erscheint innerhalb einer Sekunde. Gastronomieleiter nutzen es, um zu sehen, wer tatsächlich auf der Etage ist; Bauleiter nutzen es, um zu bestätigen, dass die Nachtschicht eingetroffen ist.

Vorlagen und Wiederholung. Eine Schichtvorlage ist eine wiederverwendbare Definition – Frühschicht, 06:00 bis 14:00 Uhr, dieser Arbeitsplatz, dreißig Minuten Pause, erfordert die Position Servicekraft. Eine Wiederholungsregel wendet diese Vorlage auf ein wiederkehrendes Muster an, das aus Wochentag-Chips und einer Live-Vorschau besteht, für einen Datumsbereich, einem benannten Mitarbeiter oder niemandem zugewiesen. Ein Auftrag materialisiert Schichten in ein rollierendes Zwei-Wochen-Fenster und ist idempotent: Ein zweiter Lauf dupliziert nichts. Wird die Regel bearbeitet, werden zukünftige Schichten neu generiert; vergangene Schichten sind Historie und bleiben unangetastet.

Offene Schichten. Eine Schicht ohne Zuweisung ist ein Slot, den jede qualifizierte Person aus ihrer eigenen Ansicht beanspruchen kann. Manager sehen sie als offene Zeile im Kalender statt als Lücke, an die sie denken müssen.

Zwei Wege, die Woche zu betrachten. Das Wochenraster setzt Mitarbeiter in Zeilen und Tage in Spalten, mit Schicht-Chips, die sich per Drag-and-drop umplanen lassen. Das Monatsraster ist leichter, für die Planung aus der Vogelperspektive. Beide lassen sich nach Arbeitsplatz filtern.

Abdeckung vor dem Engpass. Der Abdeckungsbericht ist eine Matrix nach Arbeitsplatz und Tag, die zugewiesenes Personal dem erforderlichen Personalbedarf pro Position gegenüberstellt, farblich grün, orange und rot markiert. Der erforderliche Personalbedarf ist pro Arbeitsplatz und Tag konfigurierbar, denn drei Servicekräfte am Freitagabend und eine am Montagmittag sind nicht dieselbe Zahl. Ein Klick auf eine Zelle drillt in diesen Arbeitsplatz, diese Position und diesen Tag hinein.

Tausch mit einer Zustandsmaschine. Ein Mitarbeiter fragt an, eine bestimmte Schicht zu tauschen oder vertreten zu lassen. Der Zielpartner nimmt an, der Manager genehmigt, und erst dann findet der Tausch statt – atomar. Es gibt keinen Zustand, in dem eine Schicht niemandem gehört, und keinen Zustand, in dem zwei Personen glauben, sie gehöre ihnen. Anfragen, die niemand beantwortet, laufen von selbst ab, und alles landet in einem Posteingang mit Tabs statt in einem Gruppenchat.

Jeder sieht das Seine. Mitarbeiter erhalten eine Kartenansicht ihrer anstehenden Schichten mit einem Tausch-Anfragen-Button, im Web und auf dem Smartphone.

Urlaub, der sich summiert. Urlaubsarten tragen einen stabilen Schlüssel, eine Bezeichnung in vierzehn Sprachen und einen jährlichen Standardanspruch. Richtlinien binden eine Art an einen Geltungsbereich – Arbeitsbereich, Abteilung oder Position – und wo mehrere zutreffen, gewinnt die spezifischste. Salden werden aus genehmigten Anträgen berechnet statt hoch- und heruntergezählt, sodass sie nicht abweichen können: Anspruch, genommen, ausstehend, pro Mitarbeiter, pro Art, pro Jahr. Arbeitstage ergeben sich aus dem Arbeitsbereichskalender abzüglich Wochenenden und aktiver Feiertage und werden zum Entscheidungszeitpunkt eingefroren, sodass das Hinzufügen eines Feiertags im nächsten Monat einen letzte Woche genehmigten Antrag nicht stillschweigend umschreibt.

Feiertage. Gesetzliche Feiertage für dein Land werden pro Jahr vorbelegt, können deaktiviert, aber nie gelöscht werden und stehen neben allen benutzerdefinierten Firmentagen, die du hinzufügst. Sie fließen in die Arbeitstageberechnung ein, die wiederum die Urlaubsdauer speist, die wiederum die Salden speist.

Überstunden, berechnet statt verhandelt. Aus jeder abgeschlossenen Stempelung ermittelt die Engine den täglichen Überschuss über deinen Schwellenwert, den wöchentlichen Überschuss über den wöchentlichen Schwellenwert, die Überschneidung mit deinem Nachtfenster, Wochenenden und Feiertagen – wobei Feiertage Wochenenden übersteuern. Stufen stapeln sich, jede mit eigenem Multiplikator, und jede Stufe erzeugt ein Segment, das mit der Stempelung verknüpft ist. Zehn Einstellungen steuern die gesamte Engine, und Segmente landen in einer Genehmigungswarteschlange, die nach Mitarbeiter und Datum filtert und Sammelgenehmigungen unterstützt.

Mitteilungen mit Belegen. Veröffentliche eine Ankündigung an den gesamten Arbeitsbereich, eine Abteilung, eine Position oder namentlich genannte Personen. Sieh, wie viele sie erhalten haben, wie viele sie geöffnet haben und – bei Mitteilungen, die als bestätigungspflichtig markiert sind – wer per Klick bestätigt hat, sie gelesen zu haben, mit Zeitstempel. Nützlich an dem Tag, an dem du nachweisen musst, dass alle über eine Richtlinienänderung informiert wurden.

Ein Prüfpfad, keine Protokolldatei. Kündigungen, Gehaltsänderungen, Positionszuweisungen, Vertragsänderungen und Urlaubsentscheidungen schreiben in ein Compliance-Audit, das unveränderlich ist: keine Bearbeitungen, keine Löschungen, filterbar nach Entität, Aktion und Datum. Mitarbeiter-, Vertrags-, Kennungs- und Urlaubsantragsverläufe funktionieren genauso. Das ist der Teil, an den niemand denkt, bis eine Prüfung ansteht – und der Teil, den du danach nicht mehr nachrüsten kannst.

Auf der Roadmap, und nicht so getan als ob nicht. Die Lohnabrechnung – Brutto zu Netto, Gehaltsabrechnungen, Bankexporte – und das gesetzliche Berichtspaket sind für eine spätere Version geplant. Ebenso Schicht-iCal-Feeds und der Massenimport von Mitarbeitern. Sie sind heute kein Teil des Produkts.